PAGE完善低保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強和規(guī)范低保檔案管理，確保低保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在低保工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在低保工作中形成的各類檔案管理活動，包括低保申請、審核、審批、發(fā)放、動態(tài)管理等過程中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：低保檔案應(yīng)如實反映低保對象的實際情況和低保工作的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理低保工作中形成的各類文件和資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號、裝訂等操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及低保對象個人隱私和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、利用和統(tǒng)計分析，提高工作效率，為低保工作決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善本公司/組織的低保檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門低保檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的低保檔案，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對低保檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的安全和有效利用。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門低保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實、準確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。3.在辦理低保業(yè)務(wù)過程中，嚴格按照規(guī)定形成和留存相關(guān)檔案資料，不得擅自銷毀或涂改。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，負責(zé)低保檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.對檔案進行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。3.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為低保工作提供檔案信息服務(wù)，及時準確地提供所需檔案資料。4.做好檔案管理的統(tǒng)計工作，及時上報檔案管理情況。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.低保申請材料，包括申請表、家庭收入證明、財產(chǎn)狀況證明、身份證明等。2.審核審批過程中形成的調(diào)查記錄、評議記錄、公示材料、審批文件等。3.低保金發(fā)放記錄，包括發(fā)放清單、銀行轉(zhuǎn)賬憑證等。4.低保對象動態(tài)管理資料，如續(xù)保申請、變更信息材料、停保記錄等。5.與低保工作相關(guān)的其他文件、資料和記錄，如會議紀要、政策文件、宣傳資料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在低保業(yè)務(wù)辦理過程中同步收集相關(guān)檔案資料，確保檔案形成的及時性和完整性。2.檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因需使用復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并由提供復(fù)印件的部門或個人簽字蓋章確認。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（三）整理方法1.分類：按照低保工作流程和檔案內(nèi)容，將低保檔案分為申請類、審核審批類、發(fā)放類、動態(tài)管理類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號等信息，便于查找和管理。3.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于翻閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案，應(yīng)定期移交檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并簽字確認。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照整理要求進行再次核對和整理，確保檔案質(zhì)量符合標準。3.對整理合格的檔案進行上架存放，按照分類和編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.低保檔案的保管期限分為長期和短期。長期保管期限為[X]年，短期保管期限為[X]年。2.具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)確定，如低保申請審批文件、發(fā)放記錄等重要檔案應(yīng)長期保管，一般性的宣傳資料等可短期保管。3.保管期限從檔案形成的次年1月1日起計算。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應(yīng)定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并進行登記。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱低保檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及低保對象個人隱私和敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴格限定在與工作直接相關(guān)的人員，并經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人和低保對象所在社區(qū)（村）同意。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱低保檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴格按照規(guī)定進行登記和管理。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上詳細記錄查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間等信息，并簽字確認。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用規(guī)定1.低保檔案的利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于與低保工作無關(guān)的目的。2.檔案管理部門應(yīng)積極為低保工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)工作需要及時整理和提供相關(guān)檔案資料，為低保政策制定、審核審批、動態(tài)管理等工作提供支持。3.對在檔案查閱和利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行記錄和反饋，以便采取措施加以改進。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的低保檔案進行鑒定，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，既要保證檔案的完整性，又要避免不必要的檔案留存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表等組成。鑒定小組負責(zé)對保管期滿的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容是否涉及重要政策依據(jù)、法律糾紛、歷史記錄等，對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。2.檢查檔案的完整性和準確性，對于不完整或不準確的檔案，應(yīng)進行補充或修正后再進行鑒定。3.考慮檔案的利用頻率和潛在利用價值，對于很少被利用且無潛在利用價值的檔案，可以考慮銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上