PAGE民兵檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民兵檔案室的規(guī)范化管理，確保民兵檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及民兵檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：民兵檔案由專門的檔案室集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映民兵工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善民兵檔案室的各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的民兵檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。4.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理有關(guān)的工作任務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門民兵檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門形成的民兵檔案及時(shí)移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.民兵組織建設(shè)方面的文件材料，如組建方案、人員編制、干部任免等。2.民兵軍事訓(xùn)練方面的文件材料，如訓(xùn)練計(jì)劃、教材教案、考核成績(jī)等。3.民兵政治工作方面的文件材料，如思想政治教育計(jì)劃、總結(jié)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。4.民兵武器裝備管理方面的文件材料，如裝備配備、維護(hù)保養(yǎng)、報(bào)廢處理等。5.民兵應(yīng)急應(yīng)戰(zhàn)方面的文件材料，如應(yīng)急預(yù)案、演練方案、處置情況等。6.其他與民兵工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門民兵檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源等進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、組織建設(shè)類、軍事訓(xùn)練類、政治工作類、武器裝備管理類、應(yīng)急應(yīng)戰(zhàn)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的場(chǎng)所，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，存放整齊，便于查找。2.在檔案保管過程中，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）保管期限1.民兵檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：民兵組織建設(shè)方面的重要文件材料；民兵軍事訓(xùn)練方面的重大活動(dòng)文件材料；民兵政治工作方面的重要表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件材料；民兵武器裝備管理方面的重要文件材料；民兵應(yīng)急應(yīng)戰(zhàn)方面的重大事件文件材料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：民兵組織建設(shè)方面的一般文件材料；民兵軍事訓(xùn)練方面的常規(guī)文件材料；民兵政治工作方面的一般表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件材料；民兵武器裝備管理方面的一般文件材料；民兵應(yīng)急應(yīng)戰(zhàn)方面的一般事件文件材料等。保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：民兵組織建設(shè)方面的臨時(shí)性文件材料；民兵軍事訓(xùn)練方面的短期活動(dòng)文件材料；民兵政治工作方面的一般性文件材料；民兵武器裝備管理方面的臨時(shí)性文件材料；民兵應(yīng)急應(yīng)戰(zhàn)方面的臨時(shí)性事件文件材料等。保管期限為1年至10年。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、價(jià)值等因素，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)部門的業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。2.分析比較法：對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，根據(jù)檔案的重要程度、保存價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檔案管理信息系統(tǒng)中予以注銷。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部的人員因工作需要查閱、借閱民兵檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱、借閱民兵檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱民兵檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱民兵檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供檔案，并辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。4.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損檔案。（三）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、所在部門、查閱、借閱內(nèi)容、期限等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的民兵檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱、借閱和利用。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息維護(hù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案查詢利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，為檔案利用者提供便捷的查詢服務(wù)，提高檔案的利用效率。4.系統(tǒng)安全管理：采取有效的安全措施，保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行操作維護(hù)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。4.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)民兵檔案室的管理工作進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查。2.檔案室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案管理人員的工作紀(jì)律和業(yè)務(wù)水平。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年對(duì)民兵檔案室的管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。