PAGE保安行業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保安行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有保安相關(guān)檔案的管理工作，包括但不限于保安人員檔案、保安服務(wù)合同檔案、安全事件檔案等。（二）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《保安服務(wù)管理?xiàng)l例》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，旨在規(guī)范公司/組織檔案管理行為，保障檔案管理工作依法依規(guī)進(jìn)行。（三）檔案定義本制度所指保安行業(yè)檔案是指在保安服務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)保安行業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保安服務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，簡化手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司/組織的管理決策、業(yè)務(wù)開展和歷史研究等提供便利。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)保安行業(yè)檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架保安行業(yè)檔案。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉保安行業(yè)業(yè)務(wù)，責(zé)任心強(qiáng)，嚴(yán)守檔案機(jī)密。其具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)檔案的具體整理、保管、利用等日常工作，嚴(yán)格按照檔案管理流程和制度進(jìn)行操作。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)更新檔案信息，保證檔案內(nèi)容與實(shí)際情況相符。4.協(xié)助檔案管理部門負(fù)責(zé)人開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案鑒定、銷毀等。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成的保安行業(yè)檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.在開展保安服務(wù)活動(dòng)過程中，各部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件材料歸檔，確保檔案的及時(shí)形成和完整收集。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.保安人員檔案：包括個(gè)人基本信息、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、資格證書、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。2.保安服務(wù)合同檔案：合同文本、招投標(biāo)文件、服務(wù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、合同履行情況記錄等。3.安全事件檔案：事件報(bào)告、調(diào)查記錄、處理結(jié)果、相關(guān)證據(jù)材料等。4.培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核成績等。5.裝備檔案：裝備清單、采購合同、使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢記錄等。6.其他檔案：與保安行業(yè)相關(guān)的各類文件、通知、會(huì)議記錄、報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.定期對(duì)收集的檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將保安行業(yè)檔案分為保安人員檔案、保安服務(wù)合同檔案、安全事件檔案、培訓(xùn)檔案、裝備檔案等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如保安人員檔案可分為入職檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫，方便快速檢索。3.聲像檔案：對(duì)錄音帶、錄像帶、光盤等聲像檔案，應(yīng)注明內(nèi)容、日期、來源等信息，并分類存放。定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查，確保其質(zhì)量和可讀性。（三）保管期限1.保安人員檔案：長期保存，直至保安人員離職后[X]年。2.保安服務(wù)合同檔案：自合同履行完畢后保存[X]年。3.安全事件檔案：長期保存。4.培訓(xùn)檔案：自培訓(xùn)結(jié)束后保存[X]年。5.裝備檔案：自裝備報(bào)廢后保存[X]年。6.其他檔案：根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際需要確定保管期限，一般為[X]年至長期保存。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或處理，并記錄相關(guān)情況。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案保管工作。五、檔案的利用（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，確定檔案是否達(dá)到銷毀期限。3.對(duì)涉及重要業(yè)務(wù)、具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保其不被誤毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。