PAGE檔案保衛(wèi)制度2020一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的安全保衛(wèi)工作，確保檔案的完整與安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中的安全保衛(wèi)工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過建立健全各項(xiàng)安全防范措施，加強(qiáng)安全教育，提高全員安全意識，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。2.誰主管誰負(fù)責(zé)原則各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全保衛(wèi)工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案安全保衛(wèi)工作。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保衛(wèi)的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全保衛(wèi)工作。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保衛(wèi)制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，包括庫房的選址、建設(shè)、設(shè)施配備等。3.負(fù)責(zé)檔案的日常保管、整理、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案安全保衛(wèi)工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。5.負(fù)責(zé)組織開展檔案安全保衛(wèi)知識培訓(xùn)和教育活動，提高全員安全意識。6.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級主管部門報(bào)告。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好借閱登記和歸還工作。6.積極參加檔案安全保衛(wèi)知識培訓(xùn)和教育活動，提高自身業(yè)務(wù)水平和安全意識。三、檔案庫房安全管理（一）庫房選址與建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等要求，墻體、屋頂應(yīng)堅(jiān)固耐用，門窗應(yīng)具備良好的防護(hù)性能。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜，用于存放檔案，檔案架、柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。（二）庫房設(shè)施配備1.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備防盜報(bào)警裝置，如紅外線報(bào)警器、監(jiān)控?cái)z像頭等，對庫房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，保持庫房內(nèi)的溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.庫房內(nèi)應(yīng)配備防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）庫房日常管理1.庫房應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。3.庫房應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自離崗。4.庫房管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.庫房管理人員應(yīng)做好庫房的安全記錄，包括出入庫記錄、溫濕度記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。四、檔案借閱與查閱管理（一）借閱制度1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并將借閱檔案的相關(guān)信息登記在《檔案借閱登記簿》上。3.借閱人應(yīng)按照《檔案借閱證》上注明的借閱時(shí)間和范圍借閱檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得涂改、損壞、丟失。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋檔案管理部門公章。5.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還借閱的檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（二）查閱制度1.公司外單位人員因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人有效身份證件，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)按照檔案管理部門指定的范圍和方式查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等。如需摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋檔案管理部門公章。4.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。五、檔案數(shù)字化管理安全（一）數(shù)字化設(shè)備管理1.檔案數(shù)字化設(shè)備應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。2.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好。3.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)配備必要的安全防護(hù)軟件，如殺毒軟件、防火墻等，防止病毒和惡意軟件的入侵。4.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，密碼應(yīng)定期更換，防止他人非法使用。（二）數(shù)字化數(shù)據(jù)管理1.檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點(diǎn)。2.數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。3.數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)建立訪問權(quán)限管理制度，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問數(shù)字化數(shù)據(jù)。4.數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行清查和核對，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)字化工作環(huán)境管理1.檔案數(shù)字化工作場所應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.數(shù)字化工作場所應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.數(shù)字化工作場所應(yīng)配備防盜報(bào)警裝置，如紅外線報(bào)警器、監(jiān)控?cái)z像頭等，對工作場所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。4.數(shù)字化工作場所應(yīng)保持良好的通風(fēng)和照明條件，確保工作人員的身體健康和工作效率。六、檔案安全監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房、檔案數(shù)字化設(shè)備、檔案借閱與查閱場所等進(jìn)行安全檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度至少進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查。2.安全檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方法、檢查人員等，確保檢查工作的全面性和有效性。3.安全檢查應(yīng)填寫《檔案安全檢查記錄表》，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并提出整改措施和整改期限。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門應(yīng)不定期對檔案安全保衛(wèi)工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案安全保衛(wèi)工作中存在的問題。2.抽查應(yīng)采取不打招呼、不定時(shí)間、不定地點(diǎn)的方式進(jìn)行，確保抽查工作的真實(shí)性和有效性。3.抽查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)反饋給檔案管理部門，并要求檔案管理部門限期整改。（三）整改落實(shí)1.檔案管理部門對安全檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，明確整改責(zé)任人、整改措施和整改期限，確保整改工作的順利進(jìn)行。2.整改責(zé)任人應(yīng)按照整改措施和整改期限認(rèn)真落實(shí)整改工作，整改完成后應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告整改情況。3.檔案管理部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作取得實(shí)效。七、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置預(yù)案1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全事故應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急救援措施等，確保在檔案安全事故發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處置。2.應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練，每年至少進(jìn)行一次演練，提高應(yīng)急處置能力和應(yīng)急救援水平。（二）事故報(bào)告1.檔案安全事故發(fā)生后，事故現(xiàn)場有關(guān)人員應(yīng)立即報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在接到報(bào)告后1小時(shí)內(nèi)報(bào)告檔案管理部門。2.檔案管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并在2小時(shí)內(nèi)向上級主管部門報(bào)告。3.事故報(bào)告應(yīng)包括事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、經(jīng)過、損失情況、采取的應(yīng)急措施等內(nèi)容。（三）應(yīng)急處置措施1.檔案安全事故發(fā)生后，檔案管理部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，組織人員進(jìn)行搶險(xiǎn)救援，保護(hù)事故現(xiàn)場，防止事故擴(kuò)大。2.應(yīng)急處置人員應(yīng)按照應(yīng)急處置預(yù)案的要求，迅速采取相應(yīng)的應(yīng)急救援措施，如滅火、疏散人員、搶救檔案等，確保人員生命安全和檔案的安全。3.在應(yīng)急處置過程中，應(yīng)及時(shí)向上級主管部門報(bào)告事故處置情況，請求支援和指導(dǎo)。（四）事故調(diào)查與處理1.檔案安全事故發(fā)生后，公司應(yīng)成立事故調(diào)查組，對事故進(jìn)行調(diào)查，查明事故原因、經(jīng)過、損失情況等，提出處理意見和防范措施。2.事故調(diào)查組應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，對事故責(zé)任單位和責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究其相應(yīng)的責(zé)任。3.事故處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)向公司員工通報(bào)