PAGE學(xué)校檔案設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案設(shè)備管理，確保檔案設(shè)備的正常運(yùn)行，保障檔案的安全與完整，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有涉及檔案設(shè)備管理的部門(mén)和個(gè)人，包括檔案管理部門(mén)、各教學(xué)單位、行政部門(mén)以及使用檔案設(shè)備的相關(guān)人員。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案設(shè)備實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一維護(hù)的管理模式，確保設(shè)備資源的合理利用和高效配置。2.安全可靠原則檔案設(shè)備的選型、采購(gòu)、安裝、使用和維護(hù)等環(huán)節(jié)，應(yīng)充分考慮檔案的安全性和保密性要求，確保設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定可靠，數(shù)據(jù)不丟失、不泄露。3.規(guī)范操作原則所有使用檔案設(shè)備的人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)丟失。4.及時(shí)維護(hù)原則定期對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除設(shè)備故障，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。二、檔案設(shè)備管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案設(shè)備管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案設(shè)備的選型、采購(gòu)、驗(yàn)收、登記、建賬、調(diào)配、報(bào)廢等工作。3.負(fù)責(zé)建立檔案設(shè)備管理檔案，記錄設(shè)備的基本信息、使用情況、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。4.負(fù)責(zé)組織檔案設(shè)備操作人員的培訓(xùn)，指導(dǎo)操作人員正確使用和維護(hù)設(shè)備。5.負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查檔案設(shè)備的使用和維護(hù)情況，對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）使用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案設(shè)備的日常使用和管理，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備的操作和維護(hù)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案設(shè)備的選型、采購(gòu)、驗(yàn)收等工作，提出合理的需求和建議。3.按照操作規(guī)程正確使用檔案設(shè)備，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案設(shè)備的安全保管，防止設(shè)備被盜、損壞或丟失。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)、清查等工作。（三）操作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案設(shè)備操作規(guī)程，熟練掌握設(shè)備的使用方法和技能。2.負(fù)責(zé)檔案設(shè)備的日常操作，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)處理設(shè)備故障和異常情況。3.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份和檢索等工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.做好設(shè)備使用記錄和數(shù)據(jù)備份工作，定期向檔案管理部門(mén)提交設(shè)備使用情況報(bào)告。5.對(duì)設(shè)備的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置和數(shù)據(jù)信息，不得將設(shè)備轉(zhuǎn)借他人使用。三、檔案設(shè)備采購(gòu)與驗(yàn)收（一）采購(gòu)計(jì)劃1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際需求，結(jié)合檔案設(shè)備的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，制定檔案設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)學(xué)校相關(guān)部門(mén)審批。（二）采購(gòu)實(shí)施1.學(xué)校采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等方式進(jìn)行采購(gòu)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的采購(gòu)制度，確保采購(gòu)程序合法、公正、透明。3.采購(gòu)合同應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。（三）驗(yàn)收1.檔案設(shè)備到貨后，檔案管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和設(shè)備驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、性能、質(zhì)量等方面，同時(shí)檢查設(shè)備的隨機(jī)資料是否齊全。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理設(shè)備入庫(kù)手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問(wèn)題或不符合合同要求，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、檔案設(shè)備登記與建賬（一）登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)新采購(gòu)的檔案設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，建立檔案設(shè)備臺(tái)賬。2.登記內(nèi)容包括設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、序列號(hào)、購(gòu)置日期、價(jià)格、供應(yīng)商、使用部門(mén)、操作人員等信息。（二）建賬1.根據(jù)檔案設(shè)備臺(tái)賬，建立檔案設(shè)備總賬和明細(xì)賬，對(duì)設(shè)備的購(gòu)置、使用、調(diào)配、報(bào)廢等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案設(shè)備賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清查，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。五、檔案設(shè)備調(diào)配與使用（一）調(diào)配1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)之間如需調(diào)配檔案設(shè)備，應(yīng)填寫(xiě)檔案設(shè)備調(diào)配申請(qǐng)表，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)設(shè)備的使用情況和各部門(mén)的需求，進(jìn)行合理調(diào)配，并辦理設(shè)備交接手續(xù)。3.設(shè)備調(diào)配后，應(yīng)及時(shí)更新檔案設(shè)備臺(tái)賬和相關(guān)檔案。（二）使用1.使用部門(mén)應(yīng)按照檔案設(shè)備的操作規(guī)程和使用說(shuō)明，正確使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置和功能。2.嚴(yán)禁非檔案管理人員操作檔案設(shè)備，特殊情況需經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的指導(dǎo)下進(jìn)行操作。3.檔案設(shè)備使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或故障，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。六、檔案設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)（一）維護(hù)計(jì)劃1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案設(shè)備的使用情況和性能特點(diǎn)，制定檔案設(shè)備維護(hù)計(jì)劃。2.維護(hù)計(jì)劃應(yīng)包括設(shè)備的維護(hù)周期、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等信息，并明確維護(hù)責(zé)任。（二）日常維護(hù)1.操作人員應(yīng)每天對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行清潔、檢查，確保設(shè)備外觀整潔、運(yùn)行正常。2.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行硬件維護(hù)，如更換耗材、清潔內(nèi)部部件、檢查線路連接等，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。3.按照設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行軟件維護(hù)，如更新操作系統(tǒng)、殺毒軟件、備份數(shù)據(jù)等，防止數(shù)據(jù)丟失和病毒感染。（三）定期保養(yǎng)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行全面保養(yǎng)，保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備的性能檢測(cè)、功能調(diào)試、部件更換等。2.對(duì)于大型或關(guān)鍵檔案設(shè)備，應(yīng)邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.定期保養(yǎng)后，應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備保養(yǎng)記錄，記錄保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等信息。七、檔案設(shè)備安全與保密（一）安全管理1.檔案設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠場(chǎng)所，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門(mén)窗、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.對(duì)檔案設(shè)備的操作應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行權(quán)限管理，操作人員應(yīng)使用自己的用戶名和密碼登錄系統(tǒng)，不得擅自將賬號(hào)和密碼告知他人。3.定期對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患，確保設(shè)備和數(shù)據(jù)的安全。（二）保密管理1.檔案設(shè)備涉及的檔案數(shù)據(jù)屬于學(xué)校機(jī)密信息，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保數(shù)據(jù)不泄露。2.操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播、泄露檔案數(shù)據(jù)。3.在檔案設(shè)備的維護(hù)和維修過(guò)程中，應(yīng)與維修人員簽訂保密協(xié)議，并對(duì)維修現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，防止數(shù)據(jù)泄露。八、檔案設(shè)備報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.檔案設(shè)備已超過(guò)使用年限，且無(wú)法正常使用或維修的。2.檔案設(shè)備因技術(shù)進(jìn)步、性能落后等原因，已不能滿足檔案管理工作需要的。3.檔案設(shè)備因意外事故、自然災(zāi)害等原因，造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)的。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)檔案設(shè)備符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備報(bào)廢原因、設(shè)備現(xiàn)狀等情況，并報(bào)檔案管理部門(mén)審核。2.檔案管理部門(mén)收到報(bào)廢申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)設(shè)備是否符合報(bào)廢條件。（三）報(bào)廢審批1.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的檔案設(shè)備，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)檔案設(shè)備報(bào)廢審批表，報(bào)學(xué)校相關(guān)部門(mén)審批。2.學(xué)校相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處置。（四）報(bào)廢處置1.檔案設(shè)備報(bào)廢后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處置，處置方式包括報(bào)廢出售、報(bào)廢捐贈(zèng)、報(bào)廢銷(xiāo)毀等。2.報(bào)廢出售的檔案設(shè)備，應(yīng)按照學(xué)校資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行評(píng)估和處置，確保資產(chǎn)不流失。3.報(bào)廢捐贈(zèng)的檔案設(shè)備應(yīng)選擇合法合規(guī)的受贈(zèng)單位，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.報(bào)廢銷(xiāo)毀的檔案設(shè)備應(yīng)在檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督下進(jìn)行，確保設(shè)備徹底銷(xiāo)毀，數(shù)據(jù)完全清除。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校建立檔案設(shè)備管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案設(shè)備的使用和管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)檔案設(shè)備管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，確保檔案設(shè)備管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案設(shè)備的使用情況，包括設(shè)備是否正常運(yùn)行、操作人員是否按操作規(guī)程操作等。2.檔案設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況，包括維護(hù)計(jì)劃的執(zhí)行情況、設(shè)備保養(yǎng)記錄是否完整等。3.檔案設(shè)備的安全與保密情況，包括安全防護(hù)設(shè)施是否到位、數(shù)據(jù)是否安全保密等。4.檔案設(shè)備的登記與建賬情況，包