PAGE環(huán)衛(wèi)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)環(huán)衛(wèi)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在環(huán)衛(wèi)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于環(huán)衛(wèi)部各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：環(huán)衛(wèi)部檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映環(huán)衛(wèi)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理環(huán)衛(wèi)工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立環(huán)衛(wèi)部檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善環(huán)衛(wèi)部檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案的安全保管。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理室。2.協(xié)助檔案管理室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。3.對(duì)本部門檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案管理室報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.環(huán)衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、考核辦法、檢查記錄等資料。3.環(huán)衛(wèi)設(shè)施設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)、更新等相關(guān)文件和記錄。4.垃圾清運(yùn)、處理、運(yùn)輸?shù)葮I(yè)務(wù)文件和數(shù)據(jù)。5.環(huán)境衛(wèi)生宣傳教育活動(dòng)資料。6.環(huán)衛(wèi)工作中的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。7.員工人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等。8.其他與環(huán)衛(wèi)工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事檔案類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的檔案整理完畢，移交檔案管理室歸檔。2.對(duì)臨時(shí)性或階段性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備。2.檔案管理室應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：環(huán)衛(wèi)工作中的重要文件、法規(guī)性文件、合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：環(huán)衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括：一般性文件材料，保管期限為[X]年。（四）保管措施1.檔案管理室應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合規(guī)定要求。2.檔案應(yīng)存放于專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。4.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本部門員工因工作需要查閱本部門檔案。2.外單位因工作需要查閱與環(huán)衛(wèi)工作相關(guān)的檔案，須經(jīng)環(huán)衛(wèi)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等。2.本部門員工查閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；外單位查閱檔案，須經(jīng)環(huán)衛(wèi)部領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理室根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)環(huán)衛(wèi)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限等。2.經(jīng)環(huán)衛(wèi)部領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，檔案管理室將檔案借給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時(shí)歸還檔案。（五）查閱與借閱注意事項(xiàng)1.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱和借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.查閱和借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理室，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)環(huán)衛(wèi)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋處理，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。（五）銷毀記錄檔案銷毀時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱和數(shù)量等信息。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立環(huán)衛(wèi)部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案中的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案檢索查詢：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢。3.檔案借閱管理：利用檔案管理信息系統(tǒng)，辦理檔案借閱登記、續(xù)借、歸還等手續(xù)。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為環(huán)衛(wèi)工作提供決策支持。（三）信息化安全管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、操作人員