PAGE養(yǎng)老院老人檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范養(yǎng)老院老人檔案管理工作，確保老人信息的完整性、準確性和安全性，提高養(yǎng)老院服務質量和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本養(yǎng)老院全體老人檔案的建立、保管、使用和銷毀等管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須如實反映老人的基本情況、健康狀況、護理需求等信息。2.完整性原則：全面收集與老人相關的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格保護老人的個人隱私，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據老人情況的變化及時更新檔案內容，保持檔案的時效性。二、檔案內容（一）基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、籍貫、民族、婚姻狀況、文化程度、職業(yè)等。2.家庭信息：家庭成員姓名、關系、聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）健康狀況1.既往病史：包括疾病史、手術史、過敏史等。2.當前健康狀況：定期體檢報告、日常身體狀況記錄等。3.護理需求評估：自理能力、半自理能力、完全不能自理的評估及相應護理級別確定。（三）入住信息1.入住時間：具體入住養(yǎng)老院的日期。2.入住原因：如子女照顧不便、自身生活需要專業(yè)護理等。3.入住協(xié)議：與養(yǎng)老院簽訂的服務協(xié)議內容。（四）護理記錄1.日常護理：包括飲食、起居、衛(wèi)生等方面的護理情況記錄。2.醫(yī)療護理：如服藥記錄、治療記錄、康復訓練記錄等。3.特殊護理事件：如突發(fā)疾病、跌倒、走失等事件的詳細記錄及處理情況。（五）心理及社交情況1.心理狀態(tài)：定期進行的心理評估記錄，老人的情緒、心理問題等。2.社交活動：參與養(yǎng)老院組織的各類社交活動情況，與其他老人及工作人員的互動情況記錄。（六）費用信息1.收費標準：依據入住時確定的收費項目及標準。2.費用繳納記錄：每月或每季度的費用繳納情況，包括繳費方式、金額等。三、檔案建立（一）資料收集1.老人入住時，由接待人員負責收集基本信息、健康狀況等相關資料，指導老人或家屬填寫相關表格。2.護理人員在日常工作中及時記錄護理情況、健康變化等信息，定期反饋給檔案管理人員。3.醫(yī)療人員提供老人的醫(yī)療診斷、治療方案等相關醫(yī)療資料。（二）信息錄入1.檔案管理人員對收集到的資料進行審核，確保信息準確無誤后，及時錄入養(yǎng)老院信息管理系統(tǒng)。2.對于紙質檔案，按照檔案編號順序進行整理、裝訂，并在檔案封面注明老人姓名、檔案編號等信息。（三）檔案審核1.建立檔案審核機制，由養(yǎng)老院負責人、護理部主任、醫(yī)務室負責人等組成審核小組。2.對新建立的檔案進行審核，重點審核信息的完整性、準確性和規(guī)范性，確保檔案質量。四、檔案保管（一）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。電子檔案存儲在養(yǎng)老院專用服務器上，并定期進行備份，備份數(shù)據存儲在異地存儲設備中。2.紙質檔案存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。（二）保管環(huán)境1.檔案存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等適宜的環(huán)境條件。2.配備必要的消防器材、防蟲藥品等設施設備，確保檔案安全。（三）保管期限1.老人在院期間，其檔案應妥善保管。2.老人離院后，檔案繼續(xù)保管[X]年，以備后續(xù)查詢和追溯。五、檔案使用（一）使用權限1.養(yǎng)老院工作人員因工作需要，經相關負責人批準后，可以查閱老人檔案。2.涉及老人隱私的信息，未經老人或其家屬同意，不得向無關人員透露。（二）查閱流程1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容等信息。2.申請表經部門負責人簽字批準后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員在指定地點提供檔案查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案不被損壞、丟失或泄露。（三）信息共享1.在確保老人隱私安全的前提下，養(yǎng)老院內部不同部門之間可以根據工作需要共享相關檔案信息。2.與外部醫(yī)療機構、康復機構等進行信息共享時，需簽訂保密協(xié)議，明確信息使用范圍和責任。六、檔案更新（一）定期更新1.檔案管理人員定期對老人檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)信息有變化的，及時通知相關人員進行更新。2.護理人員每月對老人護理記錄進行總結和更新，醫(yī)療人員每季度對老人健康狀況進行評估并更新檔案內容。（二）即時更新1.當老人發(fā)生重大健康事件、護理需求變更、家庭信息變化等情況時，相關人員應即時記錄并更新檔案。2.更新后的檔案應經過審核小組審核后，方可正式存檔。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.老人離院后，超過保管期限的檔案，經養(yǎng)老院負責人批準后，可以進行銷毀。2.因自然災害、設備故障等原因導致檔案損壞無法修復，且已無保存價值的，可以申請銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理人員填寫檔案銷毀申請表，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經養(yǎng)老院負責人、財務部門、審計部門等相關人員審核簽字后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同實施，并對銷毀過程進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等。4.銷毀記錄應保存[X]年，以備查詢。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.養(yǎng)老院定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案建立、保管、使用、更新、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.設立投訴舉報渠道，接受老人、家屬及社會公眾對檔案管理工作的監(jiān)督和投訴。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對檔案管理人員及相關部門的工作進行考核。2.考核指標包括檔案信息準確性、完整性、及時性，檔案保管安全性，檔案使用規(guī)范性等方面。3.根