PAGE幼兒園檔案管理制度2一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高幼兒園管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本園實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集和整理各類檔案，保證檔案的齊全配套。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密的檔案采取保密措施。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高教職工的檔案意識(shí)。（二）各部門檔案管理員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時(shí)保管工作。2.定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。（三）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.由幼兒園園長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督幼兒園檔案管理工作。2.定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì)議，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。3.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，推動(dòng)檔案管理工作不斷改進(jìn)。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括幼兒園章程、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)管理檔案等。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、教研活動(dòng)記錄等。3.后勤管理類：包含食堂管理檔案、衛(wèi)生保健檔案、安全管理檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、采購(gòu)檔案等。4.家園共育類：涉及家長(zhǎng)委員會(huì)記錄、家園聯(lián)系手冊(cè)、家長(zhǎng)活動(dòng)檔案等。5.聲像檔案類：如幼兒園活動(dòng)照片、視頻資料、錄音等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用年度類別流水號(hào)的編號(hào)方式。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫(xiě)英文字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表教育教學(xué)類等。4.流水號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號(hào)為“2023A0005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)重要活動(dòng)、重大事件等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的及時(shí)、完整。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表等。4.去除檔案中的金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.裝訂檔案時(shí)應(yīng)整齊牢固，便于保管和利用。五、檔案歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.行政管理類檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.教育教學(xué)類檔案應(yīng)在學(xué)期末歸檔。3.后勤管理類檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。4.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。（二）移交程序1.各部門檔案管理員按照歸檔時(shí)間要求，將整理好的檔案移交綜合檔案室。2.填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。六、檔案保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等監(jiān)測(cè)設(shè)備，確保檔案安全。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括幼兒園章程、重要會(huì)議記錄、重大活動(dòng)檔案、財(cái)務(wù)決算等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，如教學(xué)計(jì)劃、教師業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，如一般性的文件材料、臨時(shí)性活動(dòng)檔案等。（三）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.幼兒園內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，綜合檔案室應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及機(jī)密的檔案，查閱和借閱需經(jīng)幼兒園保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。2.外單位查閱或借閱幼兒園檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)幼兒園園長(zhǎng)批準(zhǔn)后，按照本制度的相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。八、檔案利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用方式1.為幼兒園各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，如為教學(xué)研究、行政管理、后勤服務(wù)等提供參考依據(jù)。2.開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)大事記、組織沿革、專題資料等，為幼兒園發(fā)展提供歷史資料。3.舉辦檔案展覽、講座等活動(dòng)，宣傳幼兒園的歷史文化和發(fā)展成就。（二）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用部門、利用目的、利用檔案數(shù)量等。3.定期對(duì)檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合幼兒園實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定工作的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、已失去保存意義的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.征求有關(guān)部門和人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)幼兒園檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。2.