PAGE村一級檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村一級檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在服務(wù)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、維護(hù)農(nóng)村穩(wěn)定、傳承農(nóng)村文化等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。村檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。2.真實準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)如實反映本村各項工作的開展情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.分類科學(xué)原則。根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，同時嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)成立村檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由村黨支部書記擔(dān)任組長，村委會主任擔(dān)任副組長，成員包括各村民小組組長及相關(guān)工作人員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本村檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。設(shè)立村檔案室，配備必要的檔案柜、電腦、打印機(jī)等設(shè)備，用于存放和管理檔案。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。積極開展檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理效率和利用水平。協(xié)助做好檔案鑒定、銷毀等工作。2.各部門人員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范整理，確保文件材料的質(zhì)量。配合檔案管理人員做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括村黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括村委會工作計劃、總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、人事管理等方面的文件材料。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類：包括農(nóng)村經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、土地管理、財務(wù)收支等方面的文件材料。4.社會事務(wù)類：包括民政、社保、教育、衛(wèi)生、文化、計劃生育等方面的文件材料。5.農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作類：包括農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、農(nóng)村環(huán)境整治等方面的文件材料。6.其他類：包括本村獲得的榮譽(yù)證書、對外簽訂的合同協(xié)議、村民反映的重要問題及處理結(jié)果等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格符合要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案收集范圍，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會事務(wù)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作、其他等六大類。每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分小類。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號格式可采用年度+類別+流水號，如2023黨群001。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。四、檔案的保管（一）保管場所村檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲的房間作為保管場所。檔案室應(yīng)配備必要的消防器材和防蟲、防霉藥品。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案的利用（一）利用范圍本村村民、村集體經(jīng)濟(jì)組織成員、上級有關(guān)部門及其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位和個人，因工作需要可查閱、借閱本村檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。檔案管理人員根據(jù)查閱人需求，提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。2.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。經(jīng)村檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長批準(zhǔn)后，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，應(yīng)及時歸還檔案。如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保檔案的安全和合理利用。如發(fā)現(xiàn)利用過程中有違反規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并報告村檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本村實際情況，對檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定工作應(yīng)堅持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、價值等進(jìn)行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考保管期限：根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本村實際情況，確定檔案的保管期限。3.征求意見：征求檔案形成部門及相關(guān)人員的意見，了解檔案的利用價值和現(xiàn)實意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)村檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立村檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.掃描范圍：對本村重要檔案、利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或PDF。2.數(shù)據(jù)錄入：對掃描后的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立電子目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.存儲管理：將數(shù)字化檔案存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案檢索：利用信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢。檢索方式可包括按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。2.在線利用：經(jīng)授權(quán)的用戶可通過網(wǎng)絡(luò)在線查閱、借閱檔案，提高檔案利用的便