PAGE東陽單位檔案管理制度一、總則1.目的本檔案管理制度旨在規(guī)范東陽單位檔案的管理工作，確保檔案的完整性、準確性、安全性和保密性，為單位的各項工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于東陽單位各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。真實準確原則：檔案內容必須真實反映單位的工作實際情況，確保檔案信息的準確性。安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門及職責1.檔案管理部門設置設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。2.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。負責收集、整理、保管、統(tǒng)計單位的各類檔案，確保檔案的齊全完整。對檔案進行分類、編目、數(shù)字化處理，建立檔案檢索體系，提高檔案利用效率。負責檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理隊伍的業(yè)務素質。定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量。提供檔案查閱、借閱等服務，為單位的各項工作提供支持。三、檔案的收集與整理1.檔案收集范圍單位在各項工作中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。上級機關下發(fā)的與本單位有關的文件、通知等。下級單位上報的各類文件、報表等。單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。單位內部會議記錄、紀要等。單位員工的人事檔案、工資檔案等。單位的財務檔案、審計檔案等。單位的基建檔案、設備檔案等。2.檔案收集要求各部門應及時將工作中形成的檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案的及時收集。檔案材料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備。電子檔案應確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，格式符合要求。3.檔案整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。便于計算機管理和檢索。4.檔案整理方法按照檔案的類別進行分類，如文書檔案、人事檔案、財務檔案等。對每一類檔案進行編號，建立檔案目錄。對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊規(guī)范。對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案索引。四、檔案的保管1.檔案保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案保管要求檔案應分類存放，排列有序，便于查找。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案進行修復和復制。做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。3.檔案保管期限根據(jù)國家有關規(guī)定和單位實際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：凡是反映單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：凡是反映單位一般工作活動，在較長時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案。短期保管的檔案：凡是在較短時間內對本單位有查考利用價值的檔案。4.檔案的鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。成立檔案鑒定小組，對擬銷毀的檔案進行審核。對已過保管期限且無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，經單位領導批準后進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。五、檔案的利用1.檔案查閱本單位員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，經檔案管理部門負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞。2.檔案借閱本單位員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門。3.檔案出具證明單位員工因工作需要檔案管理部門出具證明材料，應填寫《檔案證明申請表》，經所在部門負責人批準后，由檔案管理部門核實檔案內容后出具證明。出具的證明材料應加蓋檔案管理部門印章。六、電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理各部門應及時將工作中形成的電子檔案移交檔案管理部門，確保電子檔案的及時收集。電子檔案應按照檔案整理原則進行分類、編號、編目，建立電子檔案索引。對電子檔案進行格式轉換，確保電子檔案的兼容性和可讀性。2.電子檔案的存儲與保管電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，如磁盤、磁帶、光盤等。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。做好電子檔案的安全保密工作，設置訪問權限，防止電子檔案信息的泄露。3.電子檔案的利用電子檔案的查閱、借閱等利用方式與紙質檔案相同。利用電子檔案時，應使用檔案管理部門提供的軟件和設備，確保電子檔案的安全和完整。七、檔案管理人員職責1.檔案管理人員基本要求檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策。檔案管理人員應具備良好的職業(yè)道德，保守檔案機密，確保檔案安全。檔案管理人員應定期參加業(yè)務培訓，不斷提高業(yè)務水平。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等日常工作。對檔案進行分類、編目、數(shù)字化處理。提供檔案查閱、