PAGE2020檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項工作中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司工作活動的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.對檔案進(jìn)行鑒定，定期清理過期檔案，提出檔案銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實施。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱情況進(jìn)行登記。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用和鑒定等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政公文等。2.財務(wù)審計類：包括財務(wù)預(yù)算、決算報告，財務(wù)憑證，審計報告，稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)合同類：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類業(yè)務(wù)合同。4.項目管理類：包括項目立項文件、項目計劃、項目進(jìn)度報告、項目驗收文件等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、實驗報告、專利文件等。6.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等。7.文件資料類：包括公司內(nèi)部文件、外來文件、宣傳資料、出版物等。8.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2020”。3.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用兩位字母表示，如“XG”表示行政管理類，“CW”表示財務(wù)審計類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示。例如：2020年行政管理類的第5份檔案編號為“2020XG0005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（二）整理要求1.綜合管理部對收集到的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄。3.檔案應(yīng)按照一定的順序排列，如時間順序、重要程度等。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，使其字跡清晰、圖像完整。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架1.整理好的檔案應(yīng)及時上架存放，按照檔案編號順序排列，便于查找。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位查閱公司檔案，需持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱。（二）查閱登記1.綜合管理部應(yīng)對檔案查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。2.查閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）檔案利用1.查閱人如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。2.檔案復(fù)印件應(yīng)加蓋綜合管理部印章，注明出處，與原件具有同等效力。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案銷毀意見報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部組織實施。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)，將檔案目錄及部分重要檔案內(nèi)容錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、查閱、統(tǒng)計、備份等功能。