PAGE培訓檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強公司培訓檔案管理，規(guī)范培訓檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為公司培訓工作的開展、員工職業(yè)發(fā)展以及公司決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織的各類培訓活動所形成的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓、崗位技能培訓、管理能力培訓、專項業(yè)務培訓等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓活動從策劃、組織、實施到評估等各個環(huán)節(jié)所產生的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數據記錄、文字表述等應符合實際情況，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.保密性原則：對于涉及公司機密、員工個人隱私等內容的培訓檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和保管應便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、培訓檔案管理職責分工（一）培訓管理部門職責1.負責制定培訓檔案管理制度和工作流程，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門培訓檔案的收集、整理和歸檔工作。3.負責培訓檔案的集中統(tǒng)一管理，建立培訓檔案數據庫，確保檔案信息的安全存儲和有效利用。4.定期對培訓檔案進行整理、分類、編目和裝訂，確保檔案的規(guī)范化和標準化。5.根據公司需求，提供培訓檔案的查詢、借閱服務，并做好相關記錄。（二）各部門職責1.負責本部門組織或參與的培訓活動檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定及時移交公司培訓管理部門。2.明確專人負責培訓檔案管理工作，確保檔案資料的完整性和準確性。3.配合公司培訓管理部門做好培訓檔案的審核、檢查和整改工作。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責培訓檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，及時為公司內部人員提供培訓檔案的查詢、借閱服務，并做好登記和跟蹤工作。4.定期對培訓檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。5.積極參與檔案管理知識的學習和培訓，不斷提高自身業(yè)務水平。三、培訓檔案的分類與編號（一）培訓檔案分類1.培訓計劃類：包括年度培訓計劃、月度培訓計劃、專項培訓計劃等。2.培訓方案類：針對具體培訓項目制定的詳細實施方案，如培訓課程設計、培訓師資安排、培訓場地布置等。3.培訓教材類：培訓過程中使用的各類教材、講義、課件、參考資料等。4.培訓記錄類：培訓活動的簽到表、考勤記錄、培訓筆記、課堂表現(xiàn)記錄等。5.培訓評估類：培訓效果評估報告、學員反饋意見、考試成績、證書頒發(fā)記錄等。6.培訓證書類：員工參加外部培訓獲得的各類證書、資質證明等。7.培訓合同類：與培訓機構、培訓講師簽訂的培訓合同、協(xié)議等。8.其他類：與培訓相關的其他文件資料，如培訓活動照片、視頻、新聞報道等。（二）培訓檔案編號1.培訓檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進行編制。2.年份：用四位數字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據培訓檔案分類，分別用兩位字母表示，如“PJ”表示培訓計劃類，“FA”表示培訓方案類等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數字依次編號，如“0001”“0002”等。5.示例：2023PJ0001，表示2023年的第一份培訓計劃類檔案。四、培訓檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓管理部門和各部門應在培訓活動結束后及時收集相關檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的檔案資料應包括紙質文件和電子文件，電子文件應與紙質文件內容一致，并按照規(guī)定的格式和命名方式進行存儲。3.對于重要的培訓檔案資料，應進行備份，防止數據丟失。（二）整理要求1.檔案管理人員應按照培訓檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案資料應保持完整，不得隨意裁剪、涂改或缺失。對于破損、褪色的文件，應進行修復或復制。3.檔案資料應按照順序排列，編寫頁碼，并在每份文件首頁右上角加蓋檔案章，注明檔案編號、類別、日期等信息。4.電子文件應按照分類文件夾進行存儲，并建立清晰的文件命名規(guī)則，便于查找和管理。五、培訓檔案的保管（一）保管方式1.培訓檔案采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和借閱。2.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。備份數據應分別存儲在不同的介質上，如硬盤、光盤、磁帶等，并異地存放。（二）保管期限1.培訓計劃類、培訓方案類檔案保管期限為5年。2.培訓教材類、培訓記錄類、培訓評估類檔案保管期限為3年。3.培訓證書類、培訓合同類檔案應長期保管。4.其他類檔案根據實際情況確定保管期限，但不得少于1年。（三）檔案庫房管理要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.庫房內配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。3.檔案庫房應設置專人負責管理，定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、培訓檔案的利用（一）查詢與借閱1.公司內部人員因工作需要查詢或借閱培訓檔案，應填寫《培訓檔案查詢/借閱申請表》，注明查詢或借閱的檔案名稱、編號、用途等信息，并經所在部門負責人簽字批準后提交給培訓管理部門。2.培訓管理部門檔案管理人員根據申請表進行查詢或借閱操作，并做好登記記錄。登記內容包括查詢/借閱日期、申請人姓名、部門、檔案名稱、編號、歸還日期等。3.借閱期限一般不得超過15個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向培訓管理部門申請并說明原因。4.借閱人員應妥善保管培訓檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告培訓管理部門，并承擔相應責任。（二）檔案統(tǒng)計與分析1.培訓管理部門應定期對培訓檔案進行統(tǒng)計分析，如培訓項目數量、參與人數、培訓效果評估結果等，為公司培訓工作的決策提供數據支持。2.根據檔案統(tǒng)計分析結果，總結培訓工作的經驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時調整和改進培訓計劃和方案，提高培訓質量和效果。七、培訓檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密、商業(yè)秘密、員工個人隱私等內容的培訓檔案進行嚴格保密。2.檔案管理人員應與借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務。3.限制檔案的查閱范圍，未經授權不得將檔案提供給無關人員查閱。4.在檔案的整理、存儲、傳輸等過程中，采取必要的技術手段進行加密處理，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案保管設施進行檢查和維護，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設施的正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，應及時采取措施進行處理，最大限度地減少損失，并及時向上級報告。八、培訓檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓檔案保管期限屆滿，且根據公司規(guī)定無需繼續(xù)保存的。2.檔案內容已失去保存價值，如培訓項目已停止、相關業(yè)務已終止等。3.檔案因損壞、變質等原因無法繼續(xù)保存的。（二）銷毀程序1.由培訓管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《培訓檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上檔案清單。2.《培訓檔案銷毀申請表》經培訓管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可進行銷毀操作。3.檔案銷毀應指定專人負責