PAGE學(xué)校檔案室上墻制度圖一、總則1.目的學(xué)校檔案室是學(xué)校檔案管理的重要部門，為了加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度圖。2.適用范圍本制度圖適用于學(xué)校檔案室的所有工作人員以及全校各部門涉及檔案管理工作的相關(guān)人員。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供便捷服務(wù)。二、檔案收集制度1.收集范圍學(xué)校黨群工作方面形成的文件材料，包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件。行政管理工作方面形成的文件材料，如學(xué)校規(guī)劃、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。教學(xué)工作方面形成的文件材料，涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷、學(xué)生成績等?？蒲泄ぷ鞣矫嫘纬傻奈募牧?，包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料等。學(xué)生管理工作方面形成的文件材料，如學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)材料等。后勤管理工作方面形成的文件材料，如房產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、物資采購等方面的文件。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時整理、歸檔本部門形成的文件材料。收集的文件材料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽署完備，符合檔案整理要求。對于重要文件材料，應(yīng)及時向檔案室移交，確保檔案的時效性。3.收集時間每年[具體時間]，各部門應(yīng)將上一年度形成的文件材料整理完畢并移交檔案室。對于學(xué)校重大活動、重要項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定天數(shù)]內(nèi)移交檔案室。三、檔案整理制度1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問題進(jìn)行分類。保管期限：分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）三種。3.整理步驟裝訂：去除文件材料上的金屬物，采用線裝或左側(cè)膠裝方式進(jìn)行裝訂。分類：按照分類方法對文件材料進(jìn)行分類。編號：對每一類文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性。編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。四、檔案保管制度1.保管場所學(xué)校檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.保管設(shè)備配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、檔案盒等。安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等。3.檔案存放按照檔案分類順序排列檔案架（柜），并在架（柜）上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.安全檢查定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括溫濕度、消防設(shè)備、防盜設(shè)施等。每月至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。每年對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。五、檔案利用制度1.利用范圍本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用方式查閱：利用者可在檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，與原件具有同等效力。3.利用期限借閱檔案的期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求利用者應(yīng)按時歸還借閱的檔案，歸還時應(yīng)確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案鑒定制度1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定時應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限。3.鑒定程序每年定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定小組對擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括檔案總卷（件）數(shù)、不同類別檔案數(shù)量、不同保管期限檔案數(shù)量等。檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱人次、借閱人次、復(fù)制檔案數(shù)量等。通過對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，為檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。2.統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行登記。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表每月編制檔案利用情況報(bào)表，報(bào)送學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。每年編制檔案工作年度報(bào)表，全面反映學(xué)校檔案工作情況。八、檔案保密制度1.保密范圍學(xué)校檔案室涉及的所有檔案信息均屬于保密范圍，包括檔案內(nèi)容、檔案整理過程中涉及的個人隱私信息等。2.保密措施檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對涉及機(jī)密的檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密存儲等措施。在檔案利用過程中，利用者不得擅自將檔案帶出檔案室，如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.監(jiān)督檢查學(xué)校應(yīng)定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案信息化管理制度1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。將掃描后的檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息化系統(tǒng)，并進(jìn)行分類、編號、編目等處理。定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，及時更新檔案數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。3.系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶職責(zé)分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，優(yōu)化系統(tǒng)性能，提高系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性。十、檔案工作人員崗位職責(zé)1.檔案室負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)全面負(fù)責(zé)學(xué)校檔案室的管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。組織檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。負(fù)責(zé)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。協(xié)調(diào)與學(xué)校各部門的關(guān)系，指導(dǎo)各部門的檔案工作，確保學(xué)校檔案工作順利開展。定期向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，為學(xué)校決策提供檔案信息支持。2.檔案管理人員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量。做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案庫房的安全和衛(wèi)生，定期檢查檔案保管狀況。辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案信