PAGE人事檔案管理八項制度一、總則（一）目的為加強公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內容必須真實可靠，如實反映員工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應全面收集員工的各類相關資料，確保檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對人事檔案內容予以保密，防止檔案信息泄露。4.集中統(tǒng)一管理原則：公司人事檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，任何部門或個人不得擅自分散保存員工人事檔案。二、檔案材料收集制度（一）收集范圍1.履歷材料：員工個人簡歷、自傳等。2.自傳材料：員工撰寫的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核表、工作鑒定、考察報告等。4.學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料：學歷學位證書、培訓結業(yè)證書、專業(yè)技術職務任職資格證書、聘任文件等。5.政審材料：政治歷史情況審查表、入黨入團志愿書等。6.黨團材料：黨員、團員登記表、黨團組織關系介紹信等。7.獎勵材料：各類獎勵證書、表彰決定等。8.處分材料：處分決定、解除處分證明等。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：員工的健康體檢報告、職業(yè)資格證書、獲獎作品等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責及時收集本部門員工的檔案材料，并定期移交人力資源部門。2.檔案材料應使用A4紙打印或復印，字跡清晰、工整，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆書寫。3.材料內容應完整、準確，如有涂改、破損等情況，應及時更換或修復。4.歸檔材料應注明形成時間、來源，并由相關部門負責人簽字或蓋章。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循檔案材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持檔案的歷史原貌。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理步驟1.分類：將人事檔案材料按照履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷學位培訓專業(yè)技術職務（職稱）材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國（境）等材料、其他可供組織參考的材料等十大類進行分類。2.排序：每一類材料按照時間順序或重要程度進行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、姓名、性別、出生日期、參加工作時間、檔案內容及頁碼等信息。4.裝訂：將排序后的檔案材料依次裝訂成冊，左側裝訂，要求整齊、牢固。（三）整理要求1.檔案整理應做到分類準確、排序合理、編目清晰、裝訂整齊。2.對于不符合要求的檔案材料，應及時進行補充、修正或更換。3.檔案整理過程中應做好記錄，注明整理時間、整理人員等信息。四、檔案保管制度（一）保管場所1.設立專門的人事檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應分類存放，建立檔案存放索引，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進行消毒，防止檔案霉變、蟲蛀。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字、人力資源部門負責人批準后方可借閱。2.借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.嚴禁將檔案轉借他人或帶出公司。（四）檔案查閱1.公司內部人員查閱檔案，須經(jīng)所在部門負責人同意，到人力資源部門查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)公司領導批準后，由人力資源部門安排專人陪同查閱。3.查閱檔案應嚴格遵守查閱紀律，不得泄露檔案內容。五、檔案轉遞制度（一）轉遞原因1.員工工作調動、離職、退休等。2.檔案管理部門之間的交接。（二）轉遞程序1.由人力資源部門根據(jù)員工的實際情況，開具《人事檔案轉遞通知單》。2.將檔案材料進行密封，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過機要交通或專人送取的方式將檔案轉遞至接收單位。4.接收單位收到檔案后，應在《人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時反饋給人力資源部門。（三）轉遞要求1.檔案轉遞應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案的安全轉遞。2.轉遞檔案時，應填寫《人事檔案轉遞登記表》，詳細記錄檔案轉遞的時間、地點、接收單位等信息。3.對于檔案轉遞過程中出現(xiàn)的問題，應及時查明原因，采取有效措施進行處理。六、檔案信息化管理制度（一）信息化建設目標建立公司人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和準確性。（二）信息錄入1.人力資源部門應安排專人負責將員工的檔案信息錄入人事檔案信息管理系統(tǒng)。2.錄入的信息應準確、完整，與紙質檔案內容一致。3.定期對錄入的信息進行核對和更新，確保信息的時效性。（三）系統(tǒng)維護1.安排專業(yè)技術人員負責人事檔案信息管理系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。（四）信息利用1.公司內部人員可通過人事檔案信息管理系統(tǒng)查詢相關檔案信息，但應遵守系統(tǒng)使用規(guī)定。2.利用信息化手段對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為公司人力資源管理決策提供支持。七、檔案鑒別制度（一）鑒別目的確保人事檔案材料的真實性、完整性和有效性，剔除不應歸檔的材料。（二）鑒別內容1.檔案材料是否屬于應歸檔的范圍。2.檔案材料的內容是否真實、準確。3.檔案材料的格式是否符合要求。4.檔案材料的簽署、蓋章是否齊全。（三）鑒別程序1.人力資源部門對收集到的檔案材料進行初步審核。2.組織相關人員對有疑問的檔案材料進行鑒別，必要時可征求有關部門或人員的意見。3.根據(jù)鑒別結果，對符合要求的檔案材料進行歸檔，對不符合要求的檔案材料進行處理。（四）鑒別要求1.鑒別工作應認真負責，嚴格把關，確保檔案質量。2.鑒別過程中應做好記錄，注明鑒別時間