PAGE居民區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強居民區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在居民區(qū)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本居民區(qū)范圍內(nèi)形成的各類檔案的管理，包括但不限于黨群工作、社區(qū)建設(shè)、社區(qū)服務(wù)、綜合治理、環(huán)境衛(wèi)生、社會保障等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：居民區(qū)檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映居民區(qū)工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善居民區(qū)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理居民區(qū)各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案的安全保密工作，采取必要的防護措施，確保檔案的安全。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.負責檔案的分類、編目、裝訂等具體業(yè)務(wù)操作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極為居民區(qū)各項工作提供檔案信息服務(wù)，及時準確地提供所需檔案資料。（三）各部門職責1.負責本部門工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，及時將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，配合檔案管理部門做好檔案的鑒定和銷毀工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、宣傳教育等方面的文件材料。2.社區(qū)建設(shè)類：包括社區(qū)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生整治等方面的文件材料。3.社區(qū)服務(wù)類：包括社區(qū)服務(wù)設(shè)施建設(shè)、社區(qū)服務(wù)活動開展、居民救助等方面的文件材料。4.綜合治理類：包括社會治安綜合治理、消防安全、人民調(diào)解等方面的文件材料。5.環(huán)境衛(wèi)生類：包括環(huán)境衛(wèi)生管理、垃圾分類處理、環(huán)境保護等方面的文件材料。6.社會保障類：包括居民社會保障、就業(yè)服務(wù)、民政救助等方面的文件材料。7.其他類：包括與居民區(qū)工作相關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，符合檔案管理的要求。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，將檔案分為黨群工作、社區(qū)建設(shè)、社區(qū)服務(wù)、綜合治理、環(huán)境衛(wèi)生、社會保障等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查詢和管理。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂成冊，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在4５%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、除濕機、空調(diào)、滅火器等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：凡是反映居民區(qū)主要職能活動和歷史面貌的，對本居民區(qū)、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映居民區(qū)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本居民區(qū)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為１６年至５０年。4.短期保管的檔案：凡是反映居民區(qū)一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對本居民區(qū)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為５年以下。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。3.對清查結(jié)果進行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善檔案管理工作。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本居民區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.居民因個人需要查閱與其自身利益相關(guān)的檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可復(fù)制。復(fù)制應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、利用目的、檔案名稱、檔案編號、查閱期限、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合居民區(qū)工作實際，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合分析檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其保存價值的高低。3.效益評估法：評估檔案對居民區(qū)工作的現(xiàn)實效益和潛在效益，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報居民區(qū)負責人批準。2.指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀時應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)。3.對銷毀的檔案進行登記，登記內(nèi)容包括檔案名稱、檔案編號、銷毀時間、銷毀人等。4.檔案銷毀登記冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的居民區(qū)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為居民區(qū)各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，將電子檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、題名、日期等多種檢索方式，方便快捷地查詢檔案信息。4.檔案利用系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等功能，提高檔案利用效率。（三）信息化安全管理1.建立健