PAGE檔案利用制度檔案法一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案利用過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在利用過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)大局原則：檔案利用工作要緊密圍繞公司的中心工作，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供便利。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司內(nèi)部管理為公司決策提供依據(jù)，查閱相關(guān)政策文件、市場分析報告、歷史數(shù)據(jù)等檔案資料。用于公司日常行政管理，如查閱規(guī)章制度、會議記錄、人事檔案等。支持公司業(yè)務(wù)開展，包括項目檔案、合同檔案、技術(shù)資料等的查閱，以保障業(yè)務(wù)流程的順利進(jìn)行。2.對外提供根據(jù)法律法規(guī)要求或相關(guān)部門的規(guī)定，向政府部門、監(jiān)管機構(gòu)等提供必要的檔案資料。在商務(wù)合作、訴訟仲裁等活動中，按照合同約定或法律程序，向合作方、律師等提供相關(guān)檔案。（二）利用條件1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，明確查閱目的、內(nèi)容和期限，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案或機密檔案查閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部人員政府部門、監(jiān)管機構(gòu)等依法依規(guī)要求查閱檔案的，應(yīng)提供相關(guān)證明文件和查閱函件，經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門協(xié)助查閱。商務(wù)合作方、律師等因業(yè)務(wù)需要查閱檔案的，需提供合作協(xié)議、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。三、檔案利用的程序（一）申請1.公司員工填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號、形成時間、查閱用途等信息。將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，審核申請的必要性和合理性，并簽署意見。2.外部人員按照公司要求提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍、時間等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明文件。申請函提交至公司對口業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門對申請進(jìn)行審核，核實其真實性和合規(guī)性，并提出審核意見。（二）審批1.一般檔案查閱經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^的員工申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點審查申請內(nèi)容是否符合檔案利用規(guī)定，查閱范圍是否合理等。外部人員申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司利益、法律法規(guī)要求等綜合因素進(jìn)行審批。2.重要檔案或機密檔案查閱無論公司員工還是外部人員申請查閱重要檔案或機密檔案的，均需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理應(yīng)從公司整體利益和戰(zhàn)略高度出發(fā)，對查閱申請進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。（三）查閱1.預(yù)約安排檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，與利用者溝通確定查閱時間，并做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。對于需要調(diào)閱多卷檔案或較長時間查閱的情況，應(yīng)提前合理安排，確保檔案管理工作的正常秩序。2.現(xiàn)場查閱利用者憑有效證件在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定，防止檔案被違規(guī)操作。利用者只能查閱審批通過的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。如需摘抄、復(fù)制部分內(nèi)容的，應(yīng)另行填寫《檔案摘抄/復(fù)制申請表》，按照審批程序辦理。（四）歸還1.按時歸還：利用者查閱完畢后，應(yīng)按照預(yù)約時間及時歸還檔案。如需延長查閱時間的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。2.檢查驗收：檔案管理人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息被篡改等情況，應(yīng)立即報告并進(jìn)行調(diào)查處理。四、檔案的摘抄、復(fù)制與出借（一）摘抄與復(fù)制1.申請流程：利用者如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案摘抄/復(fù)制申請表》，注明摘抄、復(fù)制的內(nèi)容范圍、用途等，按照檔案查閱審批程序進(jìn)行審批。2.審批要求：審批部門應(yīng)嚴(yán)格審查摘抄、復(fù)制的必要性和安全性，對于涉及公司機密或重要信息的，應(yīng)謹(jǐn)慎審批。3.操作規(guī)范：摘抄、復(fù)制應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的紙張和設(shè)備，確保內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。摘抄、復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章，并注明摘抄、復(fù)制日期和審批文號。（二）出借1.出借條件：原則上檔案不得出借。特殊情況下，如因工作需要必須出借的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.出借手續(xù)：填寫《檔案出借申請表》，詳細(xì)說明出借原因、期限、歸還方式等，經(jīng)嚴(yán)格審批后，與借用方簽訂《檔案出借協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。3.跟蹤管理：檔案管理部門應(yīng)對出借檔案進(jìn)行跟蹤管理，定期催還。借用方歸還檔案時，應(yīng)按照協(xié)議要求進(jìn)行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時追究責(zé)任。五、檔案利用的安全與保密管理（一）安全管理1.場所安全：檔案查閱場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.人員安全：檔案管理人員應(yīng)加強對利用者的安全教育，提醒利用者注意檔案安全，不得在查閱場所吸煙、使用明火等。3.設(shè)備安全：檔案查閱使用的計算機、復(fù)印機等設(shè)備應(yīng)定期維護(hù)檢查，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。（二）保密管理1.人員保密：檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等機密檔案，應(yīng)采取更嚴(yán)格的保密措施。2.環(huán)境保密：檔案查閱場所應(yīng)保持相對獨立和安靜，避免無關(guān)人員進(jìn)入。查閱過程中，如涉及機密內(nèi)容，應(yīng)采取遮擋、屏蔽等措施，防止信息泄露。3.載體保密：對于摘抄、復(fù)制的檔案資料，應(yīng)按照保密要求進(jìn)行妥善保管和傳遞，不得隨意丟棄或泄露給無關(guān)人員。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查利用手續(xù)是否齊全、檔案是否安全完整、利用效果是否良好等，并形成自查報告。2.公司內(nèi)部審計：公司審計部門應(yīng)定期對檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計，重點審查檔案查閱、摘抄、復(fù)制、出借等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府監(jiān)管：積極配合政府檔案管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案利用情況報告和相關(guān)資料，及時整改存在的問題。2.社會監(jiān)督：對于涉及公眾利益或社會關(guān)注度較高的檔案利用活動，應(yīng)主動接受社會監(jiān)督，及時回應(yīng)社會關(guān)切，確保檔案利用工作合法、公正、透明。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱、摘抄、復(fù)制、出借檔案的。2.違反安全保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失、損壞的。3.利用檔案謀取私利，損害公司利益的。4.其他違反檔案利用制度和法律法規(guī)的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正等處理。2.對于造成一定損失或影響的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過等行政處分，并要求賠償相