PAGE健康扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)健康扶貧檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保健康扶貧工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為健康扶貧工作決策提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在健康扶貧工作中形成的各類檔案資料管理，包括但不限于貧困人口健康信息檔案、醫(yī)療救助檔案、疾病防治檔案、幫扶工作記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映健康扶貧工作實(shí)際情況，確保信息準(zhǔn)確可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與健康扶貧相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理操作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對(duì)涉及貧困人口個(gè)人隱私的信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便捷性原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善健康扶貧檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門健康扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管健康扶貧檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案質(zhì)量。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在健康扶貧工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門保存的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案資料的規(guī)范性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案存放有序、安全完整。3.做好檔案信息化錄入工作，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，及時(shí)更新檔案信息。4.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，跟蹤檔案去向，及時(shí)催還借閱檔案。5.協(xié)助做好檔案鑒定、銷毀等工作，對(duì)銷毀檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.貧困人口基本健康信息，包括身份證、戶口本、健康體檢報(bào)告、疾病診斷證明等。2.醫(yī)療救助申請(qǐng)及審批材料，如救助申請(qǐng)表、醫(yī)療費(fèi)用票據(jù)、結(jié)算清單等。3.疾病防治工作記錄，如健康教育資料、疫苗接種記錄、慢性病管理檔案等。4.幫扶工作記錄，包括幫扶計(jì)劃、幫扶措施落實(shí)情況、幫扶成效評(píng)估等。5.與健康扶貧相關(guān)的會(huì)議記錄、文件、通知、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照健康扶貧工作內(nèi)容和檔案性質(zhì)，將檔案分為貧困人口健康檔案、醫(yī)療救助檔案、疾病防治檔案、幫扶工作檔案等類別。2.編號(hào)：為每類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號(hào)等信息，便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于翻閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案安全無損。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。2.備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱健康扶貧檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及貧困人口個(gè)人隱私的檔案，查閱人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得泄露檔案內(nèi)容。3.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。2.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合健康扶貧工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度等進(jìn)行全面審查，判斷檔案的保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的重要性、完整性、時(shí)效性等因素，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀完畢后，將銷毀清單及相關(guān)證明材料歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立健康扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持批量導(dǎo)入和單個(gè)錄入，確保錄入信息準(zhǔn)確無誤。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為健康扶貧工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和更新，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門健康扶貧檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)健康扶貧檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立健康扶貧檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集