PAGE各種門類檔案管理制度圖一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的全過程，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督公司檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（三）各部門檔案管理員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。檔案管理員應(yīng)接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，嚴(yán)格按照檔案管理制度開展工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、設(shè)備圖紙、技術(shù)文件等。3.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等資料。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場(chǎng)營銷、客戶資料、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案資料收集齊全，按照檔案分類方案進(jìn)行整理，并定期移交綜合管理部門。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制備份，一套紙質(zhì)檔案，一套電子檔案。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、問題等進(jìn)行分類，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，編制項(xiàng)目檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄。3.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類，建立員工人事檔案庫。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、檔案種類等進(jìn)行分類，編制會(huì)計(jì)檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類型、項(xiàng)目周期等進(jìn)行分類，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司重要?dú)v史事件和具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。（三）檔案整理與上架檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)上架存放，并按照檔案分類順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限和利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)注意保密，防止檔案信息泄露。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記，查閱完畢后，及時(shí)歸還檔案，并檢查檔案是否完好無損。（三）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2.外部單位利用檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂檔案利用協(xié)議，明確利用目的、范圍、期限等事項(xiàng)。3.檔案利用過程中，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門批準(zhǔn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門報(bào)告檔案管理工作情況。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因發(fā)生檔案移交時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，移交單位應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，并將檔案移交清單副本報(bào)上級(jí)主管部門備案。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、查閱、利用等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)