PAGE學生檔案管理制度范本一、總則（一）目的為了加強學生檔案管理，確保學生檔案的真實、完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學生的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：學生檔案應如實反映學生在校期間的學習、生活、獎懲等情況。2.完整性原則：全面收集學生各方面的相關材料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴格保護學生檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范。二、檔案內(nèi)容及分類（一）入學檔案1.錄取通知書2.高考報名登記表3.體檢表4.黨團組織關系材料5.個人簡歷6.其他相關材料（二）學籍檔案1.學籍登記表2.成績表3.課程考核記錄4.學籍異動材料（轉學、休學、復學、退學等）5.學位授予材料（三）獎懲檔案1.各類獎勵證書及相關材料2.違紀處分決定書及相關材料（四）社會實踐與實習檔案1.社會實踐報告2.實習鑒定表3.實習單位反饋材料（五）畢業(yè)檔案1.畢業(yè)生登記表2.就業(yè)協(xié)議書3.派遣證4.其他畢業(yè)相關材料三、檔案管理職責分工（一）學校檔案管理部門1.負責制定和完善學生檔案管理制度。2.統(tǒng)籌全校學生檔案的收集、整理、保管和利用工作。3.對各學院（系）的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二）學院（系）1.負責本學院（系）學生檔案材料的初步收集和整理工作。2.按照學校檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案材料移交學校檔案管理部門。3.協(xié)助學校檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）班主任1.負責本班學生檔案材料的日常收集和整理工作。2.對學生檔案材料的真實性和完整性進行審核。3.及時將本班學生檔案材料中的變動情況告知學校檔案管理部門。四、檔案收集（一）收集渠道1.學生本人提交：學生應按照要求及時提交各類檔案材料。2.教師提供：任課教師、輔導員等應及時將學生的相關材料移交班主任。3.職能部門報送：學校各職能部門應定期將涉及學生的相關材料報送檔案管理部門。（二）收集時間1.入學檔案：學生入學時應一次性提交齊全。2.學籍檔案：每學期末由教務處統(tǒng)一整理報送。3.獎懲檔案：在獎勵或處分決定作出后及時報送。4.社會實踐與實習檔案：實踐或實習結束后一個月內(nèi)報送。5.畢業(yè)檔案：畢業(yè)生畢業(yè)前一個月內(nèi)完成收集整理。（三）收集要求1.檔案材料應真實、有效，簽字蓋章齊全。不足。2.各類材料應按照規(guī)定的格式和要求填寫。3.對于重復或無關的材料應進行篩選和剔除。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案內(nèi)容分類標準進行分類。2.編號：為每類檔案編制唯一的編號。3.裝訂：對紙張較多的材料進行裝訂。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷號、題名、日期、保管期限等。（三）整理流程1.初步審核：對收集到的檔案材料進行初步審核，檢查材料的完整性和準確性。2.分類排序：按照分類標準對檔案材料進行排序。3.裝訂編目：完成裝訂和編目工作。4.質(zhì)量檢查：對整理好的檔案進行質(zhì)量檢查，確保符合要求。六、檔案保管（一）保管場所學校應設立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設備、溫濕度調(diào)節(jié)設備等。（三）保管期限1.永久保管：涉及學生重要權益和歷史記錄的檔案材料。2.定期保管：其他檔案材料根據(jù)其重要程度確定保管期限，一般為[X]年。（四）檔案清點與核對定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作。2.采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案安全。3.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保正常運行。七、檔案利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部：用于教學管理、學生管理、就業(yè)指導等工作。2.學生本人：學生可憑有效證件查詢本人檔案。3.其他單位：根據(jù)國家法律法規(guī)和學校規(guī)定，經(jīng)批準后可查閱相關學生檔案。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件供查閱。2.借閱：因工作需要可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天。3.復?。焊鶕?jù)需要可復印部分檔案材料，但應注明用途。（三）利用流程1.申請：填寫檔案利用申請表，注明利用目的、范圍等。2.審批：由相關部門負責人進行審批。3.查閱或借閱：按照審批意見進行查閱或借閱。4.歸還：借閱結束后及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用記錄對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立學生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計和分析。（二）數(shù)據(jù)錄入將紙質(zhì)檔案中的相關信息準確錄入信息化管理系統(tǒng)。（三）系統(tǒng)維護定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)正常運行。（四）信息安全加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的信息安全防護，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行科學鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關學院（系）和職能部門人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查。2.綜合分析：結合檔案的形成背景、利用情況等進行綜合分析。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：對擬銷毀的檔案編制詳細清單。2.審批：經(jīng)學校主管領導批準。3.銷毀：采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，并做好記錄。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立健全檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案