PAGE社工站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工站檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在社工服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社工站全體工作人員及在社工站開(kāi)展服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社工站檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社工服務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)及人員設(shè)置設(shè)立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)社工站檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善社工站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為社工服務(wù)提供支持和保障。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為社工服務(wù)提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法和提高工作效率。（四）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在社工服務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理和移交工作，并確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔、查閱等工作，按照檔案管理部門(mén)的要求提供相關(guān)資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社工站工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.社工服務(wù)項(xiàng)目方案、活動(dòng)記錄、服務(wù)對(duì)象資料、評(píng)估報(bào)告等。3.社工站與政府部門(mén)、社會(huì)組織、社區(qū)等相關(guān)單位的往來(lái)文件、協(xié)議、合同等。4.社工站工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.社工站開(kāi)展的各類活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。6.其他與社工站工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照不同的類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)合理，便于管理和查閱。3.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（四）整理方法1.分類將收集的文件材料按照社工站工作的不同領(lǐng)域和類別進(jìn)行分類，如社工服務(wù)、行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等。2.編號(hào)對(duì)每一類文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查閱。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊美觀，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本部門(mén)當(dāng)年形成的文件材料整理好后移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類存放。（二）保管期限1.永久保管反映社工站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)社工站工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如社工站的重要文件、協(xié)議、合同、評(píng)估報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.定期保管對(duì)社工站工作有一定利用價(jià)值，但保管期限不宜過(guò)長(zhǎng)的檔案，如一般性的文件、活動(dòng)記錄、服務(wù)對(duì)象資料等，可定期保管。定期保管期限分為3年、5年、10年等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案專柜存放的方式，專柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.電子檔案采用電子存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)的方式，如硬盤(pán)、光盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全和保密。3.聲像檔案采用錄音帶、錄像帶、照片等介質(zhì)存儲(chǔ)的方式，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和編目。聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，確保聲像檔案的真實(shí)性和完整性。（四）檔案保管環(huán)境1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.檔案管理室內(nèi)應(yīng)設(shè)置溫濕度計(jì)，定期監(jiān)測(cè)溫濕度變化情況，確保檔案保管環(huán)境的溫濕度符合要求。一般情況下，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社工站工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)社工站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。3.涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，未經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.查閱人員如需復(fù)印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印的檔案材料應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門(mén)的印章。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為社工服務(wù)提供支持和保障。2.根據(jù)社工服務(wù)的需要，檔案管理部門(mén)可提供檔案資料的查閱、借閱、咨詢等服務(wù)，并及時(shí)反饋利用情況。3.鼓勵(lì)社工站工作人員利用檔案資料開(kāi)展研究和創(chuàng)新工作，提高社工服務(wù)的質(zhì)量和水平。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.對(duì)涉及重要事項(xiàng)、敏感信息和具有歷史價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確保檔案的安全和保密。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報(bào)社工站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷(xiāo)毀工作的真實(shí)性和合法性。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上注明銷(xiāo)毀日期，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和社工站負(fù)責(zé)人。（二）移交工作1.社工站因機(jī)構(gòu)改革、撤銷(xiāo)、合并等原因需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行移交。（1）檔案移交前，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面整理和核對(duì)，確保檔案的齊全、完