PAGE電梯設(shè)備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯設(shè)備檔案管理，確保電梯設(shè)備的安全運(yùn)行，保障人員生命和財(cái)產(chǎn)安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有電梯設(shè)備檔案的管理，包括電梯的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報(bào)廢等全過(guò)程形成的各類文件資料。（三）管理原則電梯設(shè)備檔案管理遵循真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范的原則，確保檔案資料能夠全面反映電梯設(shè)備的實(shí)際情況，為電梯的管理、維護(hù)、維修及安全評(píng)估提供可靠依據(jù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電梯設(shè)備檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.集中統(tǒng)一管理電梯設(shè)備檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案資料的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.負(fù)責(zé)電梯設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作。4.定期對(duì)電梯設(shè)備檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）電梯設(shè)備管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織電梯設(shè)備檔案的形成和積累工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.及時(shí)向檔案管理部門移交電梯設(shè)備檔案，并配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔等工作。3.在電梯設(shè)備的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報(bào)廢等過(guò)程中，按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理相關(guān)文件資料，并移交檔案管理部門。（三）電梯設(shè)備使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電梯設(shè)備檔案的日常保管和使用，確保檔案資料的安全和完整。2.配合檔案管理部門和電梯設(shè)備管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，及時(shí)提供所需的檔案資料。3.在電梯設(shè)備使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。（四）電梯設(shè)備維修保養(yǎng)單位職責(zé)1.在電梯設(shè)備維修保養(yǎng)過(guò)程中，負(fù)責(zé)收集、整理維修保養(yǎng)記錄、更換零部件清單等相關(guān)文件資料，并移交電梯設(shè)備管理部門。2.按照檔案管理要求，對(duì)維修保養(yǎng)過(guò)程中形成的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保資料的規(guī)范和完整。三、檔案內(nèi)容及分類（一）電梯設(shè)備基本信息檔案1.電梯設(shè)備采購(gòu)合同、發(fā)票、技術(shù)協(xié)議等文件，記錄電梯的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、購(gòu)置日期等基本信息。2.電梯設(shè)備安裝合同、安裝單位資質(zhì)證書(shū)、安裝施工方案等資料，反映電梯的安裝情況。3.電梯設(shè)備調(diào)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件，證明電梯設(shè)備安裝調(diào)試后的性能和質(zhì)量符合要求。（二）電梯設(shè)備運(yùn)行檔案1.電梯設(shè)備運(yùn)行記錄，包括每日運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行次數(shù)、故障次數(shù)等，反映電梯的運(yùn)行狀況。2.電梯設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，記錄電梯定期維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、維修人員等信息，確保電梯設(shè)備得到及時(shí)有效的維護(hù)。3.電梯設(shè)備故障維修記錄，詳細(xì)記錄電梯設(shè)備發(fā)生故障的時(shí)間、地點(diǎn)、故障現(xiàn)象、維修過(guò)程及維修結(jié)果等，為分析故障原因和采取預(yù)防措施提供依據(jù)。（三）電梯設(shè)備安全技術(shù)檔案1.電梯設(shè)備安全檢驗(yàn)報(bào)告，定期檢驗(yàn)合格證明，確保電梯設(shè)備符合國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)要求。2.電梯設(shè)備應(yīng)急救援預(yù)案及演練記錄，保障電梯在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地進(jìn)行救援。3.電梯設(shè)備安全管理制度、操作規(guī)程等文件，規(guī)范電梯設(shè)備的安全管理和操作行為。（四）電梯設(shè)備技術(shù)資料檔案1.電梯設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、安裝圖紙、電氣原理圖、布線圖、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖等技術(shù)文件，為電梯設(shè)備的維護(hù)、維修和改造提供技術(shù)支持。2.電梯設(shè)備零部件清單、易損件清單等資料，便于掌握電梯設(shè)備的零部件信息，及時(shí)進(jìn)行更換和采購(gòu)。（五）電梯設(shè)備改造、更新檔案1.電梯設(shè)備改造、更新項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等文件，記錄改造、更新項(xiàng)目的決策過(guò)程。2.電梯設(shè)備改造、更新合同、施工方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，反映改造、更新項(xiàng)目的實(shí)施情況和效果。（六）電梯設(shè)備報(bào)廢檔案1.電梯設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)報(bào)告、審批文件等，記錄電梯設(shè)備報(bào)廢的原因和審批過(guò)程。2.電梯設(shè)備報(bào)廢清單，包括電梯設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、報(bào)廢日期等信息。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.電梯設(shè)備管理部門、使用部門及維修保養(yǎng)單位應(yīng)按照檔案管理職責(zé)，及時(shí)收集電梯設(shè)備在各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件資料。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的電梯設(shè)備檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，便于查找和管理。3.對(duì)于同一類檔案，應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期將整理好的電梯設(shè)備檔案進(jìn)行歸檔，建立檔案卷宗。2.歸檔的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.檔案卷宗應(yīng)建立索引目錄，便于快速查找和調(diào)閱檔案資料。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保檔案資料的安全存儲(chǔ)。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.電梯設(shè)備檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。六、檔案借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱電梯設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《電梯設(shè)備檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，如符合借閱規(guī)定，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并按照申請(qǐng)表上注明的檔案名稱、數(shù)量等信息，向借閱人員提供檔案資料。3.借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定，在借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失。如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）利用規(guī)定1.電梯設(shè)備檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案資料的安全和保密。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，積極為電梯設(shè)備管理部門、使用部門及維修保養(yǎng)單位提供檔案資料的查閱、復(fù)印等服務(wù)。3.查閱、復(fù)印電梯設(shè)備檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行登記，注明查閱、復(fù)印的日期、人員、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.對(duì)于涉及電梯設(shè)備安全技術(shù)、商業(yè)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)外提供或公開(kāi)。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電梯設(shè)備檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案類別、檔案借閱情況等。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。（二）分析要求1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)電梯設(shè)備檔案管理情況進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施和建議。2.通過(guò)對(duì)電梯設(shè)備檔案的分析，了解電梯設(shè)備的運(yùn)行狀況、維護(hù)保養(yǎng)情況、故障發(fā)生規(guī)律等，為電梯設(shè)備的管理決策提供依據(jù)。八、檔案保密與安全（一）保密規(guī)定1.電梯設(shè)備檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及電梯設(shè)備安全技術(shù)、商業(yè)秘密等重要檔案資料進(jìn)行保密。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理人員不得擅自將檔案資料提供給無(wú)關(guān)人員查閱、復(fù)印或傳播。3.在檔案資料的整理、歸檔、保管、借閱等過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案資料泄露。（二）安全規(guī)定1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案資料的安全存儲(chǔ)。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管操作規(guī)程，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等，確保檔案資料的質(zhì)量不受影響。3.在檔案資料的傳輸、存儲(chǔ)、處理等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止檔案資料被篡改、丟失或損壞。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立電梯設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)電梯設(shè)備檔案的在線查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案資料的利用和共享。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立電梯設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)。2.對(duì)電梯設(shè)備檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案資料掃描錄入檔案管理信息系統(tǒng)，同時(shí)建立電子檔案目錄索引，便于快速查找和調(diào)閱。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)