PAGE審計局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強審計局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在審計工作及各項事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計局機關各科室、下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責檔案管理工作，對全局檔案進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。2.真實性與完整性原則檔案應如實反映審計工作的實際情況，確保檔案內容完整無缺，全面涵蓋審計業(yè)務活動的各個方面。3.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應遵循方便利用的原則，建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查閱效率，滿足審計工作及其他相關工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以局領導為組長，各科室負責人為成員的檔案管理領導小組。負責審議檔案管理工作的重大事項，指導和協(xié)調檔案管理工作，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）辦公室作為檔案管理的具體職能部門，負責檔案管理的日常工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行詳細記錄。4.負責檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等安全防護工作，確保檔案安全。5.按照規(guī)定的保管期限，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.負責組織開展檔案信息化建設，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。7.為全局各科室及人員提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記工作，跟蹤檔案利用效果。8.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。（三）各科室各科室負責本科室在工作中形成的文件材料的收集、整理和移交工作，并指定專人負責與檔案管理部門進行對接。在檔案形成過程中，應確保文件材料的真實、完整、準確，按照檔案管理要求及時整理歸檔，不得積壓或自行留存。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與審計工作相關的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本局形成的各類審計業(yè)務文件，包括審計計劃、審計通知書、審計工作底稿、審計報告、審計決定書、審計移送處理書等。3.本局在行政管理、人事管理、財務管理、后勤保障等方面形成的文件材料。4.本局召開的各類會議文件、記錄、紀要等。5.本局工作人員參加各類培訓、學習、調研等活動形成的文件材料。6.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。7.本局獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等實物檔案。8.其他具有保存價值的文件材料及資料。（二）收集要求1.各科室應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理方法1.分類按照檔案管理有關規(guī)定，結合審計工作實際，將檔案分為文書檔案、審計業(yè)務檔案、會計檔案、電子檔案等類別。其中，文書檔案按照年度保管期限機構（問題）分類法進行分類；審計業(yè)務檔案按照審計項目立卷，一個審計項目形成的文件材料組成一卷或數(shù)卷；會計檔案按照會計年度分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。文書檔案編號格式為：年度+保管期限代碼+流水號；審計業(yè)務檔案編號格式為：審計項目年度+項目編號+案卷順序號；會計檔案編號格式為：會計年度+檔案類別代碼+流水號。電子檔案編號應與相應紙質檔案編號一致，并建立電子檔案與紙質檔案的對應關系。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。文書檔案目錄按照分類順序編制，審計業(yè)務檔案目錄按照審計項目立卷順序編制，會計檔案目錄按照會計檔案類別編制。電子檔案目錄應與紙質檔案目錄相對應，便于查閱和檢索。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。文書檔案一般采用A4紙左側裝訂；審計業(yè)務檔案按照檔案形成順序依次排列，采用三孔一線法裝訂；會計檔案應按照規(guī)定進行裝訂，確保整齊美觀。四、檔案的保管（一）庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等條件良好的房間，并配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等。2.庫房應設置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應排列整齊、編號清晰，便于檔案的存放和查找。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于相應的檔案架（柜）中，確保檔案存放有序。2.定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，適時采取通風、除濕、加濕等措施。4.做好檔案的防蟲防鼠工作，定期投放防蟲藥品，檢查防鼠設施的完好情況，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案的數(shù)字化管理1.積極推進檔案數(shù)字化建設，逐步實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。對重要檔案應進行全文數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應按照檔案管理要求進行分類、編號、著錄，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和關聯(lián)性。3.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露、丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干及相關專家組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定應依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合審計工作實際，對檔案的內容、價值、保管期限等進行全面審查。3.鑒定小組應定期對檔案進行鑒定，一般每五年進行一次全面鑒定，對新增檔案隨時進行鑒定。鑒定工作結束后，應形成檔案鑒定報告，明確檔案的存毀意見。（二）銷毀程序1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，并由檔案鑒定小組負責人簽字確認。2.檔案銷毀清冊應報局領導審批，經(jīng)批準后方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀過程中應確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案流失。4.檔案銷毀后，應將銷毀清冊及相關審批文件作為檔案資料進行留存，永久保存。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱本局檔案的，應持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本局相關業(yè)務科室負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，還需經(jīng)局領導批準。3.檔案一般不外借，確因特殊情況需要借閱的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)所在科室負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改亂畫、抽取、撤換檔案材料。（二）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄。登記內容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在科室、查閱（借閱）目的、檔案名稱及編號、歸還日期等信息。利用登記應及時、準確、完整，以便跟蹤檔案利用效果，統(tǒng)計檔案利用情況。（三）利用效果反饋檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的頻率、范圍、效果及存在的問題等。對于檔案利用效果較好的