PAGE檔案室閱讀室能掛制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室和閱讀室的管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，規(guī)范閱讀室的使用秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有檔案室及閱讀室的管理與使用。（三）基本原則1.檔案管理遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、安全性的原則，確保檔案資料能夠準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的歷史全貌，并得到妥善保護(hù)。2.閱讀室管理遵循方便員工查閱資料、保障信息安全、維護(hù)良好秩序的原則，為員工提供高效、有序的閱讀環(huán)境。二、檔案室管理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集范圍包括但不限于公司各類文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案等具有保存價(jià)值的資料。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案室。（二）檔案整理1.檔案室管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案資料便于查找和管理。2.每份檔案應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，并建立電子目錄，方便查詢和檢索。3.對(duì)破損、褪色或字跡模糊的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案保管1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，分別設(shè)立永久、長(zhǎng)期、短期檔案專柜，并做好標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全可靠。（四）檔案借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案室管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表提供檔案借閱服務(wù)，借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并在復(fù)印件上注明用途和份數(shù)。4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（五）檔案查閱1.員工因工作需要查閱檔案時(shí)，可直接到檔案室進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，保持安靜、整潔的查閱環(huán)境。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助查閱人員進(jìn)行查找和核對(duì)。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（六）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案是否仍需保存。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。三、閱讀室管理（一）閱讀室開(kāi)放時(shí)間閱讀室每周[具體開(kāi)放天數(shù)]開(kāi)放，開(kāi)放時(shí)間為上午[開(kāi)始時(shí)間]下午[結(jié)束時(shí)間]。如有特殊情況需要調(diào)整開(kāi)放時(shí)間，將提前在公司內(nèi)部通知。（二）閱讀室使用登記1.進(jìn)入閱讀室的人員應(yīng)先到管理人員處進(jìn)行登記，填寫(xiě)《閱讀室使用登記表》，注明姓名、部門(mén)、進(jìn)入時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間等信息。2.閱讀室管理人員應(yīng)核實(shí)登記信息，并為進(jìn)入人員提供必要的閱讀指導(dǎo)和幫助。（三）閱讀室秩序維護(hù)1.閱讀室內(nèi)應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、接聽(tīng)手機(jī)或進(jìn)行與閱讀無(wú)關(guān)的活動(dòng)。2.愛(ài)護(hù)閱讀室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備和圖書(shū)資料，不得隨意損壞或丟失。如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。3.閱讀完畢后，應(yīng)將圖書(shū)資料放回原位，并保持桌面整潔。（四）閱讀資料管理1.閱讀室內(nèi)的圖書(shū)資料應(yīng)按照類別進(jìn)行分類擺放，并建立相應(yīng)的目錄索引，方便讀者查找。2.定期對(duì)閱讀資料進(jìn)行清點(diǎn)和整理，及時(shí)補(bǔ)充和更新資料，確保資料的時(shí)效性和完整性。3.對(duì)于珍貴或限量的閱讀資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，限制借閱范圍，并做好借閱記錄。（五）閱讀室安全管理1.閱讀室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保人員和財(cái)產(chǎn)安全。2.嚴(yán)禁在閱讀室內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。3.離開(kāi)閱讀室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備、門(mén)窗等，確保閱讀室安全。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司將定期對(duì)檔案室和閱讀室的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、保管、借閱、查閱情況，閱讀室的開(kāi)放時(shí)間、使用登記、秩序維護(hù)、資料管理、安全管理等情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.對(duì)在檔案室和閱讀室管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反本制度的部門(mén)和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰