PAGE規(guī)范工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修、技術(shù)創(chuàng)新以及各類決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建、維修、拆除等各類工程活動(dòng)所形成的檔案資料管理。（三）定義1.工程檔案：指在工程建設(shè)、管理過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工文件、設(shè)備資料、工程聲像資料等。2.歸檔：將工程建設(shè)過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件材料，按照規(guī)定的時(shí)間、質(zhì)量要求，移交至公司檔案管理部門集中保管的過(guò)程。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工程檔案管理工作，各工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等具體工作，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督檢查。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范：工程檔案應(yīng)全面反映工程建設(shè)全過(guò)程，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，分類科學(xué)、組卷合理，符合檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。3.及時(shí)歸檔、便于利用：工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性；同時(shí)，應(yīng)建立科學(xué)合理的檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、工程檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各工程項(xiàng)目部的檔案管理工作，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.參與重要工程項(xiàng)目檔案管理工作的策劃和協(xié)調(diào)，對(duì)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)接收、保管公司各類工程項(xiàng)目檔案，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開展檔案的編研和開發(fā)利用工作。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.建立健全本項(xiàng)目工程檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作落到實(shí)處。2.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目工程檔案的收集、整理、歸檔工作，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料進(jìn)行分類、組卷、編目，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.按照公司檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的工程檔案移交至公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案管理工作符合相關(guān)規(guī)定和要求。5.配合公司檔案管理部門做好工程檔案的編研、開發(fā)利用等工作，為項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)、技術(shù)改造等提供檔案支持。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)本項(xiàng)目工程檔案管理工作負(fù)總責(zé)，將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理的全過(guò)程，確保檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。2.協(xié)調(diào)解決工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為檔案管理人員提供必要的工作條件和支持。3.審核本項(xiàng)目工程檔案的歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、整理質(zhì)量等，確保檔案符合相關(guān)規(guī)定和要求。4.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，組織對(duì)本項(xiàng)目工程檔案進(jìn)行自查自糾，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)整改，確保工程檔案順利通過(guò)驗(yàn)收。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，熟悉公司工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案的安全和完整。3.按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工程文件材料進(jìn)行分類、組卷、編目，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。5.積極配合公司檔案管理部門做好工程檔案的移交、編研、開發(fā)利用等工作。三、工程檔案的形成與收集（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件等。2.工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、地形測(cè)量圖等。3.工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。4.工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。5.工程合同文件，包括工程總承包合同、分包合同、采購(gòu)合同、監(jiān)理合同等。（二）施工過(guò)程文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄等。2.工程測(cè)量放線記錄、地基處理記錄、基礎(chǔ)施工記錄、主體結(jié)構(gòu)施工記錄等。3.建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告等。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。5.工程施工日志、工程大事記、工程質(zhì)量事故處理記錄等。6.工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程進(jìn)度照片等。7.工程安全管理文件，包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故處理記錄等。8.工程質(zhì)量管理文件，包括質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)制度、質(zhì)量問(wèn)題整改記錄等。9.工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。（三）竣工文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表等。2.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖。3.工程竣工結(jié)算文件，包括工程結(jié)算書、工程量清單、結(jié)算審核報(bào)告等。4.工程質(zhì)量保修書、工程使用說(shuō)明書等。5.工程總結(jié)報(bào)告，包括工程建設(shè)概況、工程技術(shù)特點(diǎn)、工程質(zhì)量情況、工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。（四）設(shè)備資料1.設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備技術(shù)協(xié)議、設(shè)備安裝說(shuō)明書等。2.設(shè)備出廠合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄等。3.設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。4.設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備故障處理記錄等。（五）工程聲像資料1.工程建設(shè)前期的相關(guān)照片、錄像，如工程選址、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案評(píng)審等。2.工程施工過(guò)程中的照片、錄像，如基礎(chǔ)施工、主體結(jié)構(gòu)施工、設(shè)備安裝調(diào)試等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。3.工程竣工驗(yàn)收時(shí)的照片、錄像，如工程全貌、驗(yàn)收會(huì)議等。4.工程建設(shè)過(guò)程中發(fā)生的重大事件、質(zhì)量事故、安全事故等的照片、錄像。（六）收集要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，明確收集范圍、收集時(shí)間和收集要求。2.工程檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案材料的真實(shí)性和原始性。3.對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理，做到字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)注明文件的形成時(shí)間、來(lái)源、作者等信息。5.工程聲像資料應(yīng)圖像清晰、聲音完整，能夠真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，并按照時(shí)間順序或工程進(jìn)度進(jìn)行整理編號(hào)。四、工程檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然規(guī)律和文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于檔案的管理和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序，編號(hào)規(guī)范，裝訂整齊。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.工程前期文件按照文件性質(zhì)分為立項(xiàng)文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、合同文件等。2.施工過(guò)程文件按照專業(yè)分為建筑工程、結(jié)構(gòu)工程、給排水工程、電氣工程、暖通工程等，再按照施工階段和文件內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。3.竣工文件按照文件類型分為竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、竣工結(jié)算文件、質(zhì)量保修書等。4.設(shè)備資料按照設(shè)備類型分為通用設(shè)備、專用設(shè)備等，再按照設(shè)備采購(gòu)、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)等階段進(jìn)行整理。5.工程聲像資料按照工程建設(shè)階段分為前期準(zhǔn)備、施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收等類別。（三）組卷方法1.工程前期文件按照項(xiàng)目進(jìn)行組卷，同一項(xiàng)目的文件材料集中組卷。2.施工過(guò)程文件按照單位工程進(jìn)行組卷，每個(gè)單位工程的文件材料按照施工順序和專業(yè)分類進(jìn)行組卷。3.竣工文件按照單位工程進(jìn)行組卷，每個(gè)單位工程的竣工文件單獨(dú)組卷。4.設(shè)備資料按照設(shè)備臺(tái)套進(jìn)行組卷，同一設(shè)備的相關(guān)資料集中組卷。5.工程聲像資料按照工程建設(shè)階段和內(nèi)容進(jìn)行組卷，每個(gè)階段的聲像資料單獨(dú)組卷。（四）編目要求1.編制檔案卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容，序號(hào)應(yīng)按照卷內(nèi)文件排列順序編寫。2.編制檔案卷內(nèi)備考表，備考表應(yīng)包括卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)、組卷日期、整理人、檢查人等內(nèi)容。3.編制檔案封面，封面應(yīng)包括工程名稱、項(xiàng)目編號(hào)、檔案類別、案卷題名、編制單位、編制日期等內(nèi)容。4.編制檔案脊背，脊背應(yīng)包括檔號(hào)、年度、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。（五）裝訂要求1.工程檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照順序排列，左邊和下邊應(yīng)對(duì)齊，裝訂邊距應(yīng)符合檔案管理的要求。（六）歸檔要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交至公司檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。2.移交的工程檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，編目清晰，裝訂整齊。3.公司檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的工程檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回工程項(xiàng)目部進(jìn)行整改，直至符合要求為止。4.工程檔案移交后，工程項(xiàng)目部應(yīng)保留一套與移交檔案內(nèi)容一致的副本，以備查閱和利用。五、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.對(duì)工程檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于檔案的查找和利用。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。（二）利用要求1.公司各部門因工作需要查閱工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.外單位因工作需要查閱公司工程檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，查閱過(guò)程中應(yīng)派專人陪同。5.檔案管理部門應(yīng)積極開展工程檔案的編研和開發(fā)利用工作，為公司的工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供檔案支持和服務(wù)。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循國(guó)家和地方有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)、方針政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案鑒定工作的合法性和規(guī)范性。2.從公司的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)工程檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。3.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、歷史作用等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織公司成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司工程檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)反映公司重要工程建設(shè)項(xiàng)目、具有重大歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值以及涉及公司核心機(jī)密的檔案，應(yīng)永久保存。2.對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保存，保存期限一般為[X]年。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。失去保存價(jià)值的檔案包括：已過(guò)保存期限且無(wú)查考利用價(jià)值的檔案；重復(fù)、多余或內(nèi)容不完整的檔案；與現(xiàn)行政策法規(guī)、公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的檔案等。（四）鑒定程序1.檔案管理部門每年定期對(duì)工程檔案進(jìn)行清查核對(duì)，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行初步篩選，并填寫檔案鑒定申請(qǐng)表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定申請(qǐng)表進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查。3.檔案鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，提出檔案的存毀意見，并填寫檔案鑒定意見書。4.