PAGE鄭州人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司人事檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、可靠，如實反映員工的工作經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，保護員工個人隱私，防止檔案信息泄露。4.及時更新原則：隨著員工工作變動、業(yè)績考核、獎懲等情況的發(fā)生，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：清晰、完整地復(fù)印員工身份證正反面。3.學歷證書復(fù)印件：提供最高學歷的畢業(yè)證書、學位證書復(fù)印件。4.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：如有專業(yè)技術(shù)資格，需提供相應(yīng)證書復(fù)印件。5.職業(yè)資格證書復(fù)印件：如從事特定職業(yè)，需提供相關(guān)職業(yè)資格證書復(fù)印件。（二）工作經(jīng)歷1.入職登記表：詳細記錄員工入職時間、崗位、薪資等信息。2.工作變動記錄：包括崗位調(diào)動、晉升、降職等情況的記錄，注明變動時間、原因及相關(guān)審批文件。3.培訓記錄：記錄員工參加公司內(nèi)部培訓、外部培訓的情況，包括培訓名稱、時間、地點、培訓內(nèi)容等。（三）考核與獎懲1.績效考核記錄：每年的績效考核結(jié)果，包括考核等級、考核評語、績效獎金等。2.獎懲記錄：記錄員工獲得的獎勵和受到的處罰情況，包括獎勵名稱、時間、原因，處罰種類、時間、原因及相關(guān)審批文件。（四）勞動合同員工與公司簽訂的勞動合同文本。（五）其他資料1.員工體檢報告：定期的員工體檢報告。2.員工離職證明：員工離職時開具的離職證明。3.其他與員工人事相關(guān)的重要資料。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.新員工入職時，人力資源部門負責收集其個人基本信息、學歷證書、身份證復(fù)印件等相關(guān)資料，并指導員工填寫入職登記表。2.員工工作過程中，人力資源部門及時收集其工作變動記錄、培訓記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等資料。3.員工離職時，人力資源部門負責收回其工作證、門禁卡等物品，并收集離職證明等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.人力資源部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別進行編號，建立檔案目錄。2.將每份檔案資料按照順序排列，確保資料的完整性和準確性。3.對重要資料進行備份，如采用電子文檔形式保存，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案保管（一）保管部門公司人事檔案由人力資源部門指定專人負責保管，設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案存放安全。（二）保管設(shè)施檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，配備檔案柜、空調(diào)、除濕機等設(shè)備，保證檔案存放環(huán)境適宜。（三）檔案借閱1.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間、借閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到人力資源部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，需重新辦理申請手續(xù)。2.外部借閱：因特殊原因需將檔案借閱給外部單位或個人的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并簽訂保密協(xié)議。借閱期限嚴格按照批準時間執(zhí)行，借閱結(jié)束后及時歸還。（四）檔案歸還借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案資料是否齊全、完整，如有缺失或損壞，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責任。（五）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，任何人不得私自查閱、復(fù)印、拍照檔案資料。3.在檔案整理、保管、借閱等過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風險，應(yīng)及時采取措施進行處理。五、檔案更新與維護（一）定期更新人力資源部門定期對人事檔案進行更新，一般每半年進行一次全面檢查和更新，確保檔案內(nèi)容與員工實際情況相符。（二）動態(tài)維護1.員工工作發(fā)生變動時，人力資源部門應(yīng)及時更新其檔案中的工作經(jīng)歷、崗位信息等。2.員工績效考核結(jié)果、獎懲情況發(fā)生變化時，應(yīng)在檔案中及時記錄。3.員工學歷、專業(yè)技術(shù)資格等信息如有變更，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，及時更新檔案。（三）檔案審核人力資源部門定期對人事檔案進行審核，重點審核檔案內(nèi)容的真實性、完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門或員工核實，并進行整改。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司領(lǐng)導有權(quán)查閱員工人事檔案，了解員工基本情況和工作表現(xiàn)。2.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱檔案，但應(yīng)嚴格遵守查閱范圍和審批程序。3.其他部門因工作需要查閱檔案，需經(jīng)人力資源部門負責人批準，并在指定地點查閱。（二）利用方式1.為公司人力資源決策提供依據(jù)，如員工晉升、崗位調(diào)配、培訓發(fā)展等。2.協(xié)助解決勞動糾紛、人事爭議等問題，提供相關(guān)檔案資料作為證據(jù)。3.其他合法合規(guī)的利用方式。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其人事檔案保存[X]年，超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的檔案可進行銷毀。2.檔案資料因損壞、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存的，經(jīng)鑒定后可進行銷毀。（二）銷毀程序1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由人力資源部門會同相關(guān)部門共同進行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，記錄材料應(yīng)存檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負責人擔任組長成員包括財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員，負責對人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、借閱、更新、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案內(nèi)容的真實性、完整性和準確性。3.檔案管理人員的工作規(guī)范和保密情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年度進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理的某些環(huán)節(jié)或部分檔案進行不定期抽查。（四）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改