PAGE檔案移交接收工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案移交接收工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案的移交接收管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的歸口管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時、準(zhǔn)確、完整地收集、整理本部門的檔案，確保檔案內(nèi)容真實、可靠。3.安全保密原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮公司各項工作的需要，便于檔案的查閱、利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、檔案移交（一）移交范圍1.公司在各項工作活動中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像材料等各種載體形式的檔案，包括但不限于：行政管理檔案：如公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)管理檔案：如市場營銷檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量控制檔案、物資采購檔案、項目管理檔案等。特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像、電子文件等。2.公司撤銷、合并、分立時，原單位的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行移交。（二）移交時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向公司綜合管理部門移交。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時移交。3.人員離職時，應(yīng)在辦理離職手續(xù)前，將個人保管的檔案全部移交至公司綜合管理部門。（三）移交要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，編制檔案目錄，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.移交的檔案應(yīng)符合質(zhì)量要求，字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體完好無損。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行整理，并確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性。4.移交檔案時，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。（四）移交手續(xù)1.移交部門將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并提交給公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.審核無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字蓋章，完成檔案移交手續(xù)?！稒n案移交清單》一式兩份，移交部門和綜合管理部門各留存一份。三、檔案接收（一）接收職責(zé)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的接收工作，指定專人負(fù)責(zé)接收檔案，并對接收的檔案進(jìn)行審核、登記、整理和保管。（二）接收程序1.接收人員收到移交部門提交的檔案及《檔案移交清單》后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、質(zhì)量等是否符合要求。2.對符合要求的檔案，接收人員應(yīng)在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案妥善保管。3.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，接收人員應(yīng)及時與移交部門聯(lián)系，要求其限期整改。整改完成后，重新辦理移交手續(xù)。（三）接收登記1.接收人員應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《檔案接收登記簿》，記錄檔案的移交部門、移交時間、檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案接收登記簿》應(yīng)定期進(jìn)行核對和更新，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄。3.會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理，編制會計檔案目錄。4.電子檔案應(yīng)按照其存儲格式和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.整理好的檔案應(yīng)按照規(guī)定的裝具進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊美觀和便于保管。五、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列存放，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。4.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案鑒定1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。4.對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外單位因特殊情況需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、目的、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門對申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱或借閱服務(wù)。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.借閱檔案的期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《檔案利用登記簿》，記錄利用時間、利用人、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息。2.《檔案利用登記簿》應(yīng)定期進(jìn)行核對和統(tǒng)計，以便掌握檔案的利用情況。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計應(yīng)包括檔案的數(shù)量、種類、整理情況、保管情況、利用情況等方面的內(nèi)容。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計，填寫《檔案統(tǒng)計報表》，并報送公司綜合管理部門。2.《檔案統(tǒng)計報表》應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。3.公司綜合管理部門應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為公司檔案管理工作提供決策依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定等功能，方便檔案的管理和利用。3.加強(qiáng)對檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。4.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門的檔案移交接收工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案移交接收工作是否及時、準(zhǔn)確、完整。2.檔案整理是否符合要求。3.檔案保管是否安全、規(guī)范。4.檔案利用是否符合規(guī)定。5.檔案信息化管理是否正常運(yùn)行。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司綜合管理部門每年對各部門的檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對各部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行專項檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司綜合管理部門應(yīng)及時下達(dá)《整