PAGE畜牧站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)畜牧站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在畜牧工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于畜牧站各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：畜牧站檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存檔案。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映畜牧站的工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋畜牧站工作的各個(gè)方面，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室負(fù)責(zé)畜牧站檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善畜牧站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、征集畜牧站各部門形成的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全保管，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為畜牧站各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的利用工作，提供有關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍畜牧站檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)文件：上級(jí)主管部門下發(fā)的與畜牧工作有關(guān)的文件、通知、指示等。2.畜牧站文件：畜牧站制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.業(yè)務(wù)檔案：畜牧養(yǎng)殖技術(shù)資料、動(dòng)物疫病防治檔案、畜牧項(xiàng)目申報(bào)與實(shí)施檔案、種畜禽管理檔案等。4.人事檔案：干部職工的履歷表、工資檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。5.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.聲像檔案：畜牧站工作中的照片、錄像、錄音等。7.實(shí)物檔案：畜牧站獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、錦旗等。(二)收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損或褪色的應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案號(hào)、題名、日期、保管期限等，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、鼠夾等。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查找。2.對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映畜牧站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)畜牧站工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)畜牧站工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)畜牧站工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定其是否具有保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價(jià)值等方面的異同，確定其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀前，應(yīng)報(bào)經(jīng)畜牧站領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍畜牧站檔案的利用范圍包括但不限于以下方面：1.為畜牧站各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.為畜牧養(yǎng)殖技術(shù)推廣、動(dòng)物疫病防治等業(yè)務(wù)工作提供技術(shù)支持。3.為干部職工的考核、晉升、獎(jiǎng)懲等提供檔案依據(jù)。4.為社會(huì)各界提供有關(guān)畜牧工作的信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要，利用者可辦理借閱手續(xù)，將檔案借出使用，但應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，綜合檔案室可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱檔案：利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：利用者應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、檔案名稱、復(fù)制內(nèi)容等內(nèi)容，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用。（四）利用監(jiān)督1.綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)。2.利用者應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓檔案。3.如發(fā)現(xiàn)利用者違反檔案利用規(guī)定，綜合檔案室應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立畜牧站檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)畜牧站現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合畜牧站檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程查詢。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)保證掃描圖像清晰