PAGE董事會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強董事會檔案管理，確保董事會文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高董事會工作效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司董事會及其下屬各專門委員會在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：董事會檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映董事會工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，文件格式規(guī)范。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）董事會辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)董事會日常文件資料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.協(xié)助董事會及各專門委員會組織會議，并負(fù)責(zé)會議文件的起草、記錄、整理和歸檔。3.按照檔案管理要求，對檔案進行分類、編號、編目和裝訂，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案資料匯編。7.對超過保管期限的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定進行銷毀處理。8.參與公司檔案管理信息化建設(shè)，推進檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，保障檔案管理工作所需的人力、物力和財力。3.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。4.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)公司檔案的數(shù)字化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的有效存儲和便捷利用。6.對公司重大項目、重要活動等形成的檔案進行重點管理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。7.負(fù)責(zé)公司檔案的安全管理，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保檔案實體和信息安全。（三）董事會成員及各專門委員會委員職責(zé)1.董事會成員及各專門委員會委員在履行職責(zé)過程中，應(yīng)妥善保管涉及董事會工作的各類文件資料，并及時交董事會辦公室歸檔。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或遺失檔案資料。3.在工作中需要查閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類董事會檔案分為以下幾大類：1.會議文件類：包括董事會會議、臨時董事會會議、各專門委員會會議的通知、議程、會議記錄、決議、紀(jì)要等文件資料。2.議案提案類：董事會及各專門委員會審議的各類議案、提案、報告及相關(guān)材料。3.決策參考類：為董事會決策提供參考的政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、市場分析、調(diào)研報告等資料。4.重要文件類：董事會發(fā)布的重要文件、決議、決定、公告等。5.往來信函類：董事會與上級主管部門、股東、其他相關(guān)單位及個人之間的往來信函、傳真、電子郵件等。6.資質(zhì)證書類：董事會成員及公司相關(guān)人員的資質(zhì)證書、榮譽證書等。7.其他類：不屬于上述分類的其他與董事會工作相關(guān)的文件資料。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，用兩位大寫英文字母表示，如“HY”表示會議文件類，“YA”表示議案提案類等。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“0001”“0002”等。例如，2023年形成的第5份會議文件的編號為“2023HY0005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.董事會會議、臨時董事會會議、各專門委員會會議的所有文件資料，包括會議通知、會議議程、會議簽到表、會議記錄、會議決議、會議紀(jì)要、會議錄音、錄像等。2.董事會及各專門委員會審議的各類議案、提案、報告及相關(guān)附件，包括議案草案、提案說明、可行性研究報告、專家論證意見、審計報告、法律意見書等。3.為董事會決策提供參考的政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、市場分析、調(diào)研報告等資料，包括政府部門發(fā)布的文件、行業(yè)協(xié)會的報告、市場研究機構(gòu)的分析報告、公司內(nèi)部的調(diào)研成果等。4.董事會發(fā)布的重要文件、決議、決定、公告等，包括董事會決議公告、董事會工作報告、董事會年度工作計劃、董事會年度工作總結(jié)等。5.董事會與上級主管部門、股東、其他相關(guān)單位及個人之間的往來信函、傳真、電子郵件等，包括請示、報告、批復(fù)、函件、通知等。6.董事會成員及公司相關(guān)人員的資質(zhì)證書、榮譽證書等。7.其他與董事會工作相關(guān)的文件資料，如董事會工作制度、議事規(guī)則、工作流程等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、裁剪、損毀。對于破損或褪色的文件資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，確保文件的可讀性和可追溯性。電子文件的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對于重要文件資料，應(yīng)在收集后及時進行登記，并注明文件的名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件資料進行分類整理。同一類別的文件資料應(yīng)按照時間順序排列，不同類別的文件資料應(yīng)分別存放。2.對于每份文件資料，應(yīng)進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片或錄入電子檔案管理系統(tǒng)。檔案目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、文件日期、文件來源、保管期限等信息。3.對文件資料進行裝訂時，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件資料的整齊、牢固。對于紙張較大的文件資料，應(yīng)進行折疊或裁剪，使其大小與檔案盒相適應(yīng)。4.對于電子文件，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。電子文件的命名應(yīng)簡潔明了，反映文件的內(nèi)容和日期。同時，應(yīng)建立電子文件索引，便于查詢和利用。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.董事會會議文件資料應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.議案提案類文件資料應(yīng)在審議通過或決定終止后[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.決策參考類文件資料應(yīng)在收集后及時歸檔。4.重要文件類文件資料應(yīng)在發(fā)布后[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.往來信函類文件資料應(yīng)在收到或發(fā)出后[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.資質(zhì)證書類文件資料應(yīng)在取得后及時歸檔。7.其他類文件資料應(yīng)在形成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文件資料移交董事會辦公室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.董事會辦公室對移交的文件資料進行審核，檢查文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求補充或更正。3.審核無誤后，董事會辦公室按照檔案編號規(guī)則對文件資料進行編號，并將其歸入相應(yīng)的檔案類別中。同時，在檔案目錄卡片或電子檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息。4.將歸檔后的文件資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息。檔案盒應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，按照類別和年份順序排列存放。（三）保管期限董事會檔案的保管期限分為永久、定期兩種。具體保管期限如下：1.永久保管：董事會決議、決定、公告等重要文件。公司章程、股東名冊、董事會工作制度、議事規(guī)則等公司重要規(guī)章制度。董事會成員及公司相關(guān)人員的資質(zhì)證書、榮譽證書等重要文件。涉及公司重大權(quán)益、重大資產(chǎn)處置、重大訴訟等重要事項的文件資料。2.定期保管：董事會會議文件資料、議案提案類文件資料、決策參考類文件資料、往來信函類文件資料等，保管期限為[X]年。其他類文件資料，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案柜中，按照類別和年份順序排列存放，便于查找和利用。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀、破損等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。4.電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)分別存放在不同的地點。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護和更新，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。6.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)進行登記。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱董事會檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交董事會辦公室審批。2.董事會辦公室對查閱申請表進行審核，根據(jù)查閱內(nèi)容確定查閱范圍，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得擅自涂改、抽取、損毀檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)董事會辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案及時歸還董事會辦公室，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱董事會檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交董事會辦公室審批。2.董事會辦公室對借閱申請表進行審核，根據(jù)借閱內(nèi)容確定借閱范圍和期限，并報董事會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失或損壞，應(yīng)及時向董事會辦公室報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)將檔案及時歸還董事會辦公室，并在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。董事會辦公室應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員溝通解決。（三）特殊情況查閱與借閱1.因公司外部審計、法律訴訟等特殊情況需要查閱或借閱董事會檔案的，應(yīng)提供相關(guān)證明文件，并按照公司規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。2.涉及國家機密或公司商業(yè)秘密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定進行查閱和借閱管理，確保檔案信息的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.董事會辦公室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，組成檔案鑒定小組，由董事會辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案編號、檔案名稱、檔案日期、檔案來源、保管期限等信息。檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點進行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。