PAGE山西會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強山西會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)，結合本省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山西省行政區(qū)域內(nèi)的國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的會計檔案管理。（三）定義本制度所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。單位應當加強對會計檔案管理工作的領導，建立健全會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，明確各部門的職責分工，確保會計檔案管理工作有序開展。2.依法管理原則。會計檔案管理應當嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保會計檔案的合法性、真實性和完整性。3.安全保密原則。單位應當采取必要的安全防護措施，保證會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、損壞、丟失或泄露。同時，應當嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密和商業(yè)秘密的會計檔案進行妥善保管。二、會計檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。4.其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）收集要求1.單位的會計機構或會計人員應當按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定，及時收集、整理本單位的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計資料，并定期交本單位檔案機構或檔案工作人員統(tǒng)一保管。2.各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。3.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計機構臨時保管一年，再移交單位檔案機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)單位檔案管理機構同意。單位會計機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。（三）整理方法1.會計憑證的整理去掉憑證中的金屬物，如訂書釘、回形針等。對憑證進行分類，按照收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的順序排列，同類憑證按照編號順序排列。檢查憑證的張數(shù)、附件是否齊全，編號是否連續(xù)，確保憑證的完整性。按照記賬憑證的編號順序，將記賬憑證及其所附原始憑證折疊整齊，加具封面和封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。在憑證封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由會計主管人員和保管人員簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理檢查賬簿是否齊全，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。按照賬簿的種類和編號順序排列，對于活頁式賬簿，應抽出空白頁，并在使用頁碼欄填寫使用頁碼。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份，并由記賬人員和會計主管人員簽名或蓋章。3.財務會計報告的整理按照月度、季度、半年度、年度財務會計報告的順序排列，檢查報告的種類是否齊全，內(nèi)容是否完整。在財務會計報告封面上注明單位名稱、年度、月份、報告種類，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。4.其他會計資料的整理對銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料進行分類整理，按照時間順序排列。在每份資料上注明單位名稱、日期、內(nèi)容，并由相關人員簽名或蓋章。三、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務會計報告保管期限為：月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告保管期限為永久。4.其他會計資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書保管期限為永久。（二）保管要求1.單位應當設置專門的會計檔案室或檔案柜，用于存放會計檔案。會計檔案室應當具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防高溫等條件，確保會計檔案的安全。2.會計檔案應當按照保管期限分類存放，同一保管期限的會計檔案應當集中存放，并建立會計檔案目錄，便于查找和利用。3.單位應當定期對會計檔案進行檢查和核對，確保會計檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、變質等情況時，應當及時采取補救措施。4.電子會計檔案應當與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。單位應當對電子會計檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，確保電子會計檔案的質量。5.單位委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的保管要求及相應責任。四、會計檔案的利用（一）查閱與復制1.單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度，嚴格按照規(guī)定的程序辦理查閱、復制手續(xù)。2.單位內(nèi)部人員查閱會計檔案時，應當經(jīng)會計主管人員或單位負責人批準，并填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，也不得抽換會計憑證、賬簿、報表等資料。3.單位外部人員查閱會計檔案時，應當持有單位介紹信，并經(jīng)單位負責人批準。查閱人員應當在指定地點查閱，并由專人負責陪同。查閱人員需要復制會計檔案的，應當經(jīng)單位負責人批準，并按照規(guī)定的程序辦理復制手續(xù)。復制的會計檔案應當加蓋單位公章，并注明復制日期、復制內(nèi)容、復制人員等信息。4.單位應當根據(jù)查閱、復制會計檔案的情況，及時登記會計檔案查閱、復制登記簿，記錄查閱、復制的時間、內(nèi)容、人員等信息，以備查考。（二）借出1.會計檔案原則上不得借出。如有特殊需要，經(jīng)單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。2.借出的會計檔案應當在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，并由會計檔案管理人員進行核對，確保會計檔案的完整無損。3.借出會計檔案期間，借閱人員應當妥善保管會計檔案，不得擅自轉借、涂改、損壞、丟失會計檔案。如因保管不善造成會計檔案損壞、丟失的，借閱人員應當承擔相應的責任。五、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。2.會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。3.會計檔案鑒定小組應當對保管期滿的會計檔案進行全面審查，重點審查會計檔案的合法性、真實性、完整性和保管價值。對于仍有保存價值的會計檔案，應當繼續(xù)保管；對于確無保存價值的會計檔案，應當提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經(jīng)辦人、會計管理機構經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。2.保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。3.建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單位應當建立健全會計檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，加強對會計檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。2.單位會計機構應當定期對本單位的會計檔案進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.單位檔案管理機構應當定期對會計檔案的保管、利用等情況進行檢查，確保會計檔案管理工作符合本制度的規(guī)定。（二）外部監(jiān)督1.財政部門應當加強對單位會計檔案管理工作的監(jiān)督檢查，依法對單位會計檔案管理工作中的違法行為進行處罰。2.審計機關在審計過程中，應當對被審計單