PAGE旅游公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本旅游公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)拓展、客戶服務(wù)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本旅游公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、客戶資料、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。7.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案工作的順利開(kāi)展。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交綜合管理部。4.在工作中積極配合綜合管理部做好檔案的查詢、借閱等工作。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋旅游業(yè)務(wù)合同、行程安排、客戶信息、供應(yīng)商資料、旅游產(chǎn)品資料等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：有市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料、促銷活動(dòng)方案等。5.其他檔案：如員工培訓(xùn)檔案、榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別+流水號(hào)”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表業(yè)務(wù)檔案等。4.流水號(hào)：按順序依次編號(hào)，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，2023年行政檔案中的第一份文件編號(hào)為“2023A0001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制備份，以防止丟失。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。4.對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，并與原件一并保存。5.按照一定的順序?qū)n案資料裝訂成冊(cè)，或裝入檔案盒。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.行政檔案應(yīng)在文件辦理完畢后一周內(nèi)歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行歸檔，在次年上半年內(nèi)完成歸檔工作。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史記錄、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大業(yè)務(wù)合同等。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，分為3年、5年、10年、15年等不同期限。3.保管期限自檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。（三）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，上架排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案應(yīng)保持整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱和編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向綜合管理部出具借條，并妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。3.借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.外單位人員查閱或借閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或借閱，并嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)，并存檔備查。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，方便檔案的管理和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.綜合管理部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)檔案的變動(dòng)情況，及時(shí)更新檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔