PAGE檔案移交制度編制依據一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，規(guī)范檔案移交工作，根據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在各項工作活動中形成的、具有保存價值的各種門類和載體的檔案移交管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：移交的檔案應真實反映公司各項工作活動的歷史面貌，保持檔案的完整性。3.及時準確原則：檔案移交應按照規(guī)定的時間和要求進行，確保檔案信息的及時、準確傳遞。4.安全保密原則：在檔案移交過程中，要確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、編制依據（一）法律法規(guī)1.《中華人民共和國檔案法》：該法是我國檔案管理的基本法律，對檔案的收集、整理、保管、利用、移交等方面作出了明確規(guī)定。本制度依據該法的相關條款，確保公司檔案移交工作符合法律要求。2.《中華人民共和國保守國家秘密法》：檔案中可能包含公司的機密信息，因此在檔案移交過程中，必須嚴格遵守保密法的規(guī)定，防止機密信息泄露。3.其他相關法律法規(guī)：如《中華人民共和國公司法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《機關檔案管理規(guī)定》等，這些法律法規(guī)從不同角度對檔案管理工作提出了要求，本制度在編制過程中充分參考了這些法律法規(guī)的相關內容。（二）行業(yè)標準1.《歸檔文件整理規(guī)則》：該標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法，本制度依據此標準，對公司檔案的整理和移交要求進行了明確，確保檔案整理符合行業(yè)規(guī)范。2.《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》：隨著信息技術的發(fā)展，電子文件在公司檔案中所占比例越來越大。本制度依據該規(guī)范，對電子檔案的移交要求進行了詳細規(guī)定，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。3.其他行業(yè)標準：如《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《文書檔案保管期限表》等，這些標準為公司檔案移交制度的編制提供了具體的操作指南和參考依據。三、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司在行政管理、業(yè)務管理、財務管理等各項工作中形成的各類文件材料，包括上級文件、公司發(fā)文、會議文件、請示報告、合同協議等。2.公司內部各部門之間的往來文件、工作記錄、統計報表等。（二）科技檔案1.公司在科研、生產、技術改造等活動中形成的各類技術文件材料，包括項目立項報告、可行性研究報告、設計圖紙、工藝文件、技術總結等。2.公司引進的新技術、新設備的相關文件材料，包括技術合同、設備說明書、安裝調試記錄等。（三）會計檔案1.公司在財務管理活動中形成的各類會計憑證、會計賬簿、財務報表等。2.公司財務審計、稅務申報等相關文件材料。（四）人事檔案1.公司員工的個人基本信息、履歷材料、考核評價材料、工資福利材料、獎懲材料等。2.公司員工的勞動合同、培訓記錄、職稱評定材料等。（五）電子檔案1.公司在各項工作活動中形成的電子文件，包括辦公自動化系統生成的文件（如電子公文）、業(yè)務系統產生的數據文件（如生產報表、銷售數據等）、電子郵件等。2.經過整理和歸檔的電子檔案備份存儲介質，如光盤、磁帶等。四、檔案移交流程（一）檔案整理1.各部門負責對本部門形成的檔案進行收集、整理和分類。按照檔案的形成時間、來源、內容等要素進行分類，確保檔案的系統性和完整性。2.檔案整理應遵循《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，對文件進行裝訂、編頁、編號、編目等操作，編制檔案目錄。（二）檔案鑒定1.各部門對整理后的檔案進行初步鑒定。根據檔案的保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期、短期三種。2.公司檔案管理部門組織相關人員對各部門移交的檔案進行審核鑒定，對保管期限不準確或檔案內容不完整的，提出整改意見，要求相關部門進行補充完善。（三）檔案移交1.各部門在檔案整理和鑒定工作完成后，按照規(guī)定的時間將檔案移交至公司檔案管理部門。移交時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數量、保管期限等信息。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對，確保移交清單與實際檔案一致。核對無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認。（四）檔案存儲1.檔案管理部門按照檔案的類別、保管期限等進行分類存儲。對于紙質檔案，應存放在專門的檔案庫房，按照檔案架位進行排列；對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全存儲。五、檔案移交責任（一）移交部門責任1.負責本部門檔案的收集、整理、鑒定和移交工作，確保檔案的真實、完整和準確。2.按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交檔案，不得拖延或拒絕移交。3.在檔案移交過程中，對檔案信息的安全保密負責，不得泄露檔案中的機密信息。（二）檔案管理部門責任1.負責接收各部門移交的檔案，對檔案進行核對、整理、存儲和保管。2.建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現和解決檔案管理中存在的問題。（三）監(jiān)督檢查責任1.公司內部審計部門負責對檔案移交制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期對各部門的檔案管理工作進行審計。2.對違反檔案移交制度的行為，提出整改意見，并追究相關人員的責任。六、檔案利用與保密（一）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照規(guī)定的程序和要求提供檔案查閱服務，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。3.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經公司分管領導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（二）檔案保密1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，對檔案管理人員進行保密教育，提高保密意識。2.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格限制查閱和使用范圍。3.檔案管理人員不得私自泄露檔案中的機密信息，如有違反，