PAGE文書檔案歸口管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案由公司綜合管理部門統(tǒng)一歸口管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：各部門應(yīng)如實(shí)歸檔，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和存儲(chǔ)方式，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用。二、文書檔案的分類與歸檔范圍（一）分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等會(huì)議文件，公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔等。3.人事管理類：包含員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事任免等文件。4.財(cái)務(wù)管理類：涉及財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證及賬簿、資金往來(lái)等資料。5.黨群工作類：如黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)活動(dòng)、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。（二）歸檔范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司對(duì)外發(fā)出的各類文件、函件、報(bào)告、報(bào)表等。3.公司內(nèi)部各部門在工作中形成的各類文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司召開的各類會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。5.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。7.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。8.公司的基建項(xiàng)目、設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)研發(fā)等方面的文件。9.公司的企業(yè)文化建設(shè)、宣傳報(bào)道等方面的資料。10.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。三、文書檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)形成各類文書檔案，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文書檔案應(yīng)使用統(tǒng)一格式的紙張和書寫工具，字跡清晰、工整，不得隨意涂改。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可追溯性。（二）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門文書檔案收集的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集、整理和歸檔工作。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門收集的文書檔案進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件應(yīng)及時(shí)收集歸檔，一般每月末進(jìn)行一次集中整理。2.重要會(huì)議、重大活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在一周內(nèi)將會(huì)議文件、活動(dòng)資料收集整理完畢并歸檔。3.合同、協(xié)議等文件在簽訂后，應(yīng)立即將原件及相關(guān)附件收集歸檔。四、文書檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.文書檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.每份文件應(yīng)按照其形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行編號(hào)，確保文件編號(hào)的唯一性。3.對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證文件的完整性。4.電子文件應(yīng)按照其存儲(chǔ)路徑進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。（二）歸檔流程1.各部門收集整理好的文書檔案，應(yīng)填寫《文書檔案歸檔清單》，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。2.將填寫好的《文書檔案歸檔清單》及檔案原件一并提交給綜合管理部門。3.綜合管理部門對(duì)提交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案清單與檔案原件是否一致，檔案整理是否符合要求。4.審核通過(guò)后，綜合管理部門將檔案進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引。五、文書檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放文書檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品及檔案裝具等。（二）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等會(huì)議文件，公司規(guī)章制度等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年至50年，主要包括公司的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。4.短期保管的檔案為1年至10年，主要包括一般性的文件、報(bào)表等。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，溫濕度符合要求。2.對(duì)檔案裝具進(jìn)行定期清理和維護(hù)，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確保檔案的安全。六、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文書檔案，應(yīng)填寫《文書檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的文件，查閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在綜合管理部門指定的地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案庫(kù)房。3.外部單位查閱公司文書檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記1.綜合管理部門應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)在《文書檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，歸還檔案時(shí)，綜合管理部門應(yīng)檢查檔案是否完好無(wú)損。（三）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可以復(fù)印、摘錄檔案中的相關(guān)內(nèi)容，但應(yīng)注明出處，并經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.如需將檔案帶出公司查閱或使用，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)一周。3.外部單位如需利用公司文書檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，與公司簽訂保密協(xié)議，并支付相應(yīng)的費(fèi)用。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.文書檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.公司成立文書檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息