PAGE派出所檔案查詢制度一、總則（一）目的為規(guī)范派出所檔案查詢工作，保障公民、法人和其他組織依法獲取派出所檔案信息，維護(hù)檔案信息安全，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《公安機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本派出所實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本派出所檔案的查詢申請、受理、查詢、反饋等工作環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公安機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定開展檔案查詢工作，確保查詢活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查詢過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，保護(hù)檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.便民高效原則簡化查詢流程，提高查詢效率，為申請人提供便捷、高效的服務(wù)，保障申請人的合法權(quán)益。二、檔案查詢范圍（一）可查詢檔案類別1.治安管理檔案包括案件受理、立案、調(diào)查、處理等環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，如接警記錄、詢問筆錄、現(xiàn)場勘查記錄、處罰決定書等。2.戶籍管理檔案涵蓋常住人口、暫住人口、出生登記、死亡注銷、戶口遷移等戶籍業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的檔案資料，如居民戶口簿、戶籍證明、遷移證等。3.出入境管理檔案涉及護(hù)照、簽證、港澳臺通行證等出入境證件申請、審批、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的檔案，如申請表、審批表、證件簽發(fā)記錄等。4.其他公安業(yè)務(wù)檔案根據(jù)實(shí)際工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可查詢的其他與公安業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。（二）限制查詢檔案類別1.涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密的檔案嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定，禁止查詢此類檔案。2.正在偵查、起訴、審判的刑事案件檔案在案件偵查、起訴、審判期間，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得查詢相關(guān)檔案信息，以確保司法工作的順利進(jìn)行。3.其他依法限制查詢的檔案根據(jù)法律法規(guī)和公安機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定，對特定情況下的檔案查詢進(jìn)行限制。三、查詢申請（一）申請人資格1.公民本人可憑有效身份證件查詢本人相關(guān)的公安檔案信息。委托他人查詢的，受托人應(yīng)提供委托人的有效身份證件、授權(quán)委托書以及受托人的有效身份證件。2.法人和其他組織可由其法定代表人或負(fù)責(zé)人憑單位介紹信、本人有效身份證件查詢本單位相關(guān)的公安檔案信息。委托他人查詢的，受托人應(yīng)提供單位介紹信、授權(quán)委托書、法定代表人或負(fù)責(zé)人的有效身份證件以及受托人的有效身份證件。（二）申請方式1.現(xiàn)場申請申請人可直接到本派出所檔案管理部門提交查詢申請，填寫《派出所檔案查詢申請表》，詳細(xì)說明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.網(wǎng)上申請本派出所應(yīng)逐步建立網(wǎng)上檔案查詢平臺，申請人可通過互聯(lián)網(wǎng)登錄平臺，按照系統(tǒng)提示填寫申請信息，上傳相關(guān)證明材料，提交查詢申請。（三）申請材料1.有效身份證件公民需提供居民身份證、臨時居民身份證等；法人和其他組織需提供營業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人或負(fù)責(zé)人身份證明等。2.授權(quán)委托書（委托他人查詢時提供）明確委托事項、委托權(quán)限、委托期限等內(nèi)容，并由委托人簽字或蓋章。3.其他證明材料根據(jù)查詢目的和查詢內(nèi)容的不同，可能需要提供相關(guān)的證明文件，如案件當(dāng)事人需提供與案件相關(guān)的證明材料，律師查詢需提供律師執(zhí)業(yè)證書、律師事務(wù)所證明等。四、受理與審核（一）受理檔案管理部門收到查詢申請后，應(yīng)及時對申請材料進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括申請材料是否齊全、有效，申請信息是否完整、準(zhǔn)確等。對符合受理條件的申請，予以受理，并出具《派出所檔案查詢受理回執(zhí)》；對不符合受理條件的申請，應(yīng)向申請人說明理由，并一次性告知申請人需要補(bǔ)充或更正的材料。（二）審核1.對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的查詢申請，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保查詢目的合法合規(guī)。2.對查詢申請涉及正在偵查、起訴、審判的刑事案件檔案或其他依法限制查詢的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，并報經(jīng)批準(zhǔn)后方可決定是否受理。3.審核期限檔案管理部門應(yīng)在收到查詢申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作。特殊情況需要延長審核期限的，應(yīng)向申請人說明理由，并告知延長后的審核期限。五、查詢辦理（一）查詢方式1.現(xiàn)場查詢經(jīng)審核通過的查詢申請，申請人可在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場查詢。查詢時，檔案管理人員應(yīng)在申請人在場的情況下，按照查詢范圍和要求提供檔案信息，并做好查詢記錄。2.復(fù)制查詢根據(jù)申請人的需求，檔案管理部門可提供檔案信息的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制應(yīng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“與原件核對無誤”字樣。3.電子數(shù)據(jù)查詢對于已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的檔案，經(jīng)申請人同意，檔案管理部門可提供電子數(shù)據(jù)查詢服務(wù)。電子數(shù)據(jù)查詢應(yīng)通過專門的查詢系統(tǒng)進(jìn)行，查詢系統(tǒng)應(yīng)具備身份驗(yàn)證、權(quán)限控制、操作記錄等功能，確保查詢過程安全可靠。（二）查詢記錄檔案管理部門應(yīng)建立完善的查詢記錄制度，對每一次查詢申請的受理、審核、查詢過程等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。查詢記錄應(yīng)包括查詢申請人姓名、單位、有效身份證件號碼、查詢申請時間、查詢目的、查詢內(nèi)容、審核意見、查詢方式、查詢結(jié)果等內(nèi)容。查詢記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）查詢限制1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照查詢范圍和審批意見提供檔案信息，不得擅自擴(kuò)大查詢范圍或泄露檔案信息。2.對于涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等限制查詢的檔案，嚴(yán)禁任何形式的查詢和提供。3.在查詢過程中，申請人不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注無關(guān)內(nèi)容。如有違反，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并依法追究申請人的責(zé)任。六、反饋與告知（一）查詢結(jié)果反饋檔案管理部門完成查詢工作后，應(yīng)及時將查詢結(jié)果反饋給申請人。查詢結(jié)果應(yīng)以書面形式或通過網(wǎng)上查詢平臺反饋給申請人，反饋內(nèi)容應(yīng)包括查詢到的檔案信息內(nèi)容、查詢范圍、查詢方式等。對于未能查詢到相關(guān)檔案信息的，應(yīng)向申請人說明情況。（二）告知事項1.檔案管理部門應(yīng)向申請人告知查詢結(jié)果的使用范圍和注意事項，提醒申請人妥善保管查詢結(jié)果，不得將查詢結(jié)果用于非法目的或泄露給他人。2.對于涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的查詢結(jié)果，檔案管理部門應(yīng)向申請人強(qiáng)調(diào)保密責(zé)任，并告知申請人如發(fā)現(xiàn)查詢結(jié)果被泄露或不當(dāng)使用，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。七、檔案信息安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案存儲設(shè)備、查詢系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息安全操作規(guī)程，定期對檔案信息進(jìn)行備份，確保檔案信息的完整性和可恢復(fù)性。3.加強(qiáng)對檔案管理場所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案管理區(qū)域，確保檔案信息實(shí)體安全。（二）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密法律法規(guī)和公安機(jī)關(guān)的保密制度，對在查詢工作中知悉的國家秘密、警務(wù)工作秘密、個人隱私、商業(yè)秘密等信息予以保密，不得泄露給任何單位和個人。2.在檔案查詢過程中，檔案管理人員應(yīng)采取必要的保密措施，如對查詢場所進(jìn)行隔離、對查詢設(shè)備進(jìn)行加密等，防止檔案信息在查詢過程中被泄露。3.檔案管理人員離職或調(diào)動工作時，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)，并簽訂保密承諾書，對在工作期間知悉的檔案信息繼續(xù)承擔(dān)保密責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本派出所應(yīng)建立健全檔案查詢工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案查詢工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查查詢申請受理、審核、查詢辦理、反饋告知等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案信息安全與保密措施是否落實(shí)到位。2.檔案管理部門應(yīng)定期對查詢記錄進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級主管部門報告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級公安機(jī)關(guān)的監(jiān)督檢查，按照要求及時報送檔案查詢工作情況，積極配合上級公安機(jī)關(guān)的監(jiān)督檢查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改落實(shí)。2.接受社會公眾的監(jiān)督，公布檔案查詢工作的監(jiān)督舉報電話和郵箱，對群眾反映的問題及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。九、責(zé)任追究（一）申請人責(zé)任申請人在檔案查詢過程中，如提供虛假證明材料、隱瞞真實(shí)情況、擅自涂改或損毀檔案材料、泄露檔案信息等，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。檔案管理部門有權(quán)終止其查詢申請，并追