PAGE上海市檔案局歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)上海市檔案局對(duì)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于上海市檔案局機(jī)關(guān)及所屬各部門、各直屬單位在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的集中、規(guī)范和有序。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須是真實(shí)反映本單位工作活動(dòng)的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理本單位工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，書寫規(guī)范清晰。5.系統(tǒng)性原則按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。6.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、歸檔范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的各類公文、通知、指示、決定等。2.本機(jī)關(guān)文件本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類公文、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)文件下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的各類報(bào)告、請(qǐng)示、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.其他文件與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的其他單位發(fā)來的文件、函件等。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，如項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、鑒定證書等。2.基建項(xiàng)目檔案包括基建項(xiàng)目的可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖、竣工圖、工程決算等。3.設(shè)備儀器檔案包括設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報(bào)廢等過程中形成的文件材料，如設(shè)備儀器說明書、操作規(guī)程、維修記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告包括年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、月度財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.其他會(huì)計(jì)資料包括銀行對(duì)賬單、稅務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（四）聲像檔案1.照片檔案包括本單位工作活動(dòng)中形成的各類照片，如會(huì)議照片、活動(dòng)照片、領(lǐng)導(dǎo)視察照片等。2.錄音檔案包括本單位工作活動(dòng)中形成的各類錄音，如會(huì)議錄音、講座錄音等。3.錄像檔案包括本單位工作活動(dòng)中形成的各類錄像，如會(huì)議錄像、活動(dòng)錄像、專題片等。（五）電子檔案1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件包括通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)起草、審批、流轉(zhuǎn)的各類文件、報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件包括本單位各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文檔等。3.其他電子文件包括通過電子郵件、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等方式接收和發(fā)送的電子文件。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)符合歸檔范圍的要求，不得遺漏重要文件。3.對(duì)于零散的文件材料，應(yīng)進(jìn)行整理、分類，確保其有序、規(guī)范。（二）文件材料的整理1.文書檔案的整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案的整理按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案的整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案的整理按照照片、錄音、錄像等類別進(jìn)行整理，編制聲像檔案目錄。5.電子檔案的整理按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份。（三）文件材料的裝訂1.文書檔案的裝訂采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.科技檔案的裝訂圖紙應(yīng)折疊成A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，其他文件材料應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。3.會(huì)計(jì)檔案的裝訂會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。4.聲像檔案的裝訂照片應(yīng)粘貼在相冊(cè)或照片冊(cè)中，錄音、錄像應(yīng)刻錄成光盤，并貼上標(biāo)簽。（四）文件材料的編目1.文書檔案的編目編制歸檔文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)份數(shù)、備注等。2.科技檔案的編目編制項(xiàng)目檔案目錄，包括項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目起止時(shí)間、檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案日期、備注等。3.會(huì)計(jì)檔案的編目編制會(huì)計(jì)檔案目錄，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案日期、保管期限、備注等。4.聲像檔案的編目編制聲像檔案目錄，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案日期、拍攝（錄制）者、內(nèi)容摘要、備注等。（五）文件材料的裝盒1.文書檔案的裝盒按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等順序，將歸檔文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等信息。2.科技檔案的裝盒按照項(xiàng)目、專業(yè)等順序，將項(xiàng)目檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目起止時(shí)間等信息。3.會(huì)計(jì)檔案的裝盒按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別，將會(huì)計(jì)檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、檔案日期、保管期限等信息。4.聲像檔案的裝盒按照照片、錄音、錄像等類別，將聲像檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、檔案日期、拍攝（錄制）者等信息。四、歸檔時(shí)間（一）文書檔案1.當(dāng)年形成的文書檔案，在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的年度歸檔。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.基建項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.設(shè)備儀器檔案在設(shè)備儀器驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理立卷，裝訂成冊(cè)，保管一年，期滿后移交檔案機(jī)構(gòu)保管。2.會(huì)計(jì)賬簿在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理立卷，保管一年，期滿后移交檔案機(jī)構(gòu)保管。3.財(cái)務(wù)報(bào)告在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理立卷，保管一年，期滿后移交檔案機(jī)構(gòu)保管。（四）聲像檔案1.照片檔案在拍攝活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔。2.錄音檔案在錄音活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔。3.錄像檔案在錄像活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔。（五）電子檔案1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件在文件辦理完畢后，由系統(tǒng)管理員及時(shí)進(jìn)行備份，并按照歸檔要求進(jìn)行整理歸檔。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，由業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求進(jìn)行整理歸檔，并移交檔案機(jī)構(gòu)保管。3.其他電子文件在文件接收或發(fā)送后一個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔。五、歸檔程序（一）收集各部門按照歸檔范圍的要求，收集本部門工作活動(dòng)中形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。（二）整理各部門將收集到的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照分類、編號(hào)、編目等要求，編制檔案目錄。（三）裝訂各部門將整理好的文件材料進(jìn)行裝訂，確保其牢固、整齊，便于翻閱。（四）裝盒各部門將裝訂好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明相關(guān)信息。（五）移交各部門在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至上海市檔案局檔案機(jī)構(gòu)。檔案機(jī)構(gòu)對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。六、檔案保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。（三）檔案整理1.檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、類別等，對(duì)檔案進(jìn)行重新分類、編號(hào)、編目等，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（四）檔案鑒定1.檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成鑒定小組，按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)上海市檔案局領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)上海市檔案局領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案利用（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。外單位人員因特殊需要查閱、借閱本單位檔案的，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員可以直接到檔案機(jī)構(gòu)查閱檔案。外單位人員查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案機(jī)構(gòu)工作人員提供查閱服務(wù)。2.借閱本單位工作人員借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案機(jī)構(gòu)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔