PAGE電梯檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯檔案資料管理，確保電梯運(yùn)行安全、可靠，保障人員生命和財(cái)產(chǎn)安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有電梯檔案資料的管理，包括電梯的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報(bào)廢等全過程產(chǎn)生的各類文件、記錄、資料。（三）管理原則1.完整性原則：確保電梯檔案資料涵蓋電梯全生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)，不遺漏重要信息。2.準(zhǔn)確性原則：檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映電梯的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案資料的整理、歸檔和保管，確保檔案資料的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對(duì)于涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案資料分類與編號(hào)（一）分類1.設(shè)備檔案：包括電梯的采購(gòu)合同、安裝合同、設(shè)備說明書、合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安裝圖紙、電氣原理圖、布線圖、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖等。2.運(yùn)行檔案：電梯運(yùn)行記錄、故障記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、定期檢驗(yàn)報(bào)告、應(yīng)急救援演練記錄等。3.維護(hù)檔案：維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維護(hù)人員資質(zhì)證書、維護(hù)工具清單等。4.改造檔案：改造方案、改造合同、改造圖紙、改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.報(bào)廢檔案：報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等。（二）編號(hào)為便于檔案資料的管理和查詢，對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式，例如：2023SB001，表示2023年的設(shè)備檔案，流水號(hào)為001。類別代碼如下：設(shè)備檔案：SB運(yùn)行檔案：YX維護(hù)檔案：WH改造檔案：GZ報(bào)廢檔案：BF三、檔案資料收集與整理（一）收集1.電梯采購(gòu)部門應(yīng)在電梯采購(gòu)合同簽訂后，及時(shí)收集設(shè)備說明書、合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資料，并移交檔案管理部門。2.電梯安裝部門應(yīng)在電梯安裝過程中，同步收集安裝圖紙、電氣原理圖、布線圖、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖等資料，安裝完成后，整理安裝記錄、調(diào)試記錄等，并移交檔案管理部門。3.電梯運(yùn)行部門應(yīng)每日記錄電梯運(yùn)行情況，包括運(yùn)行時(shí)間、樓層停靠、故障發(fā)生時(shí)間及現(xiàn)象等，定期整理故障記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等，并移交檔案管理部門。4.電梯維護(hù)部門應(yīng)按照維護(hù)計(jì)劃，做好維護(hù)記錄，包括維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員、維護(hù)時(shí)間等，維護(hù)完成后，及時(shí)將維護(hù)檔案移交檔案管理部門。5.電梯改造部門應(yīng)在改造項(xiàng)目實(shí)施過程中，收集改造方案、改造合同、改造圖紙等資料，改造完成后，整理改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并移交檔案管理部門。6.電梯報(bào)廢時(shí)，使用部門應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)，提交報(bào)廢鑒定報(bào)告等資料，檔案管理部門負(fù)責(zé)收集整理報(bào)廢處理記錄等相關(guān)檔案。（二）整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)于破損、模糊不清的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。4.將整理好的檔案資料按照類別順序排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒/夾上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。四、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。2.檔案目錄清單應(yīng)定期更新，確保與實(shí)際檔案資料一致。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子索引，方便查詢和檢索。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保檔案資料存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度符合要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案資料的安全。3.對(duì)檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案資料應(yīng)分開保管，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案資料的完整性和可讀性。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案資料。五、檔案資料查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱電梯檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫(kù)房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱電梯檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金（可根據(jù)實(shí)際情況確定押金金額），開具《檔案借閱憑證》。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案資料。如需復(fù)制、摘錄檔案資料，應(yīng)另行填寫申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序辦理。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定收取逾期費(fèi)用。5.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有涂改、損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案資料保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及電梯技術(shù)秘密、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案資料，應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。2.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，檔案管理人員不得向任何單位或個(gè)人提供檔案資料中的保密信息。3.在檔案資料的查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員注意保密事項(xiàng)，不得在無關(guān)人員面前談?wù)摍n案資料中的敏感信息。（二）安全1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案資料存放環(huán)境安全。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案資料丟失。七、檔案資料銷毀（一）銷毀條件1.電梯已報(bào)廢，且相關(guān)檔案資料已不再具有保存價(jià)值。2.檔案資料因損壞、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案資料銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)擬銷毀的檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。3.銷毀小組應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)檔案資料進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料無法恢復(fù)。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)