PAGE文件資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件資料檔案的管理，確保文件資料檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高文件資料檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件資料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件資料檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照文件資料檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進行分類管理，便于查找和利用。3.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的文件資料檔案進行保密管理。4.方便利用原則：建立健全文件資料檔案的檢索和利用機制，方便員工查閱和使用檔案。二、文件資料檔案的分類與編號（一）分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業(yè)務文件類：包括公司在業(yè)務活動中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、報價單、發(fā)票、報表等。3.技術文件類：包括公司的技術研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的文件資料，如設計圖紙、技術方案、操作規(guī)程、檢驗報告等。4.人事文件類：包括公司員工的招聘、培訓、考核、晉升、薪酬、福利等方面的文件資料，如員工檔案、勞動合同、培訓記錄、考核成績等。5.財務文件類：包括公司的財務預算、決算、財務報表、審計報告、稅務文件等。6.其他文件類：包括公司的會議記錄、大事記、榮譽證書、宣傳資料等。（二）編號1.編號規(guī)則：采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進行編號。例如，2023年行政文件類的第1份文件編號為2023XZ001。2.類別代碼：行政文件類（XZ）、業(yè)務文件類（YW）、技術文件類（JS）、人事文件類（RS）、財務文件類（CW）、其他文件類（QT）。三、文件資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門職責：各部門負責本部門文件資料檔案的收集工作，指定專人負責，并確保文件資料檔案的及時、完整收集。2.收集范圍：包括本部門在工作中形成的各類文件資料檔案，以及上級部門下發(fā)的與本部門相關的文件資料檔案。3.收集時間：各部門應在文件資料檔案形成后的[X]個工作日內(nèi)將其收集齊全，并移交至檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門職責：檔案管理部門負責對收集到的文件資料檔案進行整理，包括分類、編號、裝訂、編目等工作。2.整理要求：按照分類標準對文件資料檔案進行分類，確保同一類文件資料檔案集中存放；對每份文件資料檔案進行編號，確保編號的唯一性；對文件資料檔案進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊；編制文件資料檔案的目錄，包括文件資料檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，以便于查找和利用。四、文件資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.歸檔時間：檔案管理部門應在文件資料檔案整理完畢后的[X]個工作日內(nèi)將其歸檔。2.歸檔方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的方式進行歸檔。紙質(zhì)檔案應按照分類順序存放于檔案柜中，并建立相應的檔案索引；電子檔案應按照分類目錄存儲于服務器或存儲設備中，并建立相應的電子檔案索引。（二）保管1.保管期限：根據(jù)文件資料檔案的重要性和保存價值，確定其保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種，具體如下：永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的文件資料檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件資料檔案，列為長期保管。長期保管期限為[X]年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件資料檔案，列為短期保管。短期保管期限為[X]年。2.保管要求：檔案管理部門應建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準；檔案柜應擺放整齊，便于查找和利用；對檔案應定期進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全；對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。五、文件資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍：公司員工因工作需要，可以查閱與其工作相關的文件資料檔案。2.查閱流程：員工如需查閱檔案，應填寫《文件資料檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、編號及查閱原因，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應在接到查閱申請后的[X]個工作日內(nèi)安排查閱，并做好查閱記錄。3.查閱要求：查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，并遵守檔案管理部門的相關規(guī)定。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得將檔案帶出檔案管理部門。（二）借閱1.借閱范圍：公司員工因工作需要，可以借閱與其工作相關的文件資料檔案，但必須經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。2.借閱流程：員工如需借閱檔案，應填寫《文件資料檔案借閱申請表》，注明借閱的檔案名稱、編號及借閱期限，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應在接到借閱申請后的[X]個工作日內(nèi)安排借閱，并做好借閱記錄。3.借閱要求：借閱檔案時，應出具本人有效身份證件，并向檔案管理部門繳納一定的押金。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。如需繼續(xù)借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。六、文件資料檔案的保密與銷毀（一）保密1.保密范圍：涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的文件資料檔案，均屬于保密范圍。2.保密措施：檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，對保密檔案進行專人管理，并采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案的安全保密。對涉及保密檔案的查閱和借閱，應嚴格按照本制度的規(guī)定進行審批，并做好記錄。查閱和借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）銷毀1.銷毀范圍：對已超過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的文件資料檔案，應及時進行銷毀。2.銷毀流程：檔案管理部門應定期對檔案進行清理，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《文件資料檔案銷毀申請表》，注明銷毀的檔案名稱、編號、數(shù)量及銷毀原因，經(jīng)公司領導審批后，進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，應在《文件資料檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀記錄存檔。七、文件資料檔案的信息化管理（一）信息化建設1.建設目標：建立公司文件資料檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.建設內(nèi)容：包括檔案管理信息系統(tǒng)的選型、開發(fā)、實施和維護，以及檔案數(shù)字化加工、存儲設備購置等工作。（二）數(shù)字化管理1.數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.存儲與管理：將數(shù)字化檔案存儲于服務器或存儲設