PAGE城管檔案式管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城市管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化水平，提高城管工作效率和質(zhì)量，確保城市管理各項(xiàng)任務(wù)順利完成，特制定本檔案式管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本城市管理部門(mén)全體工作人員，涵蓋城市規(guī)劃、市政設(shè)施管理、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)、市容市貌整治、違法建設(shè)查處等各項(xiàng)城市管理工作領(lǐng)域。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保城市管理工作合法合規(guī)開(kāi)展。2.全面覆蓋原則：對(duì)城市管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)崗位、各類(lèi)事項(xiàng)進(jìn)行全面記錄和管理。3.客觀真實(shí)原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。4.動(dòng)態(tài)更新原則：隨著城市管理工作的發(fā)展和變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保證檔案的時(shí)效性。5.保密安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止信息泄露。二、檔案分類(lèi)與內(nèi)容（一）人員檔案1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、參加工作時(shí)間、入職時(shí)間等。2.崗位信息：記錄所在部門(mén)、崗位名稱(chēng)、崗位職責(zé)、崗位變動(dòng)情況等。3.培訓(xùn)記錄：參加各類(lèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、法律法規(guī)培訓(xùn)等的時(shí)間、內(nèi)容、考核結(jié)果等。4.考核評(píng)價(jià)：年度考核、季度考核、專(zhuān)項(xiàng)考核等的結(jié)果及評(píng)語(yǔ)。5.獎(jiǎng)懲情況：獲得的各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰記錄。6.工作經(jīng)歷：歷任工作崗位及工作時(shí)間、主要工作業(yè)績(jī)等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.城市規(guī)劃管理檔案規(guī)劃審批文件：建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃許可申請(qǐng)、審批文件、附圖等。規(guī)劃監(jiān)督檢查記錄：對(duì)規(guī)劃執(zhí)行情況的日常巡查、專(zhuān)項(xiàng)檢查記錄，包括發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、處理情況等。違法建設(shè)查處檔案：違法建設(shè)案件的立案、調(diào)查、取證、處罰等全過(guò)程記錄，包括現(xiàn)場(chǎng)照片、詢(xún)問(wèn)筆錄、法律文書(shū)等。2.市政設(shè)施管理檔案設(shè)施臺(tái)賬：城市道路、橋梁、排水、照明等市政設(shè)施的詳細(xì)清單，包括設(shè)施名稱(chēng)、位置、規(guī)格、建設(shè)時(shí)間、維護(hù)記錄等。維護(hù)計(jì)劃與記錄：年度、季度、月度維護(hù)計(jì)劃及實(shí)際維護(hù)工作記錄，包括維護(hù)內(nèi)容、維修時(shí)間、維修人員、更換部件等信息。設(shè)施損壞與修復(fù)檔案：設(shè)施損壞情況報(bào)告、修復(fù)方案、修復(fù)過(guò)程記錄及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。設(shè)施改造與更新檔案：設(shè)施改造、更新項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件資料。3.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)檔案清掃保潔記錄：各區(qū)域每日清掃保潔作業(yè)時(shí)間、范圍、方式、質(zhì)量檢查情況等。垃圾清運(yùn)記錄：垃圾收集點(diǎn)位置、垃圾種類(lèi)、清運(yùn)時(shí)間、運(yùn)輸路線(xiàn)、處理去向等。環(huán)衛(wèi)設(shè)施檔案：垃圾桶、垃圾轉(zhuǎn)運(yùn)站、公廁等環(huán)衛(wèi)設(shè)施的分布、數(shù)量、規(guī)格、建設(shè)與維護(hù)情況。環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量考核記錄：定期對(duì)環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量進(jìn)行考核的結(jié)果及分析報(bào)告。4.市容市貌整治檔案戶(hù)外廣告管理檔案：戶(hù)外廣告設(shè)置審批文件、廣告內(nèi)容審查記錄、日常巡查及違規(guī)廣告查處情況。占道經(jīng)營(yíng)整治檔案：對(duì)占道經(jīng)營(yíng)行為的巡查記錄、勸導(dǎo)與處罰情況，包括當(dāng)事人信息、占道位置、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容等。亂停亂放治理檔案：機(jī)動(dòng)車(chē)、非機(jī)動(dòng)車(chē)亂停亂放整治工作記錄，包括整治區(qū)域、時(shí)間、勸導(dǎo)與處罰數(shù)量等。城市容貌提升活動(dòng)檔案：組織開(kāi)展的各類(lèi)城市容貌提升活動(dòng)方案、實(shí)施過(guò)程記錄、效果評(píng)估報(bào)告等。（三）文件檔案1.上級(jí)文件：國(guó)家、省、市等上級(jí)部門(mén)下發(fā)的與城市管理相關(guān)的政策文件、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求等。2.內(nèi)部文件：本部門(mén)制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知通報(bào)等各類(lèi)文件。（四）投訴舉報(bào)檔案1.投訴舉報(bào)記錄：受理的市民投訴舉報(bào)信息，包括投訴時(shí)間、投訴內(nèi)容、投訴人聯(lián)系方式、處理情況及反饋結(jié)果等。2.跟蹤回訪記錄：對(duì)投訴舉報(bào)處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤回訪的記錄，包括回訪時(shí)間、回訪方式、回訪結(jié)果等。三、檔案建立與收集（一）建立主體1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)檔案的建立與管理工作，指定專(zhuān)人作為檔案管理員。2.在辦理各類(lèi)城市管理業(yè)務(wù)過(guò)程中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理相關(guān)資料，交檔案管理員統(tǒng)一歸檔。（二）收集要求1.檔案資料應(yīng)齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映工作全貌。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)有效，相關(guān)簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并定期進(jìn)行備份。4.收集過(guò)程中應(yīng)做好登記，記錄資料名稱(chēng)、來(lái)源、收集時(shí)間等信息。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，確保同一類(lèi)檔案集中存放。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.去除重復(fù)、無(wú)效的資料，保證檔案的精煉性。（二）整理方法1.人員檔案：按照基本信息、崗位信息、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況、工作經(jīng)歷等分模塊整理，每個(gè)模塊內(nèi)按照時(shí)間順序排列。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，按照工作流程和時(shí)間順序，將相關(guān)資料進(jìn)行分類(lèi)整理，如規(guī)劃審批文件按照項(xiàng)目編號(hào)依次排列；違法建設(shè)查處檔案按照立案、調(diào)查、處罰等環(huán)節(jié)分別整理。3.文件檔案：按照文件類(lèi)型和時(shí)間順序進(jìn)行整理，上級(jí)文件按照發(fā)文部門(mén)和文號(hào)分類(lèi)，內(nèi)部文件按照文件主題和發(fā)文時(shí)間分類(lèi)。4.投訴舉報(bào)檔案：按照投訴舉報(bào)時(shí)間順序進(jìn)行整理，將相關(guān)記錄和回訪資料集中存放。（三）歸檔流程1.檔案管理員對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料符合要求。2.將審核通過(guò)的檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，在封面和側(cè)面標(biāo)注檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息。3.按照檔案存放規(guī)則，將檔案存放在指定的檔案柜或檔案室中，并建立檔案索引目錄，便于快速查找。五、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理員處查閱。2.涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)及主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或人員因工作需要查閱檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中需有檔案管理員陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）查閱登記檔案管理員對(duì)每一次查閱進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。（三）使用規(guī)定1.查閱檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.如需復(fù)制檔案資料，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.查閱人員不得將檔案帶出檔案室，如需借閱，需按照借閱流程辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案借閱與歸還（一）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱(chēng)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案交借閱人，并在檔案借閱登記冊(cè)上記錄相關(guān)信息。3.借閱人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還要求1.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案資料完整無(wú)缺，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理員，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。2.檔案管理員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，在檔案借閱登記冊(cè)上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。七、檔案保管與安全（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管期限1.人員檔案長(zhǎng)期保存。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同類(lèi)型確定保管期限，如規(guī)劃審批文件、市政設(shè)施建設(shè)檔案等重要檔案長(zhǎng)期保存；一般性的巡查記錄、維護(hù)記錄等保管期限為[X]年。3.文件檔案按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。4.投訴舉報(bào)檔案保管期限為[X]年。（三）定期盤(pán)點(diǎn)檔案管理員定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案數(shù)量、質(zhì)量與檔案登記冊(cè)相符。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（四）安全保密措施1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，檔案管理人員不得泄露檔案內(nèi)容。2.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件檔案保管期限屆滿(mǎn)或因其他原因需要銷(xiāo)毀的，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)本部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案鑒定小組審核。（二）鑒定小組成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審查，確定是否符合銷(xiāo)毀條件。（三）銷(xiāo)毀流程1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、年度、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.