PAGE工會建設檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工會建設檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織工會建設過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、會議記錄、活動資料、會員信息、財務檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工會建設檔案由工會指定的專門部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映工會建設工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，資料完整齊全。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全與完整。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）工會委員會職責1.領導和監(jiān)督工會建設檔案管理工作，將檔案管理工作納入工會整體工作計劃。2.審定檔案管理工作制度、工作計劃和總結，解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工會建設檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.負責檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。5.對檔案管理人員進行業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。6.定期對檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）各部門職責1.負責本部門在工會建設過程中形成的各類文件、資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的完整、準確。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關工作，按照規(guī)定提供所需的檔案資料。3.對本部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合公司/組織檔案管理制度的要求。（四）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全與完整。對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制，對電子檔案進行備份和維護。4.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，并定期向上級主管部門報送統(tǒng)計報表。5.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱檔案的人員進行登記和跟蹤管理，及時催還檔案。6.積極參與檔案的鑒定和銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進行銷毀。7.負責檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的準確性和完整性。8.不斷學習檔案管理業(yè)務知識，提高自身業(yè)務水平和綜合素質，積極參加檔案管理部門組織的業(yè)務培訓和交流活動。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會及相關部門下發(fā)的與工會建設有關的文件、通知、規(guī)定、辦法等。2.工會委員會會議記錄、決議、紀要等。3.工會組織開展的各類活動資料，包括活動方案、通知、宣傳資料、照片、視頻、總結等。4.會員信息資料，包括會員登記表、會員證、會員會費繳納記錄等。5.工會財務檔案，包括預算、決算、會計憑證、賬簿、報表等。6.工會與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。7.工會工作的調研報告、經驗材料、典型事跡等。8.其他與工會建設有關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.檔案資料收集后，應及時移交檔案管理部門進行整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、統(tǒng)計、查閱和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內容和性質，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、工會業(yè)務類、財務類、聲像類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等信息，便于檔案查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應按照檔案整理的要求，對收集到的檔案資料進行進一步的整理和審核，確保檔案的質量符合歸檔要求。2.歸檔的檔案應編制歸檔目錄，注明檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限等信息，并一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。3.歸檔的檔案應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認后，檔案正式移交檔案管理部門保管。（二）保管期限1.工會建設檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映工會建設重大事件、重要活動、重要決策等具有長遠歷史價值和憑證作用的檔案，應永久保管。3.長期保管：凡是反映工會建設一般工作活動、具有一定歷史價值和查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。4.短期保管：凡是反映工會建設日常工作、在一定時間內有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至10年。（三）保管方式1.紙質檔案：應存放在專門的檔案庫房內，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案：應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。電子檔案應按照檔案分類體系進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.聲像檔案：應按照載體形式分別整理存放，照片、錄音帶、錄像帶等應裝入特制的檔案盒或袋中，并注明相關信息。聲像檔案應建立目錄數(shù)據(jù)庫，便于查找和利用。（四）檔案保管期限的調整1.檔案管理部門應定期對檔案的保管期限進行檢查和評估，根據(jù)檔案的實際價值和利用情況，對保管期限進行調整。2.對于保管期限已滿但仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限，并辦理延長保管期限的手續(xù)。3.對于已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱工會建設檔案的，可查閱與其工作相關的檔案資料。2.上級工會及相關部門因工作需要查閱本公司/組織工會建設檔案的，可查閱相關檔案資料。3.司法機關、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱本公司/組織工會建設檔案的，應按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核后，確定是否提供查閱服務。如同意查閱，應安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應在指定地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（三）借閱范圍1.本公司/組織內部人員因工作需要借閱工會建設檔案的，可借閱與其工作相關的檔案資料。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、預計歸還時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核后，確定是否提供借閱服務。如同意借閱，應與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由借閱人員保存。3.借閱人員應按照《檔案借閱協(xié)議》的要求，妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、污損、銷毀檔案。如需復印檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。六、檔案的統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，統(tǒng)計報表應按時報送上級主管部門。3.檔案管理部門應根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。2.檔案鑒定工作應成立由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案管理人員組成的鑒定小組，對檔案進行全面審查和評估。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，提出鑒定意見。4.對已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫《檔案銷毀申請表》，經工會委員會批準后，由檔案管理部門指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內容。2.查閱、借閱檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內容泄露給無關人員。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取特殊的保密措施，確保檔案信息安全。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如消防器材、防盜報警裝置