PAGE企業(yè)檔案室管理制度墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高企業(yè)管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類檔案，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具（如目錄、索引等），方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、適宜，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作。5.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案的使用去向，及時(shí)催還到期檔案。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高企業(yè)員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.參與企業(yè)重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的形成、積累和整理工作，按照企業(yè)檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交檔案。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督，確保檔案的及時(shí)收集、整理和歸檔。3.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編目等工作，保證檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常維護(hù)和管理，定期檢查檔案存儲(chǔ)狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查詢、借閱等手續(xù)，及時(shí)反饋檔案利用情況。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理相關(guān)工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)黨群工作類檔案：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察等方面形成的文件材料。2.行政管理類檔案：涵蓋企業(yè)行政事務(wù)管理、辦公會(huì)議、人事管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督、法律事務(wù)等工作中產(chǎn)生的各類文件。3.經(jīng)營管理類檔案：涉及企業(yè)市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、物資采購、設(shè)備管理、技術(shù)研發(fā)、合同管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案資料。4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：包含企業(yè)生產(chǎn)工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、設(shè)備圖紙等方面的文件。5.基本建設(shè)類檔案：有關(guān)企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的確各類文件資料。6.會(huì)計(jì)檔案：企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算過程中形成的憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料。7.聲像檔案：企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集，不得積壓或散失。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整齊全，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并妥善保管。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行分類，確保同一類檔案具有內(nèi)在的邏輯性和關(guān)聯(lián)性。2.編號(hào)：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和連貫性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊牢固，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，向檔案室移交。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、日期等信息。3.將檔案移交清單與檔案一同送交檔案室，雙方辦理交接手續(xù)，簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長期保管：企業(yè)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為[具體時(shí)長]。短期保管：企業(yè)一般業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為[具體時(shí)長]。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門共同審核。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行有序排列上架，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.企業(yè)外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)研等合法事由需要查閱檔案，但須經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱/借閱手續(xù)。2.企業(yè)外部單位查閱檔案，需提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.借閱檔案的期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及企業(yè)機(jī)密的檔案，未經(jīng)企業(yè)保密管理部門批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已過保管期限，但仍具有重要?dú)v史意義、參考價(jià)值或涉及法律糾紛的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.將造冊(cè)登記的檔案清單提交企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門人員共同對(duì)檔案進(jìn)