PAGE收費所檔案工作制度一、總則（一）目的為加強收費所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在收費管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于收費所全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：收費所檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映收費所各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善收費所檔案管理制度。2.負責(zé)收費所各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。4.負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，辦理檔案的借閱、查閱、復(fù)印等手續(xù)。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化。7.對收費所各部門的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合綜合檔案室做好檔案管理的其他相關(guān)工作。3.按照檔案管理要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作，便于檔案的整理和移交。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好本部門檔案的使用登記和歸還工作。5.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類與編號（一）分類收費所檔案分為文書檔案、會計檔案、收費業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、工程檔案、聲像檔案等六大類。1.文書檔案：包括上級文件、收費所文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、各類報告、合同協(xié)議等。2.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。3.收費業(yè)務(wù)檔案：包括收費票據(jù)存根、收費日報表、月報表、年報表、欠費記錄、減免記錄等。4.人事檔案：包括員工個人檔案、工資檔案、考核檔案、獎懲檔案等。5.工程檔案：包括收費所新建、改建、擴建工程的項目立項文件、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。6.聲像檔案：包括收費所工作照片、錄像、錄音等。（二）編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.會計檔案編號：按照會計年度進行編號，例如：2023001，表示2023年的第1份會計檔案。3.收費業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生時間和類別進行編號，如202301收費票據(jù)001，表示2023年1月的第1份收費票據(jù)檔案。4.人事檔案編號：以員工個人身份證號為基礎(chǔ)進行編號，確保一人一號，便于管理。5.工程檔案編號：按照工程項目名稱和文件形成時間進行編號，如[項目名稱]2023001，表示該項目2023年形成的第1份工程檔案。6.聲像檔案編號：采用年度內(nèi)容類別流水號的形式，如2023工作照片001，表示2023年的第1份工作照片檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要文件、會議紀要等應(yīng)及時收集，并做好登記。3.財務(wù)部門應(yīng)按照會計檔案管理規(guī)定，定期收集會計憑證、賬簿、報表等會計資料。4.收費業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時整理收費票據(jù)、報表等業(yè)務(wù)檔案，并按時移交綜合檔案室。（二）整理1.綜合檔案室對收集到的檔案進行集中整理，按照分類標準進行分類。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，編制檔案目錄冊。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序，將檔案上架存放，確保檔案存放有序。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。3.對珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.會計檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為30年或永久。3.收費業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、工程檔案等的保管期限根據(jù)實際情況確定，原則上應(yīng)保存至相關(guān)業(yè)務(wù)結(jié)束后一定期限。（四）檔案保管檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案保管狀況進行檢查，每月至少檢查一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、保管設(shè)施的運行情況、檔案有無損壞、霉變、蟲蛀等情況。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等。2.部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案一般不得帶出檔案室，確需帶出的，須經(jīng)綜合檔案室負責(zé)人批準，并限期歸還。4.借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、拆散或轉(zhuǎn)借他人。（二）查閱1.本所員工查閱檔案，可直接到綜合檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，須經(jīng)綜合檔案室負責(zé)人批準，并在指定地點查閱。3.查閱人員應(yīng)遵守查閱紀律，查閱后及時歸還檔案，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。（三）檔案利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括借閱（查閱）日期、借閱（查閱）人姓名、部門、檔案名稱、編號、借閱（查閱）目的、歸還日期等。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，報收費所領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，注明銷毀日期、方式等。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，降低檔案管理成本。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.按照檔案分類和編號，對電子檔案進行分類存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)進行檔案的檢索、查詢、借閱