PAGE廣西檔案管理柜保養(yǎng)制度一、總則1.目的為了確保廣西檔案管理柜的正常使用，延長其使用壽命，保證檔案資料的安全存儲，特制定本保養(yǎng)制度。2.適用范圍本制度適用于廣西地區(qū)公司/組織內(nèi)所有使用檔案管理柜的部門和個人。3.職責分工檔案管理部門負責檔案管理柜的統(tǒng)一規(guī)劃、調(diào)配和監(jiān)督保養(yǎng)工作。使用部門負責本部門檔案管理柜的日常清潔、維護和簡單故障排查，并配合檔案管理部門進行定期檢查和維修。后勤維修部門負責檔案管理柜的專業(yè)維修和保養(yǎng)工作，按照檔案管理部門的要求及時處理故障，并提供技術(shù)支持和培訓。二、檔案管理柜的選型與配置1.選型原則根據(jù)檔案存儲的類型、數(shù)量、保存期限等因素，選擇合適規(guī)格、材質(zhì)和功能的檔案管理柜。優(yōu)先選用符合國家相關(guān)標準和行業(yè)規(guī)范的產(chǎn)品，確保質(zhì)量可靠、安全性能良好?？紤]檔案管理柜的兼容性和擴展性，便于與其他檔案管理設(shè)備協(xié)同工作，并適應(yīng)未來檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展。2.配置標準根據(jù)檔案類別和使用頻率，合理配置不同類型的檔案管理柜，如普通檔案柜、密集架、防磁柜等。按照檔案存儲量和空間布局，確定檔案管理柜的數(shù)量和擺放位置，保證檔案存放有序、便于查找和管理。對于重要檔案和機密檔案，應(yīng)配置具有更高安全防護性能的檔案管理柜，如加密鎖、防火、防潮、防蟲等功能的設(shè)備。三、檔案管理柜的日常保養(yǎng)1.清潔維護定期對檔案管理柜進行清潔，使用干凈柔軟的濕布擦拭柜體表面，去除灰塵、污漬等。避免使用含有腐蝕性或abrasive的清潔劑，以免損壞柜體表面涂層。清潔檔案管理柜內(nèi)部時，要小心操作，防止刮傷柜體和損壞檔案資料。定期清理檔案管理柜的鎖具，保持鎖芯轉(zhuǎn)動靈活，如有必要可涂抹適量的潤滑油，但注意不要過量，以免沾染灰塵。2.檢查緊固每天檢查檔案管理柜的柜門、抽屜等部件是否正常關(guān)閉，如有松動或異常，及時進行調(diào)整和緊固。定期檢查檔案管理柜的連接件、螺絲等是否松動，如有松動應(yīng)及時擰緊，確保柜體結(jié)構(gòu)穩(wěn)定。檢查檔案管理柜的軌道是否順暢，有無雜物堵塞或變形，如有問題及時清理或修復。3.防潮防蟲保持檔案管理柜存放環(huán)境的干燥通風，避免檔案管理柜受潮?？稍跈n案管理柜內(nèi)放置適量的干燥劑，如硅膠干燥劑等。定期檢查檔案管理柜內(nèi)是否有蟲害跡象，如發(fā)現(xiàn)害蟲應(yīng)及時采取措施進行防治，可使用環(huán)保型防蟲藥劑，但要注意避免藥劑接觸檔案資料。對于易受潮或易生蟲的檔案，應(yīng)采取特殊的防潮防蟲措施，如密封包裝、使用防蟲袋等。4.防火防盜確保檔案管理柜存放區(qū)域配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期檢查其有效性。檔案管理柜應(yīng)安裝可靠的鎖具，鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。對于重要檔案管理柜，可考慮安裝監(jiān)控設(shè)備，實時監(jiān)控檔案管理柜存放區(qū)域的情況。四、檔案管理柜的定期保養(yǎng)1.月度保養(yǎng)每月對檔案管理柜進行一次全面檢查，包括柜體外觀、內(nèi)部結(jié)構(gòu)、鎖具、軌道等，記錄檢查情況。對檔案管理柜的表面進行清潔和保養(yǎng)，如有必要可進行打蠟處理，以增強柜體表面的光澤和防護性能。檢查檔案管理柜的標識是否清晰，如有模糊或損壞應(yīng)及時更換。2.季度保養(yǎng)每季度對檔案管理柜的軌道進行一次清理和潤滑，確保軌道順暢，減少摩擦。檢查檔案管理柜的密封性能，如柜門、抽屜的密封條是否完好，如有老化或損壞應(yīng)及時更換。對檔案管理柜的電氣設(shè)備（如智能鎖、電子標簽等）進行檢查，確保其正常運行，如有故障及時維修。3.年度保養(yǎng)每年對檔案管理柜進行一次深度保養(yǎng)，包括拆卸柜體進行全面清潔、檢查內(nèi)部結(jié)構(gòu)的完整性、更換磨損的部件等。對檔案管理柜的防火、防潮、防蟲等性能進行檢測，確保其符合相關(guān)標準和要求。根據(jù)檔案管理柜的使用情況和磨損程度，進行必要的維修和加固工作，延長檔案管理柜的使用壽命。五、檔案管理柜的維修與更換1.維修流程使用部門發(fā)現(xiàn)檔案管理柜出現(xiàn)故障后，應(yīng)及時填寫維修申請單，詳細描述故障情況，并提交給檔案管理部門。檔案管理部門接到維修申請單后，應(yīng)及時安排后勤維修部門進行維修。維修人員在維修前應(yīng)進行現(xiàn)場勘查，確定故障原因和維修方案。維修人員在維修過程中應(yīng)做好記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、更換的部件等。維修完成后，應(yīng)進行試機檢查，確保檔案管理柜恢復正常使用，并由使用部門簽字確認。對于維修難度較大或需要較長時間維修的檔案管理柜，檔案管理部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門，采取臨時措施，確保檔案資料的安全存儲。2.更換原則當檔案管理柜出現(xiàn)嚴重損壞、無法修復或已達到使用年限，且繼續(xù)使用會影響檔案管理工作的正常進行時，應(yīng)及時進行更換。更換檔案管理柜時，應(yīng)優(yōu)先選用與原檔案管理柜規(guī)格、材質(zhì)、功能等相近的產(chǎn)品，確保新檔案管理柜能夠與現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)和環(huán)境相匹配。更換檔案管理柜后，應(yīng)及時對檔案資料進行遷移和整理，確保檔案存放有序、便于查找和管理。3.報廢處理對于已報廢的檔案管理柜，由后勤維修部門進行統(tǒng)一回收和處理。報廢檔案管理柜的處理方式應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和環(huán)保要求，可采用拆解、變賣等方式，但要確保檔案管理柜內(nèi)的檔案資料已妥善處理，防止信息泄露。檔案管理部門應(yīng)建立報廢檔案管理柜的臺賬，記錄報廢時間、處理方式、責任人等信息，以備查閱。六、檔案管理柜的使用規(guī)范1.存放要求檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，確保檔案存放有序、便于查找和管理。不同類型的檔案應(yīng)存放在相應(yīng)的檔案管理柜中，如普通檔案存放在普通檔案柜中，重要檔案和機密檔案存放在具有更高安全防護性能的檔案管理柜中。檔案管理柜內(nèi)的檔案應(yīng)擺放整齊，不得隨意堆放，避免擠壓和損壞檔案資料。2.操作規(guī)范打開檔案管理柜柜門或抽屜時，應(yīng)輕拉輕推，避免用力過猛造成損壞。取放檔案資料時，應(yīng)小心操作，避免劃傷柜體和檔案資料。使用智能檔案管理柜時，應(yīng)按照操作規(guī)程進行操作，如刷卡、輸入密碼等，確保操作準確無誤。禁止在檔案管理柜上放置重物或尖銳物品，以免損壞柜體表面。3.安全注意事項檔案管理柜存放區(qū)域應(yīng)保持整潔，通道暢通，不得堆放雜物，確保人員通行安全。嚴禁在檔案管理柜存放區(qū)域吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。離開檔案管理柜存放區(qū)域時，應(yīng)及時關(guān)閉柜門和抽屜，并確保鎖好。如發(fā)現(xiàn)檔案管理柜存放區(qū)域有異常情況，如異味、異響、煙霧等，應(yīng)立即報告相關(guān)部門，并采取相應(yīng)的措施。七、培訓與宣傳1.培訓計劃檔案管理部門應(yīng)制定檔案管理柜保養(yǎng)培訓計劃，定期組織使用部門人員進行培訓，提高其對檔案管理柜保養(yǎng)知識和技能的掌握程度。培訓內(nèi)容包括檔案管理柜的選型與配置、日常保養(yǎng)、定期保養(yǎng)、維修與更換、使用規(guī)范等方面的知識和技能。培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、實際操作等多種形式，確保培訓效果。2.宣傳推廣檔案管理部門應(yīng)通過內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、郵件等多種渠道，宣傳檔案管理柜保養(yǎng)制度的重要性和相關(guān)知識，提高員工對檔案管理柜保養(yǎng)工作的重視程度。定期發(fā)布檔案管理柜保養(yǎng)的小貼士和注意事項，引導員工正確使用和保養(yǎng)檔案管理柜。鼓勵員工積極參與檔案管理柜保養(yǎng)工作，提出合理化建議和意見，共同做好檔案管理工作。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制檔案管理部門應(yīng)建立檔案管理柜保養(yǎng)監(jiān)督機制，定期對各部門檔案管理柜的保養(yǎng)情況進行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括檔案管理柜的清潔維護、檢查緊固、防潮防蟲、防火防盜等方面的工作落實情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。2.考核辦法將檔案管理柜保養(yǎng)工作納入部門績效考核體系，對保養(yǎng)工作落實到位、檔案管理柜使用狀況良好的部門給予表彰和