PAGE慈善業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織慈善業(yè)務(wù)檔案的管理，確保慈善業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展慈善業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類檔案，包括但不限于慈善項(xiàng)目策劃、捐贈(zèng)款物管理、受助對(duì)象信息、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程記錄、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映慈善業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集慈善業(yè)務(wù)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保持規(guī)范統(tǒng)一。4.保密性原則：對(duì)涉及捐贈(zèng)人、受助對(duì)象隱私及其他敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善慈善業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好慈善業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理慈善業(yè)務(wù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門慈善業(yè)務(wù)文件資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.按照規(guī)定為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。5.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好檔案的數(shù)字化處理工作，提高檔案利用效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.慈善項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.捐贈(zèng)相關(guān)文件，如捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)款物到賬憑證、捐贈(zèng)發(fā)票等。3.受助對(duì)象信息資料，包括個(gè)人或單位基本情況、申請(qǐng)救助材料、審核審批記錄等。4.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件，如項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃、活動(dòng)方案、工作記錄、照片、視頻等。5.項(xiàng)目資金使用文件，包括預(yù)算編制、資金撥付憑證、費(fèi)用報(bào)銷單、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。6.項(xiàng)目評(píng)估文件，如自評(píng)報(bào)告、第三方評(píng)估報(bào)告、評(píng)估意見(jiàn)等。7.其他與慈善業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，如表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件、媒體報(bào)道等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)慈善業(yè)務(wù)文件資料的收集工作，確保文件資料及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照慈善業(yè)務(wù)的流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為項(xiàng)目管理類、捐贈(zèng)管理類、受助對(duì)象管理類、財(cái)務(wù)管理類、評(píng)估管理類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息，便于查找和管理。例如，項(xiàng)目管理類檔案編號(hào)格式為：XM年份序號(hào)，其中“XM”表示項(xiàng)目管理類，年份為四位數(shù)字，序號(hào)為三位數(shù)字。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.慈善項(xiàng)目結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目相關(guān)檔案整理完畢并移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于日常性的慈善業(yè)務(wù)文件資料，應(yīng)定期（每月/每季度）移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門將整理好的檔案填寫《慈善業(yè)務(wù)檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改。3.驗(yàn)收合格后，檔案管理部門將檔案按照分類編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）保管期限1.根據(jù)慈善業(yè)務(wù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.永久保管的檔案主要包括慈善項(xiàng)目的重大決策文件、捐贈(zèng)協(xié)議、涉及重大權(quán)益的文件等。3.定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，保持庫(kù)房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱慈善業(yè)務(wù)檔案的，需填寫《慈善業(yè)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及慈善項(xiàng)目核心信息、捐贈(zèng)人隱私等敏感檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱程序1.查閱人持審批通過(guò)的《慈善業(yè)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案。2.查閱人應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱慈善業(yè)務(wù)檔案的，需填寫《慈善業(yè)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人持審批通過(guò)的《慈善業(yè)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員將檔案交借閱人，并填寫《慈善業(yè)務(wù)檔案借閱登記薄》，雙方簽字確認(rèn)。2.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)生檔案丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，如無(wú)問(wèn)題在借閱登記薄上注明歸還情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)涉及法律法規(guī)糾紛、歷史研究?jī)r(jià)值等特殊情況的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，編制《慈善業(yè)務(wù)檔案銷毀清單》。2.《慈善業(yè)務(wù)檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將銷毀清單與相關(guān)審批文件一起歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立慈善業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)慈善業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案整理要求對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理：對(duì)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記等流程進(jìn)行信息化管理，實(shí)時(shí)跟蹤借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)安全防護(hù)體系，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。