PAGE康復機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強康復機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在康復服務(wù)、行政管理、教學科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本康復機構(gòu)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作由機構(gòu)綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映機構(gòu)各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理機構(gòu)在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及機構(gòu)機密、患者隱私等重要檔案嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本機構(gòu)檔案管理制度。2.負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中統(tǒng)一管理機構(gòu)各類檔案，建立檔案庫房、配備必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。4.負責檔案的分類、編號、編目、裝訂、上架等整理工作，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。5.做好檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作，定期對檔案進行清查盤點，保證賬物相符。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為機構(gòu)各項工作提供檔案資料支持和服務(wù)。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，按照規(guī)定的時間和要求向綜合管理部門移交檔案。3.嚴格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門暫存檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，如實提供檔案資料。三、檔案分類及歸檔范圍（一）行政管理檔案1.機構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括上級批復、章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等。2.行政會議文件，如會議通知、議程、決議、紀要等。3.工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復等各類行政公文。4.人事檔案，包括員工招聘、入職、離職、晉升、調(diào)動、考核、獎懲等相關(guān)材料。5.財務(wù)檔案，如財務(wù)預算、決算、報表、憑證、賬簿等。6.固定資產(chǎn)檔案，包括資產(chǎn)購置、驗收、登記、清查、處置等相關(guān)資料。7.合同檔案，如租賃合同、服務(wù)合同、采購合同、合作協(xié)議等。8.行政事務(wù)檔案，如辦公用品采購、車輛管理、安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生等方面的文件。（二）康復業(yè)務(wù)檔案1.患者檔案，包括患者基本信息、康復評估報告、康復治療方案、治療記錄、療效評估等。2.康復治療技術(shù)檔案，如治療方法、操作規(guī)程、技術(shù)創(chuàng)新等相關(guān)資料。3.康復設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、維修檔案等。4.康復科研項目檔案，如項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、成果報告等。5.康復教學檔案，如教學計劃、教案、課件、學生實習檔案等。（三）醫(yī)療護理檔案1.病歷檔案，按照醫(yī)療行業(yè)標準規(guī)范收集整理，包括門診病歷、住院病歷、護理記錄等。2.醫(yī)療質(zhì)量控制檔案，如醫(yī)療質(zhì)量檢查記錄、醫(yī)療事故處理記錄等。3.護理文書檔案，如護理評估單、護理計劃、護理記錄單等。4.醫(yī)療安全檔案，如醫(yī)療風險評估報告、不良事件報告及處理記錄等。（四）教育培訓檔案1.員工培訓檔案，包括培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、考核成績等。2.外部培訓檔案，如參加外部培訓的通知、培訓證書、學習總結(jié)等。3.繼續(xù)教育檔案，如繼續(xù)教育學分登記、學習證明等。（五）其他檔案1.各類榮譽檔案，如機構(gòu)獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等相關(guān)資料。2.機構(gòu)宣傳檔案，如宣傳資料、圖片、視頻等。3.其他具有保存價值的文件、資料和實物。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照檔案歸檔范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案資料的完整性。2.檔案收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏重要文件和關(guān)鍵信息。3.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，應及時登記并移交綜合管理部門歸檔。（二）整理要求1.綜合管理部門負責對收集到的檔案進行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標準進行分類、編號。2.檔案整理應做到分類科學、排列有序、編號規(guī)范、編目準確，便于保管和利用。3.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損或褪色的文件應進行修復或復制。4.檔案整理過程中，應編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查詢和檢索。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門兼職檔案員應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交綜合管理部門歸檔。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認。3.綜合管理部門對接收的檔案進行再次審核，無誤后進行編號、編目等整理工作，并上架保管。（三）保管要求1.綜合管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.檔案應分類存放，排列整齊，標識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應措施。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.優(yōu)先滿足機構(gòu)內(nèi)部工作需要，為康復服務(wù)、行政管理、教學科研等提供支持。3.在保證檔案安全和完整的前提下，積極為社會提供檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要可到綜合管理部門查閱檔案，查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復印件，但應注明出處，并加蓋綜合管理部門印章。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或撕毀。2.查閱和借閱檔案應在綜合管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.利用結(jié)束后，利用者應及時歸還檔案，綜合管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。2.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管狀況等因素，對檔案進行全面審查。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合機構(gòu)實際情況，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。3.對于已失去保存價值的檔案，鑒定小組應提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)機構(gòu)負責人批準后，由綜合管理部門負責組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計1.綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和機構(gòu)領(lǐng)導報送檔案工作情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案信息化管理1.逐步推進檔案信