PAGE數(shù)字檔案館管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織數(shù)字檔案館的建設(shè)與管理，有效整合和利用檔案信息資源，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)公司/組織的各項(xiàng)工作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在數(shù)字檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保數(shù)字檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證數(shù)字檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效的技術(shù)手段和管理措施，保障數(shù)字檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便捷性原則：建立高效的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，方便檔案的檢索、利用和共享，提高工作效率。二、數(shù)字檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善數(shù)字檔案館管理制度、工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展數(shù)字檔案的收集、整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)、保管和利用等工作。3.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.對(duì)各部門的數(shù)字檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。5.參與公司/組織的重大活動(dòng)和項(xiàng)目，提供檔案管理方面的支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照數(shù)字檔案館管理制度的要求，配合檔案管理部門做好本部門檔案的數(shù)字化加工和存儲(chǔ)工作。3.負(fù)責(zé)本部門數(shù)字檔案的日常管理和利用，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱和使用規(guī)定，確保檔案的安全。4.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能測(cè)試和優(yōu)化工作，及時(shí)反饋使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的具體收集、整理、編目、存儲(chǔ)、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、數(shù)字檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、項(xiàng)目建設(shè)等方面形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等文件。3.公司/組織在重大活動(dòng)、重要會(huì)議、科研項(xiàng)目等過(guò)程中形成的特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案等。4.公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的具有代表性和參考價(jià)值的業(yè)務(wù)成果、工作總結(jié)等材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、全面地收集本部門的各類檔案，確保檔案不遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于計(jì)算機(jī)檢索和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素，將數(shù)字檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、項(xiàng)目建設(shè)類等。在每一大類下，再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號(hào)：為每一份數(shù)字檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“年份+流水號(hào)”、“部門代碼+年份+流水號(hào)”等。3.編目：對(duì)整理好的數(shù)字檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限、密級(jí)等字段信息，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得影響文件的閱讀和利用。四、數(shù)字檔案的數(shù)字化加工（一）數(shù)字化加工流程1.檔案整理：對(duì)需要數(shù)字化加工的檔案進(jìn)行前期整理，包括去除金屬物、修復(fù)破損文件、拆分裝訂成冊(cè)的文件等，確保檔案的整潔和完整。2.掃描錄入：根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式，對(duì)檔案進(jìn)行掃描。掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，一般不低于200dpi。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行去噪、去污、糾偏等處理，確保圖像清晰、可讀。掃描完成后，將圖像數(shù)據(jù)錄入到數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，并與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。3.圖像處理：對(duì)掃描錄入的圖像進(jìn)行進(jìn)一步處理，如裁剪、拼接、調(diào)整亮度和對(duì)比度等，使圖像更加清晰、美觀。對(duì)于文字圖像，可進(jìn)行文字識(shí)別（OCR）處理，將圖像中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯的文本信息，提高檔案的檢索效率。4.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化加工后的圖像數(shù)據(jù)和文本數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，確保檔案信息的快速檢索和利用。5.質(zhì)量檢查：對(duì)數(shù)字化加工后的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括圖像清晰度、文字識(shí)別準(zhǔn)確率、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性等。對(duì)于不符合質(zhì)量要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行返工處理，確保數(shù)字化加工質(zhì)量。（二）數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)1.圖像格式：掃描后的圖像應(yīng)采用通用的圖像格式，如TIFF、JPEG等，確保圖像在不同設(shè)備和軟件上的兼容性。2.色彩模式：對(duì)于黑白二值圖像，應(yīng)采用1位黑白模式；對(duì)于彩色圖像，應(yīng)采用24位真彩色模式。圖像色彩應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案原件的面貌。3.分辨率：掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案原件的大小、字跡清晰度等因素合理確定，一般不低于200dpi。對(duì)于重要文件、字跡模糊或有特殊要求的檔案，可適當(dāng)提高掃描分辨率。4.文字識(shí)別準(zhǔn)確率：采用OCR技術(shù)進(jìn)行文字識(shí)別時(shí)，文字識(shí)別準(zhǔn)確率應(yīng)不低于95%。對(duì)于識(shí)別錯(cuò)誤的文字，應(yīng)進(jìn)行人工校對(duì)和修正。5.數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率：數(shù)字化加工后的圖像數(shù)據(jù)和文本數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的掛接準(zhǔn)確率應(yīng)達(dá)到100%，確保檔案信息的準(zhǔn)確檢索和利用。（三）數(shù)字化加工安全管理1.設(shè)備管理：數(shù)字化加工過(guò)程中使用的掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。設(shè)備應(yīng)專人專用，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員操作設(shè)備。2.數(shù)據(jù)備份：數(shù)字化加工過(guò)程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.人員管理：參與數(shù)字化加工的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案信息。工作人員在操作過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案原件，避免造成損壞。4.環(huán)境管理：數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、整齊，具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。加工場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如滅火器、監(jiān)控設(shè)備等。五、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備選擇1.根據(jù)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)量和存儲(chǔ)期限，選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備大容量、高可靠性、高性能等特點(diǎn)，能夠滿足數(shù)字檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)的需求。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)采用冗余設(shè)計(jì)，如RAID技術(shù)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的可靠性和安全性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.在線存儲(chǔ)：對(duì)于經(jīng)常使用的數(shù)字檔案，應(yīng)采用在線存儲(chǔ)方式，將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在高性能的磁盤陣列中，確保檔案信息能夠快速訪問(wèn)和利用。2.離線存儲(chǔ)：對(duì)于不常用但具有重要保存價(jià)值的數(shù)字檔案，可采用離線存儲(chǔ)方式，如磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等。離線存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.異地存儲(chǔ)：為了防止自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因?qū)е聰?shù)字檔案數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)建立異地存儲(chǔ)機(jī)制，將重要的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同地理位置的存儲(chǔ)設(shè)備上。異地存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)同步和備份，確保數(shù)據(jù)的一致性。（三）保管期限與鑒定1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定數(shù)字檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年至50年。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為1年至10年。2.定期對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值，重新確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和專家共同進(jìn)行。對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（四）保管環(huán)境要求1.數(shù)字檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件，防止有害氣體對(duì)檔案的侵蝕。同時(shí)，應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理可能影響檔案安全的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。六、數(shù)字檔案的利用（一）利用申請(qǐng)與審批1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱數(shù)字檔案的，應(yīng)填寫《數(shù)字檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)、利用期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)利用目的和工作需要，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)，并在《數(shù)字檔案利用申請(qǐng)表》上加蓋公章；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)說(shuō)明理由，不予批準(zhǔn)。（二）利用方式與權(quán)限1.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)查閱數(shù)字檔案的人員，可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。2.借閱：因工作需要借閱數(shù)字檔案的，應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記、涂改或損壞。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。3.利用權(quán)限：根據(jù)檔案的密級(jí)和利用范圍，設(shè)定不同的利用權(quán)限。對(duì)于絕密級(jí)檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制利用范圍，只有經(jīng)過(guò)特定批準(zhǔn)程序的人員才能查閱和借閱；對(duì)于機(jī)密級(jí)檔案，應(yīng)限制查閱和借閱人員的范圍，并嚴(yán)格控制利用期限；對(duì)于秘密級(jí)檔案，應(yīng)在一定范圍內(nèi)進(jìn)行查閱和借閱，并做好登記和跟蹤管理。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號(hào)、利用期限等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案利用信息的完整性。2.定期對(duì)數(shù)字檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的分布等。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（四）利用反饋與跟蹤1.利用數(shù)字檔案的人員在利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋利用情況，如檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，利用過(guò)程中是否發(fā)現(xiàn)問(wèn)題等。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取利用人員的反饋意見(jiàn)，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。2.對(duì)借閱的數(shù)字檔案進(jìn)行跟蹤管理，在借閱期限屆滿前提醒借閱人員歸還檔案。對(duì)于逾期未歸還的檔案，應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。七、數(shù)字檔案的安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全數(shù)字檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程，確保數(shù)字檔案信息的安全。2.制定數(shù)字檔案安全保密規(guī)定，對(duì)檔案管理人員、利用人員等提出明確的安全保密要求，防止檔案信息泄露。3.定期對(duì)數(shù)字檔案安全管理制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全管理工作中存在的問(wèn)題，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（二）安全技術(shù)措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制不同用戶的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限。采用入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）或入侵防范系統(tǒng)（IPS），實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和防范網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。2.數(shù)據(jù)安全：對(duì)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，采用對(duì)稱加密和非對(duì)稱加密相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.系統(tǒng)安全：對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全加固，及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止系統(tǒng)漏洞被利用。設(shè)置用戶權(quán)限管理機(jī)制，嚴(yán)格控制不同用戶對(duì)系統(tǒng)