PAGE檔案三合一制度6一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和查閱，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動，確保檔案的完整性。4.保密性原則。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.負責公司檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化、科學化。5.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）各部門職責1.各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案進行分類整理，確保檔案的完整、準確。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保檔案管理工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、歸還等。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。4.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。5.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量相符。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要等。2.科技檔案：包括公司科研項目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面的文件、圖紙、資料等。3.會計檔案：包括公司財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、審計報告等。4.人事檔案：包括公司員工的個人檔案、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司市場營銷、客戶服務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營等方面的文件、資料、合同等。（二）檔案編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則，采用分類編號法進行編號。1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式進行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1份。2.科技檔案編號：采用項目代號分類號流水號的方式進行編號。例如：KJ20230101001，表示2023年第1個科技項目的第1類第1份科技檔案。3.會計檔案編號：采用年度類別保管期限流水號的方式進行編號。例如：2023會計憑證永久001，表示2023年形成的永久保管的會計憑證第1冊。4.人事檔案編號：采用員工編號類別流水號的方式進行編號。例如：001個人檔案001，表示員工編號為001的第1份個人檔案。5.業(yè)務(wù)檔案編號：采用業(yè)務(wù)類別年度流水號的方式進行編號。例如：市場營銷2023001，表示2023年市場營銷業(yè)務(wù)的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等各種載體形式的檔案。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理包括分類、編號、裝訂、編目等工作。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類方案進行分類，每類檔案應(yīng)按照編號順序進行排列，然后進行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。4.電子檔案應(yīng)按照分類方案進行分類，建立文件夾結(jié)構(gòu)，然后按照編號順序進行命名。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。5.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容進行分類，然后按照形成時間順序進行編號。聲像檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并注明拍攝時間、地點、人物等信息。五、檔案保管（一）檔案保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照分類編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并建立備份制度，定期進行備份。3.聲像檔案應(yīng)采用磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并注明拍攝時間、地點、人物等信息。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：包括公司重要的文件、合同、協(xié)議、財務(wù)報表、審計報告等。2.長期保管的檔案：保管期限為10年至50年，包括公司一般的文件、合同、協(xié)議、技術(shù)資料等。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至10年，包括公司一般性的文件、資料等。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員參加，對檔案進行逐卷審查。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門負責銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。六、檔案利用（一）檔案利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則。檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。3.保密安全原則。檔案利用應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）檔案利用方式1.查閱檔案：公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案：公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：公司員工因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并加蓋檔案管理部門印章。（三）檔案利用審批1.查閱、借閱、復(fù)制檔案應(yīng)嚴格按照審批程序進行，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。2.檔案利用審批應(yīng)根據(jù)檔案的密級和重要程度進行，確保檔案信息的安全。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時間等。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全管理：建立檔案信息安全管理制度，采取必要的技術(shù)措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.檔案管理人員應(yīng)具備計算機操作技能和檔案管理專業(yè)知