PAGE內部會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司內部會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，確保會計檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會計檔案在公司經濟管理中的作用，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則。公司財務部門負責會計檔案的統(tǒng)一管理工作，各分支機構、子公司應指定專人負責本單位會計檔案的收集、整理、保管等工作，并接受公司財務部門的指導和監(jiān)督。二、會計檔案的內容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的原始書面證明，如發(fā)票、收據、報銷單等；記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據的憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據總分類賬戶開設的，用于分類登記全部經濟業(yè)務，提供資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤等總括核算資料的賬簿；明細賬是根據明細分類賬戶開設的，用來分類登記某一類經濟業(yè)務，提供明細核算資料的賬簿；日記賬是按照經濟業(yè)務發(fā)生的時間先后順序，逐日逐筆進行登記的賬簿，如現金日記賬、銀行存款日記賬；固定資產卡片是記錄固定資產詳細信息的卡片，包括固定資產的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、原值、折舊等。（三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是指公司對外提供的反映公司某一特定日期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量等會計信息的文件，包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書等。會計報表主要包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各會計崗位人員應按照會計核算工作的要求，及時將各類會計資料收集齊全，不得遺漏。2.對于從外部取得的會計資料，如發(fā)票、收據等，應確保其真實性、完整性和合法性，并按照規(guī)定進行審核和簽收。3.會計電算化生成的電子會計資料，應定期進行備份，并妥善保存。備份介質應選擇安全可靠的存儲設備，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并分別存儲在不同的地點。（二）整理方法1.會計憑證的整理按照記賬憑證的編號順序，將記賬憑證連同所附的原始憑證一起進行整理。對原始憑證進行分類，如按發(fā)票、收據、報銷單等類別分別整理，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數。將整理好的會計憑證折疊整齊，左上角對齊，以便裝訂。2.會計賬簿的整理總賬、明細賬、日記賬應按照賬簿啟用時間的先后順序進行排列。對于活頁式賬簿，應去除空白賬頁，并將賬頁編號連續(xù)編排，然后裝訂成冊。在賬簿封面上注明賬簿名稱、年度、月份、冊數等信息。3.財務會計報告的整理按照月度、季度、半年度、年度順序，將財務會計報告分別整理。對于會計報表，應檢查報表的完整性，包括封面、報表主表、附表、附注等是否齊全。將財務會計報告裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、年度、月份等信息。4.其他會計資料的整理銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單應按時間順序排列，并與相關會計憑證進行核對。納稅申報表應按照稅種、申報期限進行分類整理。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應按照規(guī)定的格式進行填寫，并確保內容準確無誤。（三）裝訂要求1.會計憑證應使用專用的憑證裝訂機進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得有壓角、掉頁等現象。2.裝訂線應在憑證的左上角，裝訂厚度一般以23厘米為宜。3.在裝訂線上應加蓋裝訂人員的印章，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、冊數、憑證起止號碼等信息。4.會計賬簿、財務會計報告及其他會計資料的裝訂應參照會計憑證的裝訂要求進行，確保裝訂牢固、整齊、美觀。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.會計憑證、會計賬簿（總賬、明細賬）保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年。3.年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書保管期限為永久。4.銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表保管期限為10年。（二）保管地點公司應設置專門的會計檔案保管庫房，確保保管環(huán)境安全、整潔、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。會計檔案保管庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備等。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，按照上述保管期限和類別進行編號，便于查找和管理。2.對于電子會計檔案，應存儲在磁性介質或光盤等存儲設備上，并定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。同時，應建立電子會計檔案的備份制度，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。3.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行清查盤點，核對檔案的數量、內容等是否與保管清冊一致，如發(fā)現問題應及時查明原因并進行處理。4.會計檔案保管庫房應保持清潔衛(wèi)生，嚴禁存放易燃、易爆、腐蝕性等物品，確保會計檔案的安全。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人批準。2.查閱會計檔案時，應在指定的地點進行，查閱人員不得擅自將會計檔案帶出保管庫房。3.查閱會計檔案時，不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，也不得抽換會計憑證、賬頁等。如因工作需要摘錄有關內容，應經會計檔案管理人員同意，并進行登記。4.查閱會計檔案的人員應愛護會計檔案，查閱完畢后，應及時將會計檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司會計檔案的，應持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經公司財務部門負責人批準后方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會計檔案時，應嚴格按照借閱期限歸還，如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。3.借閱會計檔案時，借閱人員應出具本人有效身份證件，并將身份證復印件留存財務部門。借閱人員應對所借閱的會計檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、抄錄、傳播會計檔案內容。4.借閱人員歸還會計檔案時，會計檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現問題應及時查明原因并追究借閱人員的責任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。（二）銷毀程序1.會計檔案銷毀清冊編制完成后，應報經單位負責人批準。單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。2.銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。（三）不得銷毀的會計檔案1.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的管理要求1.公司應加強電子會計檔案的管理，確保電子會計檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。2.電子會計檔案應采用符合國家規(guī)定的存儲格式和介質進行存儲，并定期進行備份。備份介質應分別存儲在不同的地點，以防止數據丟失。3.公司應建立電子會計檔案的索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查找和調閱電子會計檔案。索引和檢索系統(tǒng)應包括電子會計檔案的名稱、存儲位置、形成時間、保管期限等信息。4.電子會計檔案管理人員應具備相應的計算機知識和技能，熟悉電子會計檔案管理軟件的操作，負責電子會計檔案的數據錄入、存儲、備份、檢索等工作。（二）電子會計檔案的移交與接收1.公司在進行會計檔案移交時，應同時移交電子會計檔案。電子會計檔案的移交應按照國家有關規(guī)定進行，確保電子會計檔案的格式、內容等符合要求。2.接收電子會計檔案的單位應建立健全電子會計檔案管理制度，確保電子會計檔案的安全與完整。接收單位應按照規(guī)定對電子會計檔案進行檢查、驗收，如發(fā)現問題應及時與移交單位溝通解決。（三）電子會計檔案的利用與安全1.公司應根據實際工作需要，合理利用電子會計檔案。利用電子會計檔案時，應遵守國家有關法律法規(guī)和公司內部規(guī)定，確保電子會計檔案的合法使用。2.公司應加強電子會計檔案的安全管理，采取必要的安全防護措施，如設置防火墻、安裝殺毒軟件、加密存儲等，防止電子會計檔案被篡改、丟失或泄露。3.公司應定期對電子會計檔案的存儲介質進行檢查和維護，如發(fā)現介質損壞或數據丟失等問題，應及時采取措施進行修復或恢復。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司財務部門負責對各分支機構、子公司的會計檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。公司審計部門負責對會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，確保會計檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司內部規(guī)定的要求。（二）監(jiān)督檢查內容1.會計檔案的收集、整理、保管情況，包括會計檔案是否齊全、完整，整理是否規(guī)范，保管是否安全等。2.會計檔案的查閱與借閱情況，包括查閱和借閱手續(xù)是否齊全，查閱和借閱人員是否遵守規(guī)定等。3.會計檔案的銷毀情況，包括銷毀程序是否合規(guī)，銷毀清冊是否完整等。4.電子會計檔案的管理情況，包括電子會計檔案的存儲、備份、利用、安全等方面是否符合要求。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的