PAGE檔案利用工作制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供有效支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案利用方面的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，切實保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.高效服務(wù)原則：以滿足公司各項工作需求為出發(fā)點，提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案利用的范圍與方式（一）利用范圍1.公司行政管理：為制定政策、規(guī)劃、決策等提供歷史資料和數(shù)據(jù)支持。2.業(yè)務(wù)工作開展：協(xié)助市場營銷、項目管理、生產(chǎn)運營等部門獲取相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，促進工作順利進行。3.財務(wù)審計：為財務(wù)核算、審計工作提供原始憑證、合同協(xié)議等檔案依據(jù)。4.人力資源管理：用于員工招聘、晉升、績效考核、培訓(xùn)等方面的背景調(diào)查和信息參考。5.法律事務(wù)處理：為處理法律糾紛、合同審查等提供檔案證據(jù)。（二）利用方式1.查閱：員工可根據(jù)工作需要，到檔案管理部門查閱紙質(zhì)或電子檔案。2.借閱：對于確需帶出檔案管理部門的檔案，可辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)實際情況，可為利用者提供檔案復(fù)印件，但需按照規(guī)定進行審批。三、檔案利用的流程（一）查閱流程1.利用者填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、所需檔案名稱及時間段等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審批，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際情況進行審核，簽署意見。3.利用者持經(jīng)審批的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，查找并提供相應(yīng)檔案供利用者查閱。4.利用者在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損。5.查閱完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在申請表上注明歸還情況。（二）借閱流程1.利用者填寫《檔案借閱申請表》，除注明查閱流程中的相關(guān)信息外，還需明確借閱期限。2.申請表依次經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人應(yīng)重點審查借閱期限是否合理、利用者是否具備保管檔案的條件等。3.審批通過后，利用者到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)向利用者詳細說明檔案保管要求，并提醒其按時歸還。4.利用者在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司規(guī)定范圍。如遇特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請。5.借閱期限屆滿，利用者應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者責任。（三）復(fù)制流程1.利用者填寫《檔案復(fù)制申請表》，說明復(fù)制用途、所需復(fù)制的檔案內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)利用者需求，對可復(fù)制的檔案進行審核。3.審核通過后，檔案管理人員按照規(guī)定的復(fù)制方式和數(shù)量進行復(fù)制。對于重要檔案的復(fù)制，應(yīng)采用安全可靠的方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。4.復(fù)制完成后，檔案管理人員在申請表上注明復(fù)制情況，并將復(fù)制件提供給利用者。利用者需在申請表上簽字確認接收。四、檔案利用的權(quán)限與審批（一）權(quán)限劃分1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱、借閱、復(fù)制與其工作相關(guān)的檔案。2.涉及公司機密、核心技術(shù)等重要檔案的利用，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人如需利用公司檔案，必須經(jīng)過公司嚴格的審批程序，并簽訂保密協(xié)議。（二）審批職責1.所在部門負責人負責對本部門員工的檔案利用申請進行初審，確保申請與工作實際需求相符。2.檔案管理部門負責人負責對檔案利用申請進行全面審核，重點審查申請的合規(guī)性、檔案利用的必要性以及安全保密措施等。3.高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況，對涉及重要檔案的利用申請進行最終審批。五、檔案利用的安全與保密（一）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案實體安全。2.加強對檔案利用場所的管理，保持環(huán)境整潔、安靜，嚴禁無關(guān)人員進入。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。（二）保密措施1.利用者應(yīng)對所接觸的檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對于涉及公司機密的檔案，利用者如需摘錄、引用相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門審核，并按照規(guī)定進行處理。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人透露檔案利用情況及內(nèi)容。4.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中有泄密行為，應(yīng)立即采取措施進行制止，并追究相關(guān)人員責任。六、檔案利用的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄檔案利用的時間、利用者姓名、所在部門、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。2.定期統(tǒng)計檔案利用的種類、頻率、熱門檔案等情況，為檔案管理和公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）分析與反饋1.根據(jù)檔案利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢，評估檔案對公司各項工作的支持效果。2.將分析結(jié)果反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，為檔案資源的優(yōu)化配置、檔案整理與編研等工作提供參考依據(jù)，以便更好地滿足公司發(fā)展對檔案利用的需求。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部設(shè)立檔案利用監(jiān)督小組，成員包括檔案管理部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等，負責對檔案利用工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組重點檢查檔案利用流程的執(zhí)行情況、安全保密措施的落實情況、檔案利用登記臺賬的記錄準確性等。（二）考核辦法1.將檔案利用工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門及相關(guān)利用部門進行考核。2.考核指標包括檔案利用服務(wù)質(zhì)量、檔案安全保密情況、檔案利用統(tǒng)計工作的準確性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人提出整改要求，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。八