PAGE通山縣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強通山縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本縣實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于通山縣各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：通山縣各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映本地區(qū)、本單位的工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門通山縣設立專門的檔案管理部門，負責全縣檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導等工作。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負責具體的檔案管理業(yè)務。（二）各單位檔案管理職責1.明確分管領導：各單位應明確一名分管領導負責本單位的檔案管理工作，確保檔案管理工作得到有效落實。2.設立檔案工作崗位：各單位應根據(jù)工作需要，設立檔案工作崗位，配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.建立檔案管理制度：各單位應結合本單位實際情況，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理工作流程和要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括通山縣各級黨政機關、企事業(yè)單位在工作活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復等。2.科技檔案：涉及本縣重大建設項目、科研課題等形成的技術文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。3.會計檔案：各單位的會計憑證、賬簿、報表等財務資料。4.人事檔案：通山縣干部職工的個人履歷、考核、任免、獎懲等人事資料。5.聲像檔案：反映本縣重要活動、事件的照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案資料。（二）收集要求1.及時收集：各部門應按照檔案管理規(guī)定，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，移交檔案管理部門。2.確保質量：收集的檔案材料應內容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）整理方法1.分類標準：按照檔案的形成領域、時間、內容等因素進行分類。文書檔案一般按照年度機構保管期限分類；科技檔案按照項目分類；會計檔案按照會計年度分類；人事檔案按照干部職工個人分類；聲像檔案按照內容分類；電子檔案按照存儲載體和文件類型分類。2.編號規(guī)則：為便于管理和查找，對每一類檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保編號與檔案內容準確對應。3.裝訂要求：對紙質檔案進行裝訂時，應去除金屬物，保持整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設：通山縣檔案管理部門應建設符合國家標準的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.溫濕度控制：檔案庫房應安裝溫濕度調節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用標準：檔案裝具應選用符合國家標準的檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.標識管理：在檔案裝具上應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.永久保管：對通山縣具有重要歷史價值、憑證作用和長遠利用價值的檔案，實行永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、定期10年兩種。具體保管期限根據(jù)檔案的性質和重要程度確定。（四）檔案清查1.定期清查：檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況清晰準確。2.清查內容：清查內容包括檔案的數(shù)量、完整性、準確性、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用：檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本制度規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務大局原則：檔案利用工作應圍繞通山縣經(jīng)濟社會發(fā)展大局，為各項工作提供有效服務。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便檔案利用者查閱和獲取檔案信息。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可根據(jù)需要查閱檔案原件或復印件。查閱檔案應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱者應妥善保管檔案，不得擅自轉借、涂改、損毀檔案。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)檔案利用者的申請，出具檔案證明材料。出具的證明材料應加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.內部審批：通山縣各單位內部人員查閱、借閱檔案的，應經(jīng)本單位分管領導批準。2.外部審批：外單位人員查閱、借閱通山縣檔案的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應嚴格按照保密規(guī)定進行審批。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。2.鑒定標準：根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀清冊應經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字。2.審批銷毀：銷毀清冊報經(jīng)通山縣檔案管理部門負責人批準后，方可進行銷毀。3.監(jiān)銷：檔案銷毀時，應指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立檔案信息管理系統(tǒng)：通山縣檔案管理部門應建立涵蓋各類檔案信息的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.數(shù)據(jù)安全保障：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（二）數(shù)字化加工1.掃描標準：對紙質檔案進行數(shù)字化掃描時，應按照統(tǒng)一的掃描標準進行操作，確保掃描圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)掛接：將掃描后的電子檔案數(shù)據(jù)與原紙質檔案進行準確掛接，建立一一對應的關系。（三）電子檔案管理1.存儲管理：電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。存儲設備應異地存放，防止因自然災害等原因導致數(shù)據(jù)丟失。2.利用管理：通過檔案信息管理系統(tǒng)提供電子檔案的在線查閱、下載等服務，方便檔案利用者。同時，應建立電子檔案利用記錄，確保利用過程可追溯。八、檔案工作人員管理（一）人員配備1.專業(yè)要求：檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程和相關法律法規(guī)。2.培訓與考核：定期組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓和考核，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。（二）崗位職責1.檔案收集整理崗位：負責檔案的收集、整理、分類、編號等工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。2.檔案保管崗位：負責檔案的庫房管理、裝具維護、溫濕度控制等工作，保障檔案的安全保管。3.檔案利用崗位：負責檔案的查閱、借閱、出具證明等利用服務工作，為利用者提供優(yōu)質高效的服務。4.檔案信息化管理崗位：負責檔案信息管理系統(tǒng)的建設、維護、數(shù)據(jù)錄入和管理等工作，推進檔案信息化建設。（三）職業(yè)道德1