PAGE執(zhí)法局文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)執(zhí)法局文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高工作效率，為執(zhí)法工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于執(zhí)法局機(jī)關(guān)各科室、所屬各單位在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文件檔案由局辦公室統(tǒng)一歸口管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則：全面收集、整理各類文件檔案，保證其內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.便于利用原則：優(yōu)化文件檔案管理流程，提高檢索和利用效率，方便工作需要。4.安全保密原則：采取有效措施確保文件檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、文件管理（一）文件的起草與審核1.各科室、單位應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真起草各類文件。文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和政策要求，主題明確，邏輯清晰，語言規(guī)范。2.文件起草完成后，起草人應(yīng)進(jìn)行自我審核，確保文件質(zhì)量。然后提交科室負(fù)責(zé)人審核，科室負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行全面審核，提出修改意見。3.重要文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從政策依據(jù)、工作實(shí)際、整體布局等方面進(jìn)行把關(guān)，確保文件的準(zhǔn)確性和可行性。4.涉及全局重大事項(xiàng)的文件，需經(jīng)局長辦公會(huì)或局黨組會(huì)議審議通過。（二）文件的編號(hào)與印發(fā)1.經(jīng)審核通過的文件，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.辦公室根據(jù)文件編號(hào)，按照文件印發(fā)范圍進(jìn)行排版、印制。文件排版應(yīng)符合規(guī)范要求，字體、字號(hào)、行距等應(yīng)保持一致。3.文件印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)分發(fā)。分發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)人員手中。（三）文件的傳閱與辦理1.辦公室收到文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)進(jìn)行傳閱。傳閱應(yīng)遵循先急后緩、先主要領(lǐng)導(dǎo)后其他領(lǐng)導(dǎo)的原則，確保文件傳閱的高效性。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件傳閱單》，注明傳閱時(shí)間、傳閱人等信息。傳閱人應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字，表明已閱知文件內(nèi)容。3.文件傳閱后，承辦科室或單位應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和文件要求，及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)。辦理過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守工作程序，確保辦理結(jié)果符合要求。4.承辦科室或單位辦理完畢后，應(yīng)將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給辦公室，并將相關(guān)文件資料整理歸檔。（四）文件的歸檔與保管1.文件辦理完畢后，承辦科室或單位應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整，分類準(zhǔn)確，裝訂規(guī)范。2.辦公室應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保文件的質(zhì)量。同時(shí)，建立健全文件保管制度，配備必要的保管設(shè)施，保證文件的安全存放。3.文件保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和執(zhí)法局實(shí)際情況確定。保管期限分為永久、長期和短期，不同保管期限的文件應(yīng)分別存放。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子文件索引目錄，方便查詢和利用。三、檔案管理（一）檔案的收集與整理1.各科室、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保工作中形成的各類檔案及時(shí)、完整地收集到檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。3.整理檔案時(shí)，應(yīng)剔除重復(fù)、無用的文件資料，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。同時(shí)，按照一定的順序進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄清單。（二）檔案的編目與檢索1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)整理好的檔案，編制詳細(xì)的檔案目錄。目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便查詢和統(tǒng)計(jì)。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，可采用手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索相結(jié)合的方式。手工檢索可建立卡片目錄、案卷目錄等；計(jì)算機(jī)檢索應(yīng)利用專業(yè)的檔案管理軟件，錄入檔案信息，實(shí)現(xiàn)快速檢索。3.定期對(duì)檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，根據(jù)工作需要，不斷優(yōu)化檢索功能，提高檢索效率。（三）檔案的借閱與利用1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，嚴(yán)格審核借閱人的身份和借閱目的。對(duì)于符合條件的借閱申請(qǐng)，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。4.檔案利用過程中，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組共同進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和執(zhí)法局實(shí)際情況，對(duì)檔案的內(nèi)容、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)意義等進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的保管期限和存毀意見。3.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)鑒定小組組長簽字同意后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，采用焚毀、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。四、信息化管理（一）文件檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.結(jié)合執(zhí)法局工作實(shí)際和發(fā)展需求，制定文件檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。規(guī)劃應(yīng)明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。2.信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)充分考慮文件檔案管理的業(yè)務(wù)流程和工作特點(diǎn)，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，構(gòu)建高效、便捷、安全的文件檔案信息化管理平臺(tái)。（二）文件檔案數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。數(shù)字化處理應(yīng)確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，圖像清晰、可讀。2.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)數(shù)字化文件進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立電子文件數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用1.選用適合執(zhí)法局文件檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化管理。管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件起草、審核、印發(fā)、傳閱、辦理、歸檔、檢索、借閱、利用等功能，提高工作效率和管理水平。2.組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，確保工作人員熟練掌握系統(tǒng)操作技能。同時(shí)，建立系統(tǒng)使用管理制度，規(guī)范系統(tǒng)操作流程，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（四）信息安全與保密1.加強(qiáng)文件檔案信息化管理中的信息安全與保密工作，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.嚴(yán)格設(shè)定用戶權(quán)限，不同人員只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的文件檔案信息。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、工作秘密的文件檔案信息，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各科室、單位文件檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括文件起草質(zhì)量、審核程序、印發(fā)范圍、傳閱辦理情況、檔案收集整理、保管利用等方面。2.監(jiān)督檢查可采用實(shí)地查看、查閱資料、詢問了解等方式進(jìn)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)科室或單位限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立文件檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將文件檔案管理工作納入年度績效考核體系?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、工