PAGE檔案溫濕度記錄制度一、總則（一）目的為了確保檔案的安全與完整，延長檔案的使用壽命，特制定本檔案溫濕度記錄制度。本制度旨在規(guī)范檔案存儲環(huán)境的溫濕度管理，保障檔案信息的可靠性和可讀性，滿足公司/組織日常運(yùn)營及長期發(fā)展對檔案管理的要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案的存儲與管理，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等各類檔案形式。涉及檔案管理的各個部門，如檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門的檔案室等，均需嚴(yán)格執(zhí)行本制度。（三）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案溫濕度記錄制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。定期檢查檔案存儲環(huán)境的溫濕度記錄設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。對檔案溫濕度數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和評估，根據(jù)溫濕度變化情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施。指導(dǎo)和培訓(xùn)各部門檔案管理人員關(guān)于檔案溫濕度記錄及管理的相關(guān)知識和技能。2.各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門檔案存儲環(huán)境溫濕度的日常記錄工作，確保記錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時。按照檔案管理部門的要求，配合做好檔案存儲環(huán)境溫濕度的調(diào)控工作。發(fā)現(xiàn)溫濕度異常情況時，及時向檔案管理部門報告，并采取臨時保護(hù)措施。3.設(shè)施設(shè)備維護(hù)人員負(fù)責(zé)檔案存儲場所溫濕度調(diào)控設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。定期對溫濕度調(diào)控設(shè)備進(jìn)行檢查和維修，及時處理設(shè)備故障，保障設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性。二、檔案存儲環(huán)境溫濕度要求（一）溫度要求1.一般紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間。在此溫度范圍內(nèi)，紙張的物理性能相對穩(wěn)定，可有效減少紙張老化、脆化等問題的發(fā)生，延長檔案的保存期限。2.對于電子檔案存儲設(shè)備所在環(huán)境，溫度應(yīng)保持在15℃35℃之間。適宜的溫度有助于電子設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因溫度過高或過低導(dǎo)致設(shè)備故障，影響電子檔案的存儲和讀取。3.實(shí)物檔案（如文物、紀(jì)念品等）存儲環(huán)境的溫度要求更為嚴(yán)格，需根據(jù)實(shí)物的特性和材質(zhì)確定具體的溫度范圍，但一般應(yīng)盡量保持在16℃20℃之間，以避免溫度變化對實(shí)物造成損壞。（二）濕度要求1.紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境的相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。在該濕度范圍內(nèi)，紙張能夠保持較好的柔韌性和強(qiáng)度，減少因受潮發(fā)霉或干燥脆裂而導(dǎo)致的檔案損壞。2.電子檔案存儲環(huán)境的相對濕度宜保持在40%70%之間。合適的濕度可以防止電子設(shè)備因受潮產(chǎn)生短路等故障，同時避免過于干燥引起的靜電問題，確保電子檔案的安全存儲。3.實(shí)物檔案存儲環(huán)境的相對濕度需根據(jù)實(shí)物的具體材質(zhì)和保存要求進(jìn)行調(diào)整。一般來說，相對濕度應(yīng)控制在40%50%之間，以防止實(shí)物因濕度變化而發(fā)生變形、褪色、腐蝕等損壞情況。三、溫濕度記錄設(shè)備與方法（一）記錄設(shè)備1.在檔案存儲場所應(yīng)配備溫濕度自動記錄儀器，該儀器應(yīng)具備高精度、穩(wěn)定性好、數(shù)據(jù)自動存儲等功能。溫濕度傳感器應(yīng)安裝在檔案存儲區(qū)域的不同位置，包括檔案室的角落、中心位置以及靠近門窗等易受溫濕度影響的部位，以全面準(zhǔn)確地反映存儲環(huán)境的溫濕度狀況。2.對于一些重要的檔案存儲區(qū)域，可配備備用的溫濕度記錄設(shè)備，以防止主設(shè)備出現(xiàn)故障時影響溫濕度數(shù)據(jù)的記錄。備用設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其隨時能夠正常投入使用。3.電子檔案存儲設(shè)備所在環(huán)境，除了安裝溫濕度自動記錄儀器外，設(shè)備自身也應(yīng)具備溫濕度監(jiān)測功能，并能夠?qū)崟r顯示和記錄當(dāng)前環(huán)境的溫濕度數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案管理部門的溫濕度記錄系統(tǒng)進(jìn)行對接，以便進(jìn)行統(tǒng)一管理和分析。（二）記錄方法1.溫濕度自動記錄儀器應(yīng)按照規(guī)定的時間間隔進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和記錄，一般每15分鐘記錄一次溫濕度數(shù)據(jù)。記錄的數(shù)據(jù)應(yīng)包括日期、時間、溫度值、濕度值等詳細(xì)信息。2.各部門檔案管理人員應(yīng)每日對溫濕度記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和確認(rèn)，確保記錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常或記錄設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并采取相應(yīng)的處理措施。3.檔案管理部門應(yīng)定期對溫濕度記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)至少保存一年。備份數(shù)據(jù)可采用電子存儲和紙質(zhì)打印兩種方式，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份管理制度，明確備份數(shù)據(jù)的存儲位置、保管期限、查閱流程等要求。四、溫濕度調(diào)控措施（一）溫度調(diào)控1.當(dāng)檔案存儲環(huán)境溫度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)采取相應(yīng)的調(diào)控措施。若溫度過高，可通過安裝空調(diào)設(shè)備進(jìn)行制冷降溫；若溫度過低，可采用暖氣設(shè)備、加熱系統(tǒng)等進(jìn)行升溫。2.空調(diào)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其制冷制熱效果良好。同時，應(yīng)根據(jù)檔案存儲場所的面積、空間布局以及溫濕度變化情況，合理設(shè)置空調(diào)的運(yùn)行參數(shù)，如溫度設(shè)定值、風(fēng)速、運(yùn)行模式等，以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的溫度調(diào)控。3.在冬季或夏季極端天氣條件下，可采取臨時的輔助溫度調(diào)控措施。例如，在冬季寒冷時，可關(guān)閉門窗，減少冷空氣進(jìn)入；在夏季炎熱時，可使用遮陽窗簾、隔熱材料等降低室內(nèi)溫度上升幅度。（二）濕度調(diào)控1.當(dāng)檔案存儲環(huán)境濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)采取相應(yīng)的除濕或加濕措施。若濕度過高，可使用除濕機(jī)進(jìn)行除濕；若濕度過低，可采用加濕器進(jìn)行加濕。2.除濕機(jī)和加濕器應(yīng)根據(jù)檔案存儲場所的實(shí)際濕度情況和空間大小合理配置，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。除濕機(jī)應(yīng)及時清理水箱和濾網(wǎng)，確保排水暢通；加濕器應(yīng)注意水質(zhì)清潔，防止因水質(zhì)問題對檔案造成損害。3.在濕度調(diào)控過程中，應(yīng)密切關(guān)注溫濕度變化情況，避免因過度除濕或加濕導(dǎo)致溫濕度波動過大。同時，可通過在檔案存儲區(qū)域放置適量的干燥劑或吸水性材料等方式，輔助調(diào)節(jié)局部濕度環(huán)境。五、溫濕度異常情況處理（一）異常情況監(jiān)測與報告1.各部門檔案管理人員在日常溫濕度記錄檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)溫濕度數(shù)據(jù)超出規(guī)定范圍或出現(xiàn)異常波動，應(yīng)立即向檔案管理部門報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括異常發(fā)生的時間、地點(diǎn)、溫濕度具體數(shù)值、可能的原因等信息。2.檔案管理部門接到異常情況報告后，應(yīng)及時安排人員對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行現(xiàn)場檢查，核實(shí)異常情況的真實(shí)性和嚴(yán)重程度。同時，對溫濕度記錄設(shè)備進(jìn)行檢查，判斷是否存在設(shè)備故障導(dǎo)致的數(shù)據(jù)異常問題。（二）應(yīng)急處理措施1.對于一般性的溫濕度異常情況，如短時間內(nèi)溫濕度波動較小且未對檔案造成明顯影響，檔案管理部門可指導(dǎo)各部門檔案管理人員采取臨時的防護(hù)措施，如關(guān)閉門窗、調(diào)整空調(diào)或除濕加濕設(shè)備運(yùn)行參數(shù)等，以緩解溫濕度異常狀況。2.若溫濕度異常情況可能對檔案造成較大損害，如長時間高濕度導(dǎo)致檔案發(fā)霉、低濕度引起紙張脆裂等，檔案管理部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案。首先，對受影響的檔案進(jìn)行緊急轉(zhuǎn)移和保護(hù)，可將檔案轉(zhuǎn)移至臨時的溫濕度適宜的存儲區(qū)域，并采取密封包裝、放置干燥劑等措施防止檔案進(jìn)一步受損。其次，組織專業(yè)人員對溫濕度調(diào)控設(shè)備進(jìn)行全面檢查和維修，盡快恢復(fù)檔案存儲環(huán)境的正常溫濕度條件。3.在溫濕度異常情況處理過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄處理過程和結(jié)果，包括異常發(fā)生的原因分析、采取的應(yīng)急措施及效果評估等信息。這些記錄將作為檔案管理工作的重要資料，為后續(xù)的溫濕度管理和檔案保護(hù)工作提供參考依據(jù)。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案存儲環(huán)境的溫濕度記錄情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每月一次。檢查內(nèi)容包括溫濕度記錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性，記錄設(shè)備的運(yùn)行狀況，溫濕度調(diào)控設(shè)備的工作效果等。2.在定期檢查過程中，應(yīng)填寫溫濕度記錄檢查記錄表，詳細(xì)記錄檢查時間、檢查人員、檢查項目、檢查結(jié)果等信息。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并提出整改要求，明確整改責(zé)任人及整改期限。（二）不定期抽查1.除定期檢查外，檔案管理部門還應(yīng)不定期對各部門檔案存儲環(huán)境的溫濕度情況進(jìn)行抽查。抽查頻率根據(jù)實(shí)際情況確定，一般每季度至少進(jìn)行一次。2.不定期抽查可采用現(xiàn)場檢查溫濕度記錄數(shù)據(jù)、查看溫濕度調(diào)控設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、檢查檔案保存狀況等方式進(jìn)行。通過不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正溫濕度管理過程中存在的問題，確保檔案存儲環(huán)境始終符合溫濕度要求。（三）檢查結(jié)果處理1.對于在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報告，說明整改情況和整改結(jié)果。2.檔案管理部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對于整改不力或未按時完成整改的部門，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，如納入績效考核、給予警告處分等。3.監(jiān)督檢查結(jié)果及整改情況應(yīng)作為檔案管理工作考核的重要依據(jù)，與各部門及相關(guān)人員的績效掛鉤，以激勵各部門積極做好檔案溫濕度管理工作。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案溫濕度記錄及管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，培訓(xùn)對象包括各部門檔案管理人員、設(shè)施設(shè)備維護(hù)人員等。培訓(xùn)周期為每年至少一次，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案溫濕度管理的重要性、溫濕度記錄方法、溫濕度調(diào)控措施、異常情況處理等方面。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核合格者頒發(fā)培訓(xùn)證書，確保培訓(xùn)人員具備扎實(shí)的檔案溫濕度管理知識和技能。3.鼓勵檔案管理人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，及時了解行業(yè)內(nèi)最新的檔案溫濕度管理技術(shù)和方法，并將所學(xué)知識應(yīng)用到實(shí)際工作中。（二）宣傳1.通過公司/組織內(nèi)部的宣傳欄、網(wǎng)站、郵件等渠道，廣泛宣傳檔案溫濕度管理的重要性和相關(guān)制度要求，提高全體員工對檔案保護(hù)工作的認(rèn)識和重視程度。2.制作檔案溫濕度管理宣傳手冊或海報，發(fā)放至各部門供員工學(xué)習(xí)和參考。宣傳手冊或海報應(yīng)簡潔明了地介紹檔案溫濕度管理的基本知識、操作流程、注意事項等內(nèi)容，方便員工隨時查閱。3.在檔案管